Delegowanie zadań to jedno z najważniejszych narzędzi, jakim dysponuje menadżer, niezależnie od branży, w której pracuje. W przypadku organizacji wydarzeń (konferencji, szkoleń, warsztatów) umiejętne delegowanie może okazać się zbawienne. Presja czasu, ogrom rozmaitych zadań, począwszy od planowania wydarzenia, przez działania marketingowe, kwestie związane z rejestracją uczestników, aż po zadania ściśle organizacyjne, sprawiają, że ryzyko popełnienia błędu jest znaczne. Delegując zadania, dzielisz się odpowiedzialnością ze swoimi pracownikami. Im szybciej opanujesz tę cenną sztukę, tym skuteczniej uda ci się poradzić sobie z piętrzącymi się wyzwaniami.
Czym jest delegowanie?
Delegowanie zadań oznacza, że przekazujesz współpracownikowi do wykonania zadanie (lub jego część), jednak odpowiedzialność za kompleksowy efekt działań nadal spoczywa na tobie, jako osobie delegującej. To delegujący dokonuje wyboru odpowiedniej osoby do realizacji zadania, przekazuje komplet niezbędnych informacji, a także dokonuje oceny postępu i efektu prac.
Komu delegować?
Zadania warto delegować odpowiednio do zdolności i możliwości pracownika. Nie rzucaj więc na głęboką wodę osoby niedoświadczonej, tym możesz ją tylko zniechęcić! Przemyśl, jakie kompetencje są potrzebne do wykonania zadania i w swoim zespole poszukaj osób, które nimi dysponują. Jeśli w zespole jest osoba świetnie radząca sobie z marketingiem eventowym w sieci, a niekoniecznie sprawdzająca się w bezpośrednich kontaktach z uczestnikami wydarzeń, nie proponuj jej pierwszej linii frontu. Delegowanie zadań ponad możliwości pracownika może doprowadzić do niepotrzebnych napięć i frustracji, co gorsza – do fatalnych w skutkach pomyłek. W tym samym czasie warto jednak wierzyć w możliwości członków twojego zespołu. Pytaj współpracowników, jakie mają pomysły, jak podeszliby do wykonania zadania – dzięki temu wyłowisz osoby, które są otwarte na rozwój nawet w obszarze, którego wcześniej w pełni nie poznały. Tym samym delegowanie może stać się doskonałym sposobem rozwijania i motywowania pracowników.
Co delegować?
Bezdyskusyjnie deleguj zadania, które twoi współpracownicy wykonują lepiej niż ty sam (to nie wstyd, a zaleta, że masz w zespole lepszych od siebie). Następnie zastanów się nad tym, które wykonywane przez ciebie zadania są czasochłonne i żmudne, a jednocześnie nie wymagają specjalistycznej wiedzy (np. weryfikowanie danych z systemu rejestracji na wydarzenie, mailing wiadomości). Warto również delegować zadania będące dla twoich współpracowników nowymi wyzwaniami – może okazać się, że otaczają cię prawdziwe ukryte talenty. Warto przy tym zapewnić współpracowników, że mogą na ciebie liczyć w razie trudności. W ten sposób zachęcisz ich do rozwoju, a jednocześnie zyskasz nowe kompetencje w zespole.
Czego nie delegować?
Delegowanie zadań oznacza, że dzielisz się odpowiedzialnością z członkami swojego zespołu. Jako menadżer nie możesz jednak dzielić się odpowiedzialnością za zadania strategiczne, np. osiągnięcie założonych przychodów ze sprzedaży biletów na wydarzenia cykliczne.
Komunikuj precyzyjnie
Delegowanie zadań ściśle wiąże się z precyzyjną komunikacją wewnątrz zespołu, o której pisaliśmy wcześniej. Delegując, nadajesz pewien komunikat i ważne jest, by twój współpracownik zrozumiał w pełni twoje intencje. Wyjaśnij więc cel zadania – niekiedy to, co Tobie wydaje się absolutnie konieczne, dla twoich pracowników może być działaniem bezsensownym, dopóki nie poznają w pełni twoich intencji. W ten sposób unikniesz niepotrzebnych nieporozumień i zniechęcenia. Jak się upewnić, czy zostałeś zrozumiany? Możesz poprosić, by pracownik własnymi słowami wyraził, jakie zadanie przed nim stoi i jakie ma pomysły na jego realizację. W ten sposób sprawdzisz, czy „nadajecie na tych samych falach”.
Czym grozi model “Zosi Samosi”?
Kto zadań nie deleguje, mimo że ma taką możliwość, wystawia się na wieczny “niedoczas”. Współpracownicy takiego menedżera nie będą samodzielni. Nie wiedząc, czy mogą podejmować samodzielne decyzje, będą zawsze pytać o zgodę lub prosić o radę. To oznacza miliony telefonów, maili, spotkań poświęconych nawet najbardziej banalnym problemom, których rozwiązanie mogłoby nastąpić “od ręki”, gdyby tylko został uwolniony potencjał pracownika. Nadmiar obowiązków i poczucie, że „wszystko muszę robić sam” jest frustrujące, bywa powodem szybkiego wypalenia zawodowego. Model „Zosi Samosi” jest także nieefektywny – w myśl zasady „co dwie głowy to nie jedna” zgrany zespół wykona zadania szybciej i skuteczniej niż ty sam. Mimo iż pozornie pełna kontrola daje wrażenie panowania nad projektem, może to być złudne poczucie. Przygnieciony nadmiarem obowiązków związanych z mniej istotnymi sprawami, łatwiej możesz popełnić błąd w kwestiach zasadniczych.
***
Sztuka zarządzania zespołem polega między innymi na umiejętności zlecania zadań właściwym osobom. Delegując zadania, jako menedżer uwalniasz swój własny potencjał do działania strategicznego. Zyskujesz w ten sposób cenny czas, szerszą perspektywę oraz zmotywowany zespół utożsamiający się ze stawianymi przed nim wyzwaniami.