Jednym ze strategicznych etapów organizacji wydarzeń jest ich planowanie. Im organizator staranniej się do niego przygotuje, tym mniej niespodzianek spotka go na etapie przygotowań do realizacji wydarzenia. Planując wydarzenie, łatwo jednak popełnić błędy, które sprawią, że etap ten będzie trudniejszy i bardziej skomplikowany niż by mógł być. Jak wskazują doświadczenia event managerów, istnieje katalog błędów najczęściej popełnianych w fazie planowania wydarzeń. Poniżej omówiliśmy kilka z nich.
Brak precyzji w wyznaczaniu celów wydarzenia
Wielu organizatorów rozpoczyna planowanie wydarzenia – szkolenia, konferencji czy warsztatu – nie zastanawiając się, jakie przyświecają mu cele – zarówno te strategiczne, mające wpływ na przyszły rozwój organizacji, jak i cele tego konkretnego wydarzenia. Tymczasem precyzyjne wytyczanie celów szalenie ułatwia dalszą pracę i pozwala efektywnie zaplanować działania, unikając niepotrzebnych utrudnień i nieporozumień. Warto więc, byś zaczął pracować z celami SMART: skonkretyzowanymi, mierzalnymi, osiągalnymi, istotnymi i określonymi w czasie. O tym, w jaki sposób tego w praktyce dokonać, pisaliśmy już wcześniej w krótkim poradniku.
Przeładowanie programu wydarzenia atrakcjami
Każdy organizator wydarzeń pragnie, by jego event był wyjątkowy i pozostawał w pamięci uczestników na długo po jego zakończeniu. Istnieje więc pokusa, by w programie imprezy znalazło się wiele różnorodnych aktywności. Niby od przybytku głowa nie boli, jednak w przypadku branży eventowej przesyt może odbić się przysłowiową czkawką. Na etapie planowania musisz być więc realistą:
- oceń, czy wyznaczone przez ciebie ramy czasowe pozwalają na swobodną realizację zaplanowanej aktywności – nie chcesz przecież, by uczestnicy podczas imprezy mieli poczucie gonitwy);
- upewnij się, że w części merytorycznej wydarzenia zaplanowane sesje, warsztaty czy elementy szkoleń odpowiadają tematowi przewodniemu wydarzenia – wystrzegaj się elementów „nie na temat”, te – choć z pozoru mogą wydawać się niezwykle atrakcyjne – odciągną uwagę od meritum i pozostawią uczestnika z wrażeniem przytłoczenia informacjami;
Nadmierna drobiazgowość
Zapewne chcesz, by na twojej imprezie wszystko działało jak w szwajcarskim zegarku, a przygotowania do niej były dopięte na ostatni guzik. Niekiedy jednak nadmierna, wręcz zegarmistrzowska drobiazgowość, może stać się poważnym utrudnieniem. Dlaczego tak się dzieje? Między innymi dlatego, że wśród szczegółów łatwo umyka szersza perspektywa, większy obraz sytuacji i celów, do których zamierzałeś dążyć.
Kiepska komunikacja w zespole
Efektywna komunikacja jest jednym z najważniejszych umiejętności wspierających skuteczność działania w branży eventowej. Jednocześnie umiejętność ta często bywa niedoceniana. Planowanie wydarzeń jest jednym z pierwszych etapów, na których jej brak może okazać się bolesny w skutkach. Jeśli rozpisując zadania do wykonania, przydzielasz osoby do ich realizacji, szalenie ważne jest, byś upewnił się, że są one dokładnie świadome oczekiwań. W przeciwnym wypadku może okazać się, że już na etapie przygotowań do wydarzenia praca zostanie zdublowana lub nie zostanie wykonana wcale. Aby uniknąć takich sytuacji, trzeba pamiętać, by zadania członków zespołu były jasno sformułowane i delegowane adekwatnie do umiejętności i czasu zaplanowanego na ich wykonanie. Jednocześnie zespół musi znać cel ogólny, wiedzieć, jakie zadania mają przed sobą jego poszczególni członkowie. Personel musi także na bieżąco informować się wzajemnie o postępie prac. Wiadomościami można wymieniać się podczas spotkań (ważne, by były one krótkie i efektywne, jak ognia wystrzegaj się znienawidzonych przez pracowników wielogodzinnych „nasiadówek”), możesz też korzystać z dostępnych aplikacji, wspierających efektywne zarządzanie i realizację zadań, np. Wrike, Trello.
Człowiek–orkiestra
Bycie człowiekiem–orkiestrą (czy też – jak kto – woli Zosią Samosią) to jeden z częstych grzechów organizatorów wydarzeń. Założenie, że samemu wykona się zaplanowane zadania z gruntu skazane jest na porażkę. Bo co zrobić w sytuacji, gdy zaplanowanych czynności będzie tak dużo, że nie da się ich ze sobą pogodzić? Mimo że pokusa wzięcia wszystkiego na siebie jest kusząca, staraj się jej nie ulegać. Nadmiar obowiązków i poczucie, że „wszystko muszę robić sam” w dłuższej perspektywie stanie się przyczyną frustracji i może być powodem wypalenia zawodowego. Już na etapie planowania zastanów się więc, które czynności mogą wykonać inne osoby (z pewnością jest ich więcej, niż pierwotnie zakładałeś). Pamiętaj przy tym, że zgrany zespół wykona zadania szybciej i skuteczniej niż ty sam.
Działania na ostatnią minutę
Podczas pracy nad planowaniem wydarzenia ważne jest, by zapewnić sobie zakładkę czasową, stanowiącą pewien rodzaj buforu na wypadek nieprzewidzianych sytuacji. Planując wszystkie działania „na styk”, może okazać się, że podczas ich realizacji jedno niepowodzenie spowoduje efekt domina.
Jeżeli nie zapewnisz odpowiedniego czasu na wybór miejsca, w którym ma odbyć się wydarzenie, a twoja wytypowana lokalizacja będzie nieoczekiwanie niedostępna, może się okazać, że będziesz zmuszony wybrać miejsce nie do końca spełniające oczekiwania. Może się to także przyczynić do opóźnienia w działaniach promocyjnych i marketingowych. Razem wzięte – kiepska lokalizacja + niedostateczna frekwencja uczestników – mogą zaś stać się przyczyną fiaska wydarzenia.
Brak ręki na pulsie
Każdemu z nas zdarza się zapomnieć o mniej lub bardziej ważnych sprawach. Dotyczy to zarówno event menedżera, jak i członków zespołu eventowego. Taka po prostu jest natura ludzka. Warto więc trzymać rękę na pulsie. Nie oznacza to całkowitej kontroli nad pracownikami czy wręcz przejęcia ich obowiązków w myśl zasady „zrobię to lepiej”. Oznacza to tyle, że należy monitorować realizację najważniejszych „kamieni milowych” procesu realizacji. Już na etapie planowania wydarzenia wyznacz sobie elementy, nad realizacją których trzeba trzymać szczególną pieczę, np. potwierdzenie udziału sponsora czy wykładowcy, potwierdzenie zamówienia cateringu, rezerwacji miejsca. Na etapie przygotowań ustaw sobie i zespołowi przypomnienia, w ten sposób będziesz mógł na bieżąco reagować na ewentualne opóźnienia.
***
Dobrze skonstruowany plan wydarzenia pozwala na sprawną realizację przyjętych wcześniej założeń, a w efekcie ogranicza ryzyko popełnienia błędu czy wręcz niepowodzenia eventu. Planowanie wydarzeń to zatem etap, któremu warto poświęcić więcej czasu. Eliminacja ze swojej praktyki najczęściej popełnianych przez event menadżerów błędów może okazać się szczególnie korzystna w przypadku, gdy pracują oni nad organizacją kilku wydarzeń jednocześnie.