W poprzednim poście pisaliśmy o najczęstszych postanowieniach noworocznych, jakie stawiają przed sobą organizatorzy wydarzeń. W dzisiejszym proponujemy wykorzystanie doświadczeń Japończyków, którzy wiedzę i motywację na temat procesów udoskonalenia czerpią z własnej historii, przekuwając ją na jedne z najbardziej skutecznych modeli zarządzania na świecie. Z wiedzy tej z powodzeniem mogą również czerpać organizatorzy wydarzeń, takich jak konferencje, warsztaty, szkolenia, a także inne eventy.
Być jak japoński wojownik
Sekretna Księga Samurajów „Hagakure” zawiera następujące przesłanie: Doskonal się przez całe życie, tak abyś każdego dnia był lepszy niż dnia poprzedniego i nigdy nie przestawaj. Słowa te wypowiedział Tsunetomo Yamamoto, jeden z nasłynniejszych Samurajów XVIII wieku, są one jednak nadzwyczaj aktualne współcześnie. Słowo “kaizen” pochodzące z języka japońskiego oznacza ciągłe ulepszanie (“kai” to zmiana, “zen” – dobra). Kaizen to filozofia będąca częścią japońskiej kultury, przejawiająca się w wielu aspektach zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym. Współcześnie – przeniesiona w obszar biznesu – stała się synonimem ciągłego doskonalenia i usprawniania organizacji.
W obszarze zarządzania filozofia kaizen polega na zaangażowaniu wszystkich członków zespołu uczestniczących w danym procesie do jego doskonalenia metodą małych kroków, poprzez pomysły zgłaszane niejako oddolnie. Pomysły te mogą dotyczyć wszystkich obszarów organizacji. Dzięki niewielkim zmianom uzyskuje się szansę na eliminowanie bieżących problemów, wypracowuje się skuteczne metody zapobiegania im w przyszłości, a także przyczynia do powstania przestrzeni na nowe innowacyjne rozwiązania.
Kaizen i codzienna praca organizatora wydarzeń
Dla event menadżera, chcącego praktykować kaizen, pierwsza zmianą jest otwarcie się na pomysły, polegające na uważnym słuchaniu wszystkich osób i podmiotów uczestniczących w procesie organizacji wydarzeń. Początkowo jest to zadanie trudne: wśród koncepcji i propozycji wiele może okazać się niemożliwych do wdrożenia, nieefektywnych, czy nawet denerwujących, ale znajdą się również takie, które nie będą wymagać znacznego wysiłku, a przyniosą wymierne korzyści. Warto nieustannie zachęcać zarówno członków zespołu eventowego, w tym także wolontariuszy czy wykładowców, jak i uczestników do zgłaszania propozycji ulepszenia oferty. Nie zrażaj się tym, że niektóre pomysły mogą wyglądać jak krytyka (niektóre mogą z niej nawet wynikać), raczej podchodź do nich z nastawieniem, że właśnie ich szczególnie warto wysłuchać. Pamiętaj, że osoby uczestniczące w procesie najlepiej wiedzą, co im przeszkadza i doskwiera i to one właśnie mogą zaproponować najskuteczniejsze rozwiązania. Jednocześnie one również potrzebują czasu, by nauczyć się formułować propozycje możliwe do wdrożenia i by proponowanie ulepszeń stało się częścią codziennej kultury organizacyjnej.
Wdrożenie kaizen i sprawienie, by filozofia ta na stałe weszła w krwiobieg organizacji zajmującej się wydarzeniami wymaga stworzenia odpowiednich warunków: poczucia wspólnego celu, otwartości w stosunku do członków zespołu i uczestników wydarzeń, docenienia jednych i drugich, a także traktowania pojawiających się błędów w kategoriach szans i możliwości pomagających zniwelować zagrożenia i słabe punkty. Co ciekawe, w kaizen doskonale odnajdą się introwertycy: ich kreatywność, umiejętność analizy sytuacji i znajomość preferencji uczestników wydarzeń może stać się motorem zmian.
Kaizen to nie innowacja
Wschodni kaizen to pojęcie przeciwne zachodniej innowacji. Innowacja z reguły oznacza dużą, zwykle kosztowną zmianę, wdrażaną odgórnie, podczas gdy kaizen to metoda małych kroków, opierająca się na pomysłach wypracowanych oddolnie. Jednocześnie jest to różnica w perspektywie postrzegania działania organizacji. Innowacja = nastawienie na wynik, kaizen zaś = nastawienie na proces. W perspektywie długoterminowej często okazuje się ogranizatorzy wydarzeń nastawieni na proces mogą się pochwalić:
- mniejszymi wydatkami związanymi z organizacją wydarzeń – dzięki dobrze poukładanemu procesowi organizacja wydarzenia przebiega gładko;
- zgranym zespołem – atmosfera, w której członkowie procesu mogą rozwiązywać wewnętrzne problemy, sprzyja współpracy i zmniejsza rotację;
- zadowoleniem uczestników – małe zmiany wnioskowane przez uczestników wydarzeń nie kosztują wiele, a budują ich lojalność.
Dodatkową korzyścią jest mniejszy opór związany z wprowadzaniem zmian – pomysły wychodzące od pracowników, członków zespołu eventowego, chętniej będą wdrażane niż wielkie, rewolucyjne zmiany wprowadzane przez zarząd.
***
Kaizen to filozofia promująca małe usprawnienia, umiejętności adaptacyjne, pracę zespołową, zorientowanie na uczestników procesu, a przy tym niewiążąca się z wielkimi nakładami i czasochłonnością. Brzmi niczym doskonała recepta na sukces w prac organizatora wydarzeń. Sprawdź, czy wdrożona na stale konsekwentnie poprowadzi cię do celu. W kolejnym poście napiszemy o tym, co możesz zrobić już dziś, by kaizen stało się wizytówką twojej organizacji.