Wśród organizatorów korzystających z systemu Konfeo jest wiele organizacji non-profit, które w swojej pracy niejednokrotnie korzystają ze wsparcia wolontariuszy. Zatem dziś post o nich i dla nich.
Przeprowadzenie udanego wydarzenia – zwłaszcza dużego – wymaga pracy zespołowej, a budżet zwykle nie jest z gumy. Wolontariusze uczestniczący w organizacji wydarzeń wydają się więc idealnym rozwiązaniem. Jednocześnie pozyskanie ochotników niekoniecznie może być przysłowiową bułką z masłem. Rekrutacja, a także następujące po niej szkolenie wolontariuszy wymagają pewnego wysiłku. Doświadczenie wielu organizacji wskazuje jednak, że przy odpowiedniej strategii wysiłek ten się opłaca.
Jak zaprojektować program wolontariatu akcyjnego?
Warto rozpocząć od zdefiniowania potrzeb związanych z wydarzeniem. Planując wydarzenie, pomyśl o wszystkich obszarach, w których wolontariusze będą bardzo pomocni. Czy potrzebujesz wsparcia w recepcji, podczas powitania zarejestrowanych uczestników wydarzenia, kierowania ich na miejsca docelowe, rozdawania ulotek, materiałów szkoleniowych? Czy też potrzebujesz pomocy w kwestiach technicznych. Zastanów się, ile osób będzie potrzebnych do wykonania każdego z zadań.
Przygotuj zestaw wymagań dotyczących wolontariatu w Twojej organizacji. Jakimi umiejętnościami i cechami powinni wykazywać się twoi idealni wolontariusze? Na przykład, jeśli potrzebujesz w recepcji kogoś, kto włada językiem obcym, odnotuj to, jeśli przygotowanie do wydarzenia będzie wymagało przenoszenia ciężkich sprzętów, zaznacz tę kwestię w zestawie wymagań. Zastanów się również, czy twoi wolontariusze mają być pełnoletni czy nie (jeśli nie, uwzględnij konieczność uzyskania zgody na udział w wolontariacie od opiekuna). Jasno określone wymagania pomogą znaleźć wolontariuszy odpowiadających na potrzeby twojej organizacji, czy – konkretniej – danego wydarzenia.
Jak rekrutować ochotników na wydarzenia?
Użyj mediów społecznościowych. Opublikuj zaproszenie dla wolontariuszy na Facebooku, Instagramie i Twitterze, aby umożliwić sobie dotarcie do jak najszerszej grupy potencjalnych odbiorców. Wykorzystaj także własną listę mailingową. Osoby znajdujące się na niej znają już twoją organizację – skontaktuj się z nimi, aby ocenić ich zainteresowanie wolontariatem. Możesz również skontaktować się z lokalnymi uczelniami czy rozpowszechnić ulotki w okolicy.
Warto przy tym zawsze pamiętać, że ochotnicy, oferując swój czas, muszą czuć się wyjątkowi i docenieni. Pomyśl o jakiejś zachęcie – zaoferuj zniżkę na uczestnictwo w kolejnych wydarzeniach, towarzyskie spotkanie przy kawie i ciastku po zakończeniu imprezy czy inną atrakcję.
Jak przygotować wolontariuszy?
Zanim wybierzesz ochotników, musisz precyzyjnie zdefiniować ich obowiązki. Wstępnie kwalifikując wolontariuszy, upewnij się, że nie tylko znajdujesz osoby chętne do pracy w ramach wolontariatu, ale także tych, którzy mogą rzeczywiście wykonywać zadania wcześniej przez ciebie zdefiniowane. Przygotuj prosty formularz, aby upewnić się, że ochotnicy spełniają podstawowe kwalifikacje, zapytaj o ich zainteresowania i dowiedz się, ile czasu mogą poświęcić. Korzystając z Konfeo możesz to zrobić bezpłatnie i uruchomić rejestrację w 5 minut. Gotowy formularz możesz zamieścić na swojej stronie internetowej.
Zapewnij ochotnikom szkolenie. Warto na nie zarezerwować trochę czasu – pozwoli to zminimalizować ryzyko zamieszania w ostatniej chwili w dniu imprezy. Ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, to sprawić, aby twoi wolontariusze podczas imprezy byli zagubieni.
Utwórz zestaw informacyjny dla ochotników – możesz go przekazać podczas spotkań z wolontariuszami lub w postaci online, niezależnie od formy musi on zawierać podstawową informację – to jest: czego wolontariusze powinni oczekiwać w dniu wydarzenia i czego się od nich oczekuje. Nie zapominaj o szczegółach, takich jak: w co się ubrać, co zabrać ze sobą, gdzie się spotkać i o której godzinie zgłosić w dniu imprezy. Wybierz pracowników koordynujących pracę wolontariuszy. Wskaż także osobę kontaktową, z którą ochotnicy mogą skontaktować się w razie wątpliwości.
Okaż wdzięczność
W dniu wydarzenia podziękuj wolontariuszom za ich wsparcie. Pod koniec dnia poproś ich o podzielenie się przemyśleniami i opinie na temat ich doświadczeń. Bądź wdzięczny za każdą opinię, nawet tę negatywną. Potraktuj ją jako bodziec do dalszego rozwoju.Pamiętaj, że wolontariusze są tak dobrzy, jak osoby ich rekrutujące i szkolące. Dobrze opracowana strategia rekrutacji i szkolenia wolontariuszy może mieć kolosalne znaczenie. Choć wolontariusze są tylko częścią Twojej działalności ich dobra współpraca z twoimi pracownikami może przyczynić się do tego, że twoje wydarzenie okaże się sukcesem.