Przejdź do treści

FAQ

Category: Obsługa

Tak, użytkownik może to zrobić w każdej chwili jeżeli jego zgłoszenie nie zostało jeszcze zaakceptowane, tj. ma status “oczekiwania”. Wystarczy otworzyć w przeglądarce internetowej swój profil użytkownika i kliknąć przycisk “Anuluj rejestrację”. Jeżeli zgłoszenie zostało już zaakceptowane należy skontaktować się z organizatorem wydarzenia.

Category: Obsługa

Tak.​ Dodatkowo administrator wydarzenia może zaznaczyć w opcjach, żeby taki mail potwierdzający trafiał również na jego konto pocztowe.

Category: Obsługa

Tak, taka informacja jest widoczna dla uczestników. Administrator wydarzenia może ją w razie potrzeby ukryć.

Categories: Konto, Obsługa

Tak. Aby zalogować się do konta organizatora jest wymagane podanie poprawnego adresu e-mail i hasła. Każda osoba, która posiada te informacje, może zalogować się do konta i korzystać z panelu ​organizatora.

Category: Obsługa

Oczywiście! System Konfeo.com oferuje możliwość opracowania własnego formularza rezerwacji noclegu. Wykorzystaj go do obsługi zakwaterowania.

Category: Obsługa

Tyle, ile chcesz. Pamiętaj również, że możesz w każdym momencie ograniczyć liczbę miejsc w wydarzeniu korzystając z ustawień Grup/opłat lub Globalnego limitu miejsc.

Categories: Konto, Obsługa

Ile tylko zdołasz zorganizować! Im więcej, tym dla nas lepiej! Cieszymy się z każdego wydarzenia, które jest obsługiwane przez Konfeo.

Category: Obsługa

Tak. Zmiany w formularzach można wprowadzić w każdym momencie trwania wydarzenia.

Category: Obsługa

Ależ skąd! Wszelkie zmiany formularza można dokonać samodzielnie. Dokładamy starań, aby obsługa Konfeo.com była na tyle intuicyjna, że wsparcie naszego zespołu nie było konieczne. Jeśli zajdzie natomiast taka potrzeba – chętnie udzielimy porad.

Category: Obsługa

Nie ma ograniczeń. Formularz może przyjąć dowolną formę i objętość.

Category: Obsługa

Tak. W panelu administracyjnym kliknij w menu pozycję Ustawienia wydarzenia i przejdź do zakładki Strona rejestracji. W tym miejscu możesz dodać graficzny nagłówek lub logo Twojego wydarzenia. Grafika będzie wyświetlona na stronie rejestracji. Jak to zrobić?
Przygotuj grafikę o szerokości 1040 pikseli i dowolnej wysokości – sugerujemy 300–400 pikseli. Węższy obrazek będzie wyśrodkowany w poziomie na stronie, natomiast szerszy zostanie proporcjonalnie zmniejszony do 1040 pikseli.

Pamiętaj! Plik z grafiką powinien mieć jak najmniejszą objętość w kilobajtach, aby uczestnicy Twojego wydarzenia nie mieli kłopotów z wyświetlaniem strony.

Category: Obsługa

Tak. Taka funkcjonalność jest dostępna w systemie Konfeo.com. Hasła do formularzy można utworzyć w ustawieniach Grup/opłat.

Category: Obsługa

Tak. Tworząc nowe wydarzenie można sklonować dowolne z zakończonych wraz z utworzonym formularzem. Nowe wydarzenie będzie miało ten sam formularz co poprzednie, przy czym tak sklonowane wydarzenie i formularz można dowolnie edytować.

Category: Obsługa

System jest na tyle prosty w obsłudze, że organizator może sam zrobić konieczne zmiany w formularzach. Gdyby potrzebna była niewielka pomoc – zrobimy to gratis. Gdyby było konieczne bardziej skomplikowane wsparcie – zaproponujemy rozsądne rozwiązanie.

Category: Obsługa

Listę rezerwową/oczekujących na zwolnienie miejsca można utworzyć zarówno dla wydarzeń płatnych, jak i bezpłatnych, i jest to bardzo proste. Wystarczy utworzyć nową grupę o czytelnej dla uczestników nazwie np. “Lista rezerwowa”. W przypadku wydarzeń płatnych proszę w ustawieniach grupy podać cenę O zł.

W przypadku wydarzeń płatnych w mailu wysyłanym do uczestnika po rejestracji nie będzie informacji na temat płatności. Jeśli zwolni się miejsce w docelowej grupie to można do niej ręcznie przenieść osobę z listy oczekujących.

Jak przenieść uczestników z grupy rezerwowej?
Proszę wybrać osobę na liście uczestników, wejść w jej profil i kliknąć przycisk “Zmień grupę”. Wybrać odpowiednią grupę z listy i zapisać. Uczestnik, któremu zmieniono w ten sposób grupę, otrzyma wiadomość ze stosowną informacją oraz – w przypadku wydarzeń płatnych – szczegółami płatności do wykonania.

Prawda, że to proste?

Category: Obsługa

To proste. Budując formularz rejestracyjny dodaj pole o nazwie Okienko do zaznaczenia (checkbox) i zaznacz opcję, aby wypełnienie tego pola było wymagane. W opisie pola podaj dowolny tekst (np. “Zapoznałem się z regulaminem wydarzenia i wyrażam zgodę na jego postanowienia: link-do-regulaminu”) oraz link do twojej wersji regulaminu, który udostępnisz gdzieś na swoim serwerze (jeśli nie masz dostępu do serwera, skontaktuj się z nami – nieodpłatnie zamieścimy go na naszym). W ten sposób uczestnik będzie musiał zaakceptować Twój regulamin zanim zarejestruje się na wydarzenie.
Warto również wstawić link do regulaminu w polu opisu wydarzenia dostępnym w jego ustawieniach – zostanie automatycznie zlinkowany do pliku.

Niektórzy operatorzy płatności on-line wymagają zamieszczenia na stronie rejestracji regulaminu wydarzenia: pobierz przykładowy regulamin, dopasuj do swoich potrzeb i udostępnij uczestnikom.

Category: Obsługa

Każdy uczestnik może samodzielnie anulować swoją rejestrację do momentu, dopóki nie zostanie zaakceptowany w systemie, tzn. otrzyma status “zaakceptowany”. Po otrzymaniu tego statusu tylko administrator wydarzenia może taką rejestrację anulować.
Rozważ wprowadzenie “cancellation policy” do regulaminu swojego wydarzenia. Możesz w nim na przykład zawrzeć warunki zwrotu uczestnikom wpłaconych pieniędzy związane z czasem pozostałym do rozpoczęcia wydarzenia.

Category: Obsługa

Naprawdę niewiele, może 2 minuty. Uprościliśmy zakładanie nowych eventów dzięki wprowadzeniu kreatora tworzenia nowego wydarzenia. Poprowadzi Cię on za rękę przez 4 ekrany:

  • pierwszy to wybór typu wydarzenia,
  • na kolejnych dwóch poprosimy Cię o podanie najważniejszych informacji,
  • ostatni ekran to podsumowanie wprowadzonych danych i wskazówki, co robić dalej.

Jesteśmy mocno przekonani, że łatwiej być już nie może… ale czekamy na Wasze uwagi i opinie.

Categories: Obsługa, Wygląd

Tak. W opisie wydarzenia możesz stosować bold, kursywę oraz inne formatowanie czcionek. Możesz wstawić zewnętrzny link, link do pliku lub adres mailowy. Dobrej zabawy!

Categories: Obsługa, Wygląd

Zdecydowanie tak. Przykładamy wiele uwagi do tego, aby zarówno zaplecze systemu (panel administratora), jak i front (strona rejestracji) dostosowywały się wyglądem do różnych wielkości ekranu. Oznacza to, że Ty i uczestnicy Twoich wydarzeń możecie swobodnie korzystać z systemu używając smartfonów, tabletów, monitorów i innych urządzeń. System poradzi sobie w każdych warunkach.

Category: Obsługa

Sprawdź terminy otwarcia i zakończenia rejestracji poszczególnych grup uczestników. Prawdopodobnie terminy zakończenia ich rejestracji są ustawione na daty już minione. Popraw je w menu Grupy / Opłaty. To proste.

Category: Obsługa

Tak, ale nie zawsze. Jeżeli rejestracja na wydarzenie jest otwarta (można się rejestrować) to uczestnik może samodzielnie poprzez profil użytkownika dokonać zmiany danych dotyczącej swojej rejestracji lub ją anulować.
Uczestnik nie może dokonać już żadnej zmiany danych, gdy:

  • rejestracja na wydarzenie jest zamknięta (nie można się już rejestrować);
  • uczestnik został zaakceptowany na wydarzenie płatne, nawet jeżeli rejestracja jest jeszcze otwarta.
Category: Obsługa

To bardzo proste: wystarczy, że w ustawieniach Grupy (w zakładce Grupy/Opłaty) podasz odpowiednie dla siebie wartości dwóch poniższych pól:

  • Minimalna liczba zgłaszanych uczestników,
  • Maksymalna liczba zgłaszanych uczestników.

Zmieniając te parametry możesz ustawić pożądane zachowanie mechanizmu rejestracji grupowej. Dokonując rejestracji uczestnik w pierwszym kroku zostanie poproszony o podanie liczby zgłaszanych osób, a w kolejnym zobaczy znany Ci formularz zawierający pola do wpisania dodatkowych imion i nazwisk.

Category: Obsługa

Tak. Opcję znajdziesz w pozycji menu Ustawienia wydarzenia – zakładka Mail powitalny.

Category: Obsługa

Tak. W ustawieniach Grup/opłat wystarczy zaznaczyć opcję “Wysyłaj kopie maili wysyłanych po rejestracji uczestników na adres: …”. Dla każdej grupy można ustawić to indywidualnie.

Categories: Obsługa, Płatności

To bardzo proste: przejdź do zakładki Kody rabatowe i kliknij Dodaj kod. Wpisz kod (zerknij na podpowiedź jak to zrobić) i ustal parametry kodu:

  • wartość – procentowo lub kwotowo
  • limit wykorzystania
  • datę ważności
  • przypisanie do odpowiednich grup/opłat

W dowolnym momencie możesz edytować kod: zmienić limit wykorzystania lub termin obowiązywania. Kody rabatowe są dostępne tylko dla wydarzeń płatnych dlatego nie zobaczysz ich w menu wydarzeń bezpłatnych.

Categories: Obsługa, Płatności

Tak, w formularzu rejestracyjnym wystarczy dodać odpowiednie okienka do zaznaczania opcji (pole typu checkbox) i przypisać im ceny. Uczestnik może zaznaczyć dowolną liczbę opcji – ostatecznie cena uczestnictwa w wydarzeniu będzie uzależniona od wyboru, jakiego dokona.

Category: Obsługa

Tak, wystarczy wyeksportować listę uczestników do formatu .xls. Plik będzie zawierał kolumny z poszczególnymi polami formularza i informację, kto zaznaczył jakie opcje. Eksportowany plik zawiera zawsze zaktualizowane dane, więc po jakiejkolwiek zmianie w systemie wystarczy pobrać ją ponownie.

Category: Obsługa

Tak, chociaż nie mamy jeszcze w systemie wdrożonej dedykowanej funkcji. Można to zrobić następująco:

  • zanotować gdzieś na boku mail uczestnika, którego chcemy przenieść;
  • jeżeli rejestracja była opłacona to zrobić w systemie zwrot kwoty dla celów porządkowych (kliknąć na nazwisko i następnie przycisk Dodaj wpłatę/zwrot);
  • anulować rejestrację (system domyślnie wysyła uczestnikowi informację o tym fakcie, ale można to odznaczyć);
  • zarejestrować samemu uczestnika przez stronę rejestracji używając zapamiętanego maila (system wyśle mu informacje o nowej rejestracji);
  • nie przechodzić do procesu płatności;
  • odszukać w systemie uczestnika na liście i dodać mu wpłatę ręcznie (kliknąć na nazwisko i następnie przycisk Dodaj wpłatę/zwrot).
Category: Obsługa

To bardzo proste! Oto przepis dla programu MS Word:

  • pobierz paczkę .zip i rozpakuj na swoim komputerze: Konfeo_ids-certs.zip
  • pobierz aktualną listę uczestników Twojego wydarzenia i zmień nazwę pliku na: ids-attendees-list.xlsx
  • zamień załączony w paczce plik .xlsx na przygotowaną wcześniej listę uczestników
  • otwórz plik z identyfikatorami lub certyfikatami i zaakceptuj polecenie SQL
  • zmień odpowiednie informacje oprócz pól korespondencji seryjnej i przejdź do menu Korespondencja
  • sprawdź poprawność danych (polecenie Podgląd wyników) i wydrukuj dokumenty (polecenie Zakończ i scalDrukuj dokumenty)

Właśnie wykonałeś identyfikatory/certyfikaty dla uczestników swojego wydarzenia!

Category: Obsługa

Możesz wyłączyć autoakceptację uczestników jeżeli zamierzasz prowadzić otwartą rejestrację, ale chcesz również dokonać wstępnej selekcji uczestników bazując na informacjach podanych przez nich w formularzu.

W tym celu należy wyłączyć opcję o nazwie Automatyczna akceptacja uczestników dostępną w ustawieniach poszczególnych grup uczestników osobno w menu Grupy/Opłaty. Po jej wyłączeniu uczestnicy rejestrujący się na wydarzenie otrzymają status „Oczekiwanie na akceptację”. W każdym momencie możesz zaakceptować uczestnika – system prześle mu automatycznie informację o tym fakcie.

Opisana opcja jest dostępna tylko dla wydarzeń BEZPŁATNYCH.

Category: Obsługa

Jeżeli chcesz umożliwić wybranej grupie uczestników rejestrację bez opłat, to utwórz dodatkową pozycję w menu Grupy / Opłaty i przypisz jej cenę 0 (zero). W ten sposób uczestnicy zarejestrują się bezpłatnie.

Categories: Obsługa, RODO

To proste, procedura jest następująca:

  • na liście wydarzeń, w zakładce Zakończone kliknij na odpowiednie wydarzenie, następnie przejdź do pozycji menu Ustawienia wydarzenia
  • na dole strony kliknij przycisk Usuń wydarzenie i potwierdź usunięcie
UWAGAusunięcie wydarzenia powoduje usunięcie również wszystkich związanych z nim dokumentów księgowych – pobierz je, jeśli nie zrobiłeś tego wcześniej.
Category: Obsługa

Ukryliśmy nieco w Konfeo przyciski umożliwiające usunięcie grupy i wydarzenia, aby zapobiec przypadkowemu skasowaniu danych. Znajdziesz je tutaj:

  • Usunięcie wydarzenia – na liście wydarzeń, kliknij na odpowiednie wydarzenie, następnie przejdź do menu Ustawienia wydarzenia, na dole strony kliknij przycisk Usuń wydarzenie i potwierdź usunięcie
  • Usunięcie grupy – przejdź do menu Grupy / Opłaty, kliknij na odpowiednią nazwę, na dole strony kliknij przycisk Usuń grupę i potwierdź usunięcie
UWAGAusunięcie wydarzenia lub grupy uczestników powoduje usunięcie również wszystkich związanych z nimi dokumentów księgowych – pobierz je, jeśli nie zrobiłeś tego wcześniej.
Categories: Konto, Obsługa

To bardzo proste. Po zalogowaniu się kliknij na ikonę ludzika w prawym górnym rogu ekranu i kliknij Profil użytkownika. W sekcji Ustawienia logowania znajdziesz pole z adresem e-mail, który twoim loginem do systemu. Możesz zmienić login w dowolnym momencie.

Categories: Obsługa, Płatności

Opcja przypomnienia o braku płatności jest jedną z automatycznych funkcji systemu, działających w tle. Co godzinę system sprawdza, czy jest do wykonania jakieś zadanie.

Przykładowo, jeśli organizator ustawi automatykę na 48 godzin, to uczestnicy którzy zarejestrowali się w ciągu ostatnich 48 h nie dostaną przypomnienia. Dostaną ją jedyni uczestnicy zarejestrowani ponad 48 godzin wcześniej. Godzinę później system ponownie sprawdzi, czy ma do wykonania zadanie dla uczestników, którzy zarejestrowali się ponad 48 godzin wcześniej i tak dalej…

Automatyka jest uruchamiana zawsze 15 minut po pełnej godzinie i dotyczy pełnej godziny X. Jeśli ustawisz przypomnienia o płatności o 11:20 i ustawisz uruchomienie na 2 godziny, to o 12:15 przypomnienie otrzymają uczestnicy zarejestrowani między 10:00 i 11:00, o 13:15 uczestnicy zapisani między 11:00 i 12:00 itd…

Oczywiście wiadomość otrzymają tylko ci uczestnicy, którzy nie uiścili opłaty.

Category: Obsługa

Przepis na zmianę statusu jest następujący: należy odszukać odpowiednią osobę na liście uczestników i kliknąć w nazwisko. Otworzy się profil uczestnika, gdzie na dole ekranu będą dostępne opcje:

  • Akceptuj pozwala na zmianę statusu z Obecny na Zaakceptowany;
  • Ustaw ‘Oczekiwanie na płatność’ pozwala na zmianę statusu z Zaakceptowany na Oczekiwanie na płatność.

To wszystko

Categories: Obsługa, Płatności

Aby umożliwić w Konfeo sprzedaż grupowych biletów/wejściówek w korzystniejszej cenie niż pojedynczych, nie trzeba korzystać z kodów rabatowych. Zamiast tego przejdź do menu Grupy/Opłaty i utwórz nową grupę/typ opłaty dotyczący rejestracji grupowej. Jeżeli zamierzasz oferować walentynkową zniżkę dla par, w parametrach ustaw wartość “2” w okienkach minimalna liczbę zgłaszanych uczestników oraz maksymalna liczba uczestników. Przypisz odpowiednio niższą, jednostkową cenę. W ten sposób wymusisz na rejestrującym podanie danych dla dwóch osób i naliczenie podwójnej, ale korzystniejszej opłaty niż dwie pojedyncze rejestracje indywidualne.

Analogicznie, jeśli zamierzasz oferować korzystniejsze warunki zakupu biletu dla grup, ustaw minimalną liczebność grupy i przypisz odpowiednią cenę.

Category: Obsługa

Po utworzeniu wydarzenia przejdź do menu Grupy/Opłaty i kliknij przycisk “Dodaj grupę/opłatę”. W zależności od tego jak nazwiesz pozycje na liście, możesz utworzyć:

Category: Obsługa

Jasne, że tak! Możesz samodzielnie zmienić czas na ukończenie rejestracji na 15, 30, 45 lub 60 minut:

  • dla każdego wydarzenia osobno w Ustawieniach
  • domyślnie dla wszystkich wydarzeń na profilu Organizacji

Pamiętaj, że zmiana domyślnych ustawień będzie dotyczyć tylko tych wydarzeń, w których nie zmieniłeś wcześniej domyślnej wartości.

Category: Obsługa

Nie, ale użytkownik w mailu potwierdzającym rejestracje otrzymuje link do swojego profilu, na którym wyświetlone są wszystkie dane podane w formularzu. Zobacz również: Czy uczestnik może sam zmienić lub anulować swoją rejestrację?

Category: Obsługa

Tak, limit można zwiększyć w dowolnym momencie. W zależności od tego jakich limitów używasz wykonaj następujące polecenia. Zaloguj się na swoje konto, kliknij na wydarzenie, a następnie:

  • wybierz z menu pozycję Grupy / Opłaty i edytuj limit miejsc odpowiedniej grupy;
  • wejdź w Ustawienia wydarzenia i zmień Globalny limit miejsc/biletów.
Category: Obsługa

Tak, limit miejsc można wprowadzić dla każdej wskazanej grupy uczestników osobno w zakładce Grupy/opłaty. Możesz również ustawić Globalny limit miejsc/biletów w Ustawieniach wydarzenia.

Category: Obsługa

To bardzo proste. Najpierw upewnij się, że uczestnicy Twojego wydarzenia otrzymają e-bilety – zaznacz odpowiednią opcję w Ustawieniach wydarzenia przed otwarciem rejestracji. Odpowiednio wcześniej przetestuj działanie czytnika kodów paskowych:

  • podłącz czytnik do komputera/laptopa (możesz również połączyć go przez bluetooth z urządzeniem mobilnym)
  • uruchom demo systemu
  • wygeneruj kilka przykładowych e-biletów
  • otwórz pozycję menu Recepcja i zaloguj się do aplikacji dostępnej pod wskazanym adresem
  • przełącz się na tryb Skanowanie
  • zeskanuj czytnikiem bilety i sprawdź poprawność wyświetlanych informacji

W przypadku awarii czytnika możesz zawsze wpisać numer biletu ręcznie lub skorzystać z kodów QR. Możesz użyć dowolnej liczby skanerów do obsługi recepcji, przy czym ze względu na bardzo dużą szybkość skanowania (ułamek sekundy) zalecamy zachowanie proporcji: jeden komputer = jeden skaner. Jeżeli podłączysz kilka skanerów do jednego komputera, osoby skanujące nie będą wiedziały, czyj wynik skanowania widzą na ekranie.

Category: Obsługa

Do obsługi recepcji możesz użyć każdego urządzenia mobilnego (tablet, smartfon) wyposażonego w skaner kodów QR. W starszych urządzeniach należy zainstalować aplikację do skanowania kodów, natomiast nowsze urządzenia mają skaner wbudowany w aparat fotograficzny. Jeżeli możesz skanować kody QR na tych urządzeniach, to nie musisz instalować żadnej dodatkowej aplikacji.

Aby uruchomić możliwość skanowania biletów, należy zalogować się w przeglądarce internetowej do aplikacji obsługującej recepcję (check-in). Zrób kilka prostych działań:

  • zaloguj się na komputerze/laptopie na swoje konto w Konfeo i przejdź do odpowiedniego wydarzenia
  • otwórz menu Recepcja
  • użyj podanego loginu i wygenerowanego hasła, aby zalogować się do aplikacji na swoich urządzeniach mobilnych

Zasada działania aplikacji check-in jest bardzo prosta:

  • otwórz na urządzeniu skaner kodów i skanuj bilet
  • link z kodu QR otworzy przeglądarkę internetową z wynikiem skanowania
  • użyj przycisku lub gestu “cofnij”, aby powrócić do skanera
  • skanuj kolejny bilet itd.

To wszystko. Maksimum efektywności przy minimum konfiguracji.

Category: Obsługa

Nie ma limitu mailingów, ale należy pamiętać o tym, że można je wysyłać jedynie do zarejestrowanych uczestników.