Ochrona danych osobowych – najważniejsze zagadnienia

W związku z wejściem w życie 25 maja 2018 r. ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), powinieneś zwrócić szczególną uwagę na parę spraw. Wchodzące regulacje dotyczą dwóch zagadnień: relacji między Tobą (Organizatorem) a Konfeo oraz między Tobą (Organizatorem) a uczestnikami wydarzeń.

Organizator <> Konfeo

Przepisy RODO wymagają od Ciebie, żebyś podpisał umowę powierzenia danych osobowych z każdym podmiotem, któremu takie dane powierzasz. Zawarcie takiej umowy z Konfeo jest banalnie proste – wystarczy wygenerować odpowiedni dokument dostępny na PROFILU organizacji w panelu administracyjnym.

Organizator <> Uczestnik

Pamietaj, że Administratorem Danych Osobowych uczestników Twoich wydarzeń jesteś Ty. W związku z tym to na Tobie spoczywa obowiązek stosowania właściwych rozwiązań w procesie rejestracji uczestników. Mając na uwadze bezpieczeństwo Twojego biznesu i wygodę, przygotowaliśmy dla Ciebie systemowe rozwiązanie (odpowiednie okienka do zaznaczania), które zapewni zgodność formularzy rejestracyjnych z nadchodzącymi przepisami o ochronie danych osobowych.

Domyślnie „nasze” okienka są włączone we wszystkich Twoich wydarzeniach. Jeżeli posiadasz własne rozwiązania dotyczące ochrony danych osobowych to możesz w dowolnej chwili je wyłączyć.

Więcej informacji o RODO

Podstawy tworzenia wydarzeń

Terminy wydarzenia i rejestracji

Projektując Konfeo uznaliśmy, że dla każdego wydarzenia istnieją dwa najważniejsze zestawy terminów:

  • daty rozpoczęcia i zakończenia wydarzenia (dostępne w menu Ustawienia wydarzenia);
  • daty rozpoczęcia i zakończenia rejestracji (dostępne w menu Grupy / Opłaty).

Obowiązuje jeden warunek – rejestracja musi się skończyć przed zakończeniem wydarzenia, co oznacza, że system dopuszcza możliwość rejestracji w jego trakcie. Często zdarzają się przecież spóźnieni, nieoczekiwani goście, prawda?

Dla każdego wydarzenia przypisana jest domyślnie podstawowa grupa uczestników o nazwie „Uczestnik” (menu Grupy / Opłaty). Ustawienia tej grupy decydują o dacie rozpoczęcia i zakończenia rejestracji. Możesz zmienić wszystkie parametry tej grupy łącznie z tymi terminami (pamiętaj o wspomnianym wyżej warunku).

Możesz również dodać dowolną liczbę dodatkowych grup uczestników (np. Wczesna rejestracja, Późna rejestracja) lub – nazywając to inaczej – dodatkowych typów opłat (np. Bilet normalny, Bilet studencki). W każdej z tych Grup / Opłat daty rozpoczęcia i zakończenia rejestracji mogą być inne.

Formularz rejestracyjny

Najważniejszym elementem Konfeo jest formularz rejestracyjny (menu Formularz), który składa się z dwóch rodzajów pól:

  • pól systemowych – są automatycznie dodawane do formularza, nie ma możliwości ich usunięcia ani zmiany ich kolejności;
  • własnych pól użytkownika – możesz je dodać/edytować lub zmienić ich kolejność w dowolnym momencie.

Możesz dodać dowolną liczbę własnych pól i masz do dyspozycji następujące rodzaje:

  • małe pole tekstowe: okienko, w którym rejestrujący się może wpisać niewielką ilość tekstu;
  • duże pole tekstowe: okienko, w którym rejestrujący się może wpisać dowolną ilość tekstu;
  • lista jednokrotnego wyboru: rozwijana lista, z której rejestrujący się może wybrać tylko jedną opcję;
  • pole jednokrotnego wyboru (typu radio): lista opcji, z której rejestrujący się może wybrać tylko jedną;
  • okienko do zaznaczania (checkbox): możesz dodać wiele takich okienek, co umożliwi rejestrującemu się dokonanie wielu różnych wyborów (często wykorzystywany do zaznaczania np. zgody na wykorzystanie danych osobowych);
  • dowolny tekst bez ograniczenia długości: umożliwia wstawienie w formularzu dodatkowego opisu.

Grafika + formularz rejestracyjny w ramce iframe

Jak dodać grafikę na stronie rejestracji?

Projektując Konfeo zadbaliśmy o to, abyś mógł dodać grafikę na systemowej stronie rejestracji tworzonej przez system dla wydarzenia. Zobacz, jak może ona wyglądać:

Opcja jest dostępna w menu Ustawienia wydarzenia i zakładce Grafika, gdzie zamieściliśmy dokładną instrukcję wykonania dobrze wyglądającej grafiki.

Jak umieścić formularz rejestracji na własnej stronie?

Jeżeli zamiast używania strony rejestracji w Konfeo wolisz zamieścić formularz rejestracji na Twojej stronie internetowej to w menu Ustawienia wydarzenia i zakładce Formularz (iframe) znajdziesz odpowiedni kod (ramkę iframe) do wstawienia oraz opis jego działania.

Jak włączyć płatności online?

Podstawową funkcją systemu Konfeo jest możliwość podłączenia płatności online w procesie zapłaty za uczestnictwo w organizowanych przez Ciebie wydarzeniach.

Jeżeli posiadasz konto u jednego z obsługiwanych przez nas operatorów płatności (Tpay, Przelewy24, DotpayPolskie ePłatnościPayPal) to włączenie tej opcji zajmie Ci tyle czasu, ile np. logowanie do poczty. Wystarczy, że podasz w ustawieniach płatności (w trakcie zakładania nowego wydarzenia lub menu Ustawienia wydarzenia) odpowiednie parametry (numer sprzedawcy i klucz zabezpieczający) i od razu możesz przyjmować płatności przez internet.

Dla klientów Konfeo operator Tpay przygotował specjalną ofertę – promocyjną stawkę 1,3% za płatności online. Firma umożliwia przyjmowanie płatności za pośrednictwem wielu różnych metod płatności, w tym Google Pay. Aby skorzystać z oferty wystarczy kliknąć na poniższy link i zarejestrować konto:

https://secure.tpay.com/partner/rejestracja/5d4c0f3bF63nHD0j

Proces uruchomienia konta u większości operatorów płatności (za wyjątkiem PayPal) wygląda następująco:

  • rejestrujesz się na stronie wybranego operatora (zajmie to 15 minut);
  • skanujesz i przesyłasz wymagane dokumenty;
  • czekasz na weryfikację dokumentów.

Wszystkie powyższe formalności możesz załatwić w ciągu jednego dnia: rano zakładasz konto u operatora, a wieczorem przyjmujesz płatności w Konfeo. Decydując się na używanie płatności online oszczędzisz swój czas i wykorzystasz w 100% możliwości systemu.

Pamiętaj, że metody płatności w Konfeo możesz włączyć/zmienić w dowolnej chwili, nawet podczas trwania rejestracji uczestników. Wystarczy zmienić ustawienia wydarzeń.

Do czego służy i jak włączyć automatykę zadań?

Wyobraź sobie organizację płatnego seminarium lub szkolenia dla 150 osób. Zamierzasz prowadzić rejestrację przez 3 miesiące i zakończyć ją 1 tydzień przed rozpoczęciem wydarzenia. Wiesz z doświadczenia, że uczestnicy lubią rejestrować się wcześnie, a płacić w ostatniej chwili. Wiesz również, że chętnych będzie więcej niż miejsc na sali. Nie chcesz z kolei, aby niezdecydowani zajęli miejsce tym, którzy naprawdę chcą wziąć udział w spotkaniu.

Jasne, że możesz codziennie sprawdzać listę zarejestrowanych i weryfikować, kto nie zapłacił. Jasne, że możesz wysyłać im ręcznie przypomnienia o płatności (poza systemem) lub anulować rejestrację najbardziej „krnąbrnych” uczestników. Tylko, czy masz na to czas i zdrowie? Zapewne po pewnym czasie nie będziesz wiedział, komu i co wysłałeś.

Rozwiązanie jest fenomenalnie proste – wystarczy ustawić automatyczne zadania wykonywane przez system:

  • przypomnienie o płatności – ustaw, po jakim czasie od rejestracji uczestnika (jeżeli nie zapłacił) wysłać mu przypomnienie, np. 48 godzin;
  • anulowanie rejestracji – ustaw, po jakim czasie od rejestracji uczestnika (jeżeli nie zapłacił) anulować jego zgłoszenie, np. 96 godzin.

W powyższym przykładzie uczestnik – jeżeli nie dokonał zapłaty – otrzyma po 2 dniach (48 godzin od momentu rejestracji) przypomnienie o płatności. Jeżeli nie ureguluje opłaty w ciągu następnych 2 dni (96 godzin od momentu rejestracji) system anuluje automatycznie jego zgłoszenie zwalniając miejsce dla bardziej zdecydowanych.

Opisana opcja jest dostępna w menu Automatyka i działa fenomenalnie z włączonymi płatnościami online.

Jak używać kodów rabatowych?

Oprócz zwykłej funkcji kodów rabatowych (udzielenia zniżki) możesz je również wykorzystać do mierzenia skuteczność różnych kanałów sprzedaży lub kampanii reklamowych.

Załóżmy, że reklamujesz wydarzenia w mediach społecznościowych (np. Facebook) oraz wyszukiwarce Google. Oba wymienione media oferują bardzo zaawansowane metody analizowania zachowań internautów, statystyki klikalności, porównanie skuteczności reklam itp… ale żadna nie odpowiada na pytanie: Ilu klientów dzięki aplikacji faktycznie pozyskałeś?

Na to pytanie może odpowiedzieć system Konfeo. Wystarczy, że ustawisz różne kody rabatowe dla kampanii na Facebook i Google. Ten sam mechanizm można zastosować do mierzenia skuteczności pozyskiwania klientów przez inne kanały sprzedaży.

Klienci lubią rabaty i z pewnością je wykorzystają, co pozwoli Tobie określić „skąd” trafili na wydarzenie. Żadna dodatkowa statystyka nie będzie Ci potrzebna.

Możesz stworzyć dowolną liczbę kodów rabatowych o różnych parametrach (zniżka kwotowa lub procentowa, termin obowiązywania, limit wykorzystania), a cenę szkolenia skalkulować uwzględniając zastosowane zniżki.

Opisana funkcja jest dostępna w menu Kody rabatowe.

Do czego służy i jak ustawić globalny limit miejsc/biletów?

Wyobraź sobie organizację szkolenia, na którym będą obowiązywać dwa rodzaje opłat: normalna bez zniżki i studencka ze zniżką. Na sali zmieści się tylko 100 osób. Nie możesz przewidzieć ilu studentów zechce wziąć udział w szkoleniu, a nie chcesz ograniczać liczby dostępnych dla nich miejsc:

  • ustawienie limitu 100 osób osobno dla każdej grupy nie sprawdzi się, ponieważ istnieje ryzyko, że zarejestruje się w sumie 200 osób;
  • sztywne ustawienie limitów (np. 60 dla wejściówek normalnych i 40 dla studentów) może skutkować tym, że nie będzie pełnej sali. Może po prostu nie być tylu chętnych studentów, którzy „zabiorą” miejsca innym, lub odwrotnie.

W tym przypadku najlepszym rozwiązaniem jest rezygnacja z ustawienia limitów ww. opłat i ustawienie tylko Globalnego limitu miejsc/biletów (dla 100 osób). Ta funkcja „dopilnuje”, aby wskazana liczba miejsc nie została przekroczona, bez względu na rozkład uczestników. Po osiągnięciu wskazanego limitu rejestracja zostanie zamknięta.

Opisana opcja jest dostępna w menu Ustawienia wydarzenia dla wydarzeń BEZPŁATNYCH PLUS i PŁATNYCH.