Niniejszy post jest kontynuacją serii poświęconej potędze checklisty. Zajrzyj do poprzednich, jeżeli chcesz dowiedzieć się, dlaczego checklista jest nieodłącznym elementem organizacji wydarzeń oraz jakie punkty powinna zawierać na etapie jego planowania.
Tymczasem czas goni organizatorów wydarzeń nieubłaganie. Opracowałeś już założenia dotyczące najważniejszych elementów wydarzenia. Masz jasno wyznaczony cel i zarysowany plan jego realizacji. Co dalej?
Czas na konkrety: 6 miesięcy przed wydarzeniem
Twój plan nabrał już rumieńców, a twoi współpracownicy zaczęli już intensywnie działać w poszczególnych jego aspektach. Masz już szacunkowe dane dotyczące budżetu, teraz nadszedł czas na konkrety. Na twojej checkliście pojawią się zapewne takie elementy, jak:
- plan wydarzenia: stworzenie ramowego programu imprezy: tematy sesji szkoleniowych / przerwy kawowe / poczęstunek;
- wykładowcy: zaproszenie do udziału preferowanych wykładowców: analiza potencjalnych kandydatów / potwierdzenie udziału / pozyskanie not biograficznych i zdjęcia do publikacji w materiałach promocyjnych / prośba o stworzenie konspektu szkolenia/warsztatu/wykładu;
- sponsorzy: stworzenie propozycji dla sponsorów / przedstawienie ich zainteresowanym / potwierdzenie udziału sponsorów;
- miejsce wydarzenia: sprawdzenie dostępności / wizyta sprawdzająca / rezerwacja miejsca;
- uczestnicy: finalne ustalenie płatności za wydarzenie / konfiguracja systemu rejestracji / otwarcie rejestracji (np. z opcją early birds);
- działania promocyjne: stworzenie strony wydarzenia / kreacja materiałów reklamowych / promocja wydarzenia w mediach społecznościowych / spoty radiowe;
- logistyka i sprzęt: rozplanowanie układu stołów i krzeseł w salach / zabezpieczenie sprzętu audiowizualnego zgodnie ze wskazaną specyfikacją;
- budżet: monitorowanie zgodności z założonym budżetem.
Coraz goręcej: 1–2 miesiące przed wydarzeniem
Prace nad organizacją wydarzenia trwają, ty i twój zespół natknęliście się z pewnością na pierwsze przeszkody. Nadal jednak macie bufor czasowy, żeby sprawnie sobie z nimi poradzić. Na tym etapie ważne jest, by potwierdzić wcześniej dokonane ustalenia i przypomnieć stronom o warunkach umowy. W twojej checkliście zapewne znajdą się następujące działania:
- plan wydarzenia: doprecyzowanie programu imprezy: potwierdzenie ram czasowych poszczególnych elementów programu / potwierdzenie cateringu;
- wykładowcy: potwierdzenie udziału wykładowcy / pozyskanie konspektu szkolenia/warsztatu/wykładu;
- sponsorzy: potwierdzenie udziału sponsorów i warunków sponsoringu;
- miejsce wydarzenia: upewnienie się, że strona dotrzymuje ustalonych przez was warunków;
- uczestnicy: przypomnienie o płatnościach za udział w imprezie;
- działania promocyjne: wzmożona aktywność w mediach społecznościowych / publikacja notek na temat prelegentów, VIP-ów, informacji z przygotowań do wydarzenia;
- logistyka i sprzęt: potwierdzenie możliwości zastosowania zaplanowanego wcześniej układu stołów i krzeseł w salach / potwierdzenie dostępności i zabezpieczenie sprzętu audiowizualnego;
- budżet: monitorowanie zgodności z założonym budżetem.
***
Ciśnienie rośnie, czasu brakuje a telefony urywają się. Tymczasem jesteś nadal w fazie przygotowań do wydarzenia i jest mnóstwo spraw, które musisz dopilnować. Zaczynasz odliczać dni: Potęga checklisty (cz. 4) – 3… 2… 1… 0… start!