Organizatorom wydarzeń – szkoleń, warsztatów czy konferencji – we wcześniejszych postach proponowaliśmy wykorzystanie analizy SWOT podczas planowania wydarzenia.
Dzisiaj przedstawimy, jak analizę SWOT wykorzystać do ewaluacji wydarzenia i wypracowania standardów działania, zapewniających organizowanym przez ciebie wydarzeniom wysoką jakość. To proste narzędzie, jakim jest analiza SWOT, pozwoli ci wyeliminować niedociągnięcia, ograniczyć ryzyko niepowodzenia podczas kolejnych eventów i udoskonalić ofertę tak, by przyciągała jeszcze więcej zainteresowanych uczestników.
SWOT w wielkim skrócie
Szczegółowe informacje na temat analizy SWOT zawarliśmy TUTAJ. Teraz tylko mała przypominajka: Analiza SWOT to narzędzie pomagające ocenić mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia związane z projektem. Co oznacza SWOT?
“S” (strengths) to Mocne strony
“W” (weaknesses) to Słabe strony
“O” (opportunities) to Szanse i Możliwości
“T” (threats) to Zagrożenia
Jak możesz analizę SWOT wykorzystać po zakończeniu eventu? O tym poniżej.
Zaczniemy od mocnych i słabych stron przedsięwzięcia. Są to te jego cechy, o których można powiedzieć, że mogą przyczynić się do osiągnięcia sukcesu lub przeszkodzić w jego realizacji.
Mocne strony wydarzenia – czyli co się sprawdziło?
Krytycznie przyjrzyj się mocnym stronom twojego eventu. Zastanów się, co przyczyniło się do osiągnięcia sukcesu.
Przykłady mocnych stron:
- twój zespół eventowy– podczas wydarzenia zaprocentowało doświadczenie i koordynacja spraw; członkowie zespołu (zarówno wolontariusze, jak i zawodowi koordynatorzy wydarzeń) wiedzieli, co mają robić, byli przygotowani do radzenia sobie z sytuacjami nieprzewidzianymi, byli zaangażowani;
- rejestracja uczestników przebiegła bezproblemowo – rozwiązania informatyczne do zarządzania wydarzeniami w pełni się sprawdziły: system rejestracji i obsługi płatności się nie zawieszał, proces przebiegł bez żadnych problemów;
- działania marketingowe podjęte w social mediach okazały się skuteczne – wykorzystane narzędzia promocji wydarzeń okazały się efektywne;
- wykładowcy / trenerzy okazali się hitem tego wydarzenia – byli bezbłędnie przygotowani, poprowadzili wykłady/warsztaty z entuzjazmem, uczestnicy ocenili ich wysoko.
Mocne strony – co dalej?
Jeśli już zidentyfikowałeś mocne strony wydarzenia, które właśnie się odbyło, zastanów się, które z nich mają wspólne powtarzalne cechy (zapewne większość, chyba że za każdym razem realizujesz kompletnie odmienny projekt). Elementy te możesz umieścić na swojej checkliście – będziesz mógł wówczas na bieżąco monitorować realizację tych procesów, które zapewnią powtarzalność sukcesu, np.:
- zespół eventowy – sprawdzenie przepływu informacji i koordynacji projektu;
- system rejestracji uczestników – rozpoczęcie i zakończenie rejestracji przy wykorzystaniu narzędzia, które się sprawdziło;
- działania marketingowe – rozpoczęcie promocji wydarzenia analogicznie do poprzedniego eventu.
Jednym słowem – wykorzystaj własne dobre praktyki. Spraw, by stały się częścią standardowego procesu gwarantującego wysoką jakość.
Słabe strony – czyli co muszę poprawić?
Zastanów się, co okazało się słabą stroną twojego wydarzenia. Przede wszystkim – co przeszkodziło przedsięwzięciu w osiągnięciu pełnego sukcesu.
Przykłady słabych stron:
- niedoświadczeni członkowie zespołu;
- niewydolny system rejestracji i obsługi wydarzeń;
- niedostateczna jakość cateringu;
- nieodpowiednie miejsce wydarzenia.
Słabe strony – co dalej?
Zidentyfikowanie słabych stron wydarzenia powinno być dla ciebie lekcją, jak czegoś na przyszłość nie robić oraz jak wypracować standardy umożliwiające uniknięcie takich sytuacji. I tak:
- zespół eventowy – jeśli w twoim zespole eventowym z jakieś przyczyny na pierwszej linii kontaktu z uczestnikiem znalazła się osoba niespecjalnie gotowa do radzenia z sobie z tzw. trudnymi klientami, a taki wam się przytrafił, upewnij się, że w przyszłości się to nie zdarzy, pomoże ci w tym checklista;
- system rejestracji– jeśli system, z którego korzystałeś okazał się niewydajny, zawieszał się, działał wolno, miał kłopoty z obsłużeniem dużego ruchu w internecie czy wręcz utracił dane (też takie są), czas na zmianę, nie czekaj aż sytuacja powtórzy się przy kolejnym wydarzeniu;
- catering – w przysłowiu “przez żołądek do serca” jest wiele prawdy i o ile sam posiłek nie jest zasadniczą częścią wydarzenia, o tyle niesmaczny czy kiepsko podany pozostanie w pamięci uczestników na dłużej; Zweryfikuj dostawców, sprawdź jakość dań podczas degustacji, pozycję tę także umieść w checkliście;
- miejsce wydarzenia – jeśli nie spełniło oczekiwań zarówno twoich, jak i uczestników wydarzenia, zastanów się dlaczego tak się stało, czy wina leży po twojej stronie (nie zweryfikowałeś obiektu osobiście podczas wizyty sprawdzającej) czy po stronie obiektu (nie wywiązano się z umowy). Tak czy inaczej, wprowadź nowe standardy dotyczące czasu i wyboru miejsca, spraw, by miały one odzwierciedlenie w checkliście.
***
Ciąg dalszy TUTAJ