Checklisty są narzędziem pomagającym uniknąć wpadek, a nawet wielkich katastrof, nie tylko w obszarze zawodowym. O ich licznych zaletach w pracy event menadżera pisaliśmy już wcześniej. W dzisiejszym poście spróbujemy podsumować, w jaki sposób skonstruować narzędzie optymalne dla siebie i jakie elementy mogą znaleźć się w standardowej liście kontrolnej organizatora wydarzeń.
Po pierwsze: zidentyfikuj procesy
Checklisty zawierają w sobie najważniejsze elementy standardowych procesów. Pamiętaj, że nie są to listy czynności do wykonania (to-do list), choć nierzadko jej elementy będą tożsame z tymi zawartymi w listach zadań.
W przypadku procesu organizacji wydarzenia (event management) checklista będzie zawierała standardowe kroki, o których nie można zapomnieć. Zidentyfikuj więc procesy, bez realizacji których twoje wydarzenie po prostu się nie odbędzie, np.:
- planowanie budżetu;
- wybór i rezerwacja miejsca wydarzenia;
- planowany przebieg wydarzenia (program szkolenia, konferencji czy warsztatu);
- zaproszenie wykładowców;
- zaangażowanie sponsorów;
- działania promocyjne i marketingowe;
- catering;
- pozyskanie do współpracy wolontariuszy;
- rejestracja uczestników;
- podziękowanie za udział w imprezie.
Po drugie: wskaż, co, kto i kiedy
Następnie zastanów się, kiedy i jakie kroki musisz podjąć, by zmieścić się w zaplanowanym przedziale czasowym. Rozważ, ile czasu potrzebujesz na realizację poszczególnych procesów i z takim wyprzedzeniem umieść je na swojej checkliście. Przemyśl, kto może wykonać jakie zadania. Nie bój się przy tym delegować — im wcześniej przekażesz zadania do wykonania swoim współpracownikom, tym lepiej. Zawsze jednak pamiętaj, że podstawą pracy w zespole jest skuteczna komunikacja.
Czas start: około 12 miesięcy przed wydarzeniem
Za każdym razem rozpoczynaj planowanie swojego wydarzenia z dużym wyprzedzeniem, aby dać sobie wystarczająco dużo czasu na zorganizowanie wszystkiego. W tej części na twojej checkliście powinny pojawić się następujące wyzwania:
- plan wydarzenia: zdefiniowanie tematu, celu i adresatów twojego wydarzenia (Co i dla kogo chcę zorganizować?);
- data i miejsce: wskazanie przybliżonej daty i preferowanego miejsca, w którym miałoby się odbyć wydarzenia (Gdzie i kiedy mogłoby się odbyć moje wydarzenie?);
- zasoby: oszacowanie potrzebnych zasobów – ile osób i o jakich kompetencjach musi uczestniczyć w projekcie (Kogo będę potrzebował, by sprawnie zorganizować wydarzenie?);
- sponsorzy: wskazanie potencjalnych sponsorów (Czy potrzebuję sponsorów, a jeśli tak, to kim oni są?);
- promocja: stworzenie zarysu planu promocyjnego (Jak wypromuję wydarzenie i zachęcę uczestników do udziału w nim?);
- budżet: oszacowanie wstępnego budżetu (Ile to wszystko będzie kosztować?).
***
Wypracowanie powyższych założeń nie oznacza to, że wszystkie one muszą być zrealizowane w 100%. Jest to jednak moment, który będzie dla ciebie stanowił punkt odniesienia – w ciągu kilku–kilkunastu miesięcy poprzedzających wydarzenia może się wiele wydarzyć i będziesz potrzebował dokonać mniejszych lub większych korekt. Zawsze jednak dobrze mieć jasno wyznaczony cel i zarysowany plan jego realizacji.
Czas nigdy nie stoi w miejscu. Zobacz, jak twoja checklista będzie ewoluować w miarę postępu prac nad organizacją twojego eventu: Potęga checklisty (cz. 3) – od pomysłu do realizacji.