Obsługa

Niechcący zaznaczyłem uczestnika jako obecnego. Jak mogę zmienić jego status?
+

Przepis na zmianę statusu jest następujący: należy odszukać odpowiednią osobę na liście uczestników i kliknąć w nazwisko. Otworzy się profil uczestnika, gdzie na dole ekranu będą dostępne opcje:

  • Akceptuj pozwala na zmianę statusu z Obecny na Zaakceptowany;
  • Ustaw ‘Oczekiwanie na płatność’ pozwala na zmianę statusu z Zaakceptowany na Oczekiwanie na płatność.

To wszystko

Jak działa automatyka przypomnień o płatności?
+

Opcja przypomnienia o braku płatności jest jedną z automatycznych funkcji systemu, działających w tle. Co godzinę system sprawdza, czy jest do wykonania jakieś zadanie.

Przykładowo, jeśli organizator ustawi automatykę na 48 godzin, to uczestnicy którzy zarejestrowali się w ciągu ostatnich 48 h nie dostaną przypomnienia. Dostaną ją jedyni uczestnicy zarejestrowani ponad 48 godzin wcześniej. Godzinę później system ponownie sprawdzi, czy ma do wykonania zadanie dla uczestników, którzy zarejestrowali się ponad 48 godzin wcześniej i tak dalej…

Automatyka jest uruchamiana zawsze 15 minut po pełnej godzinie i dotyczy pełnej godziny X. Jeśli ustawisz przypomnienia o płatności o 11:20 i wpiszesz uruchomienie na 2 godziny wstecz, to o 12:15 przypomnienie otrzymają uczestnicy zarejestrowani między 10:00 i 11:00, o 13:15 uczestnicy zapisani między 11:00 i 12:00 itd…

Oczywiście wiadomość otrzymają tylko ci uczestnicy, którzy nie uiścili opłaty.

W jaki sposób mogę zmienić login?
+

To bardzo proste. Po zalogowaniu się kliknij na ikonę ludzika w prawym górnym rogu ekranu i kliknij Profil. W sekcji Organizator znajdziesz pole z adresem e-mail, który jest jednocześnie twoim loginem do systemu. Możesz zmienić login w dowolnym momencie.

Pamiętaj, że ten adres jest domyślnie podawany na stronach rejestracji twoich wydarzeń. Możesz podać inne adresy kontaktowe w ustawieniach poszczególnych wydarzeń.

Jak mogę usunąć grupę uczestników lub całe wydarzenie?
+

Ukryliśmy nieco w Konfeo przyciski umożliwiające usunięcie grupy i wydarzenia, aby zapobiec przypadkowemu skasowaniu danych. Znajdziesz je tutaj:

  • Usunięcie wydarzenia – na liście wydarzeń, kliknij na odpowiednie wydarzenie, następnie przejdź do menu Ustawienia wydarzenia, na dole strony kliknij przycisk Usuń wydarzenie i potwierdź usunięcie
  • Usunięcie grupy – przejdź do menu Grupy / Opłaty, kliknij na odpowiednią nazwę, na dole strony kliknij przycisk Usuń grupę i potwierdź usunięcie
UWAGAusunięcie wydarzenia lub grupy uczestników powoduje usunięcie również wszystkich związanych z nimi dokumentów księgowych – pobierz je, jeśli nie zrobiłeś tego wcześniej.
W jaki sposób mogę usunąć wydarzenia zakończone i wszystkie dane z nimi związane?
+

To proste, procedura jest następująca:

  • na liście wydarzeń, w zakładce Zakończone kliknij na odpowiednie wydarzenie, następnie przejdź do pozycji menu Ustawienia wydarzenia
  • na dole strony kliknij przycisk Usuń wydarzenie i potwierdź usunięcie
UWAGAusunięcie wydarzenia powoduje usunięcie również wszystkich związanych z nim dokumentów księgowych – pobierz je, jeśli nie zrobiłeś tego wcześniej.
W jaki sposób uruchomić rejestrację dla uczestników, którzy są uprawnieni do wejścia bez opłat?
+

Jeżeli chcesz umożliwić wybranej grupie uczestników rejestrację bez opłat, to utwórz dodatkową pozycję w menu Grupy / Opłaty i przypisz jej cenę 0 (zero). W ten sposób uczestnicy zarejestrują się bezpłatnie.

Czy czas na wypełnienie formularza może być dłuższy niż 15 minut?
+

Jasne, że tak! Możemy wydłużyć czas na ukończenie rejestracji do 60 minut. Napisz do nas na adres info@konfeo.com podając następujące dane:

  • Twój login w Konfeo;
  • nazwę lub subdomenę wydarzenia;
  • czas rejestracji, który mamy ustawić w zakresie 15-60 min.

Pamiętaj, że ta opcja jest dostępna tylko dla wydarzeń PŁATNYCH I BEZPŁATNYCH PLUS.

Czy można zrobić wstępną selekcję zgłoszeń uczestników?
+

Możesz wyłączyć autoakceptację uczestników jeżeli zamierzasz prowadzić otwartą rejestrację, ale chcesz również dokonać wstępnej selekcji uczestników bazując na informacjach podanych przez nich w formularzu.

W tym celu należy wyłączyć opcję o nazwie Automatyczna akceptacja uczestników dostępną w ustawieniach poszczególnych grup uczestników osobno w menu Grupy/Opłaty. Po jej wyłączeniu uczestnicy rejestrujący się na wydarzenie otrzymają status „Oczekiwanie na akceptację”. W każdym momencie możesz zaakceptować uczestnika – system prześle mu automatycznie informację o tym fakcie.

Opisana opcja jest dostępna tylko dla wydarzeń BEZPŁATNYCH PLUS.

W jaki sposób mogę samodzielnie przygotować identyfikatory i certyfikaty?
+

To bardzo proste! Oto przepis dla programu MS Word:

  • pobierz paczkę .zip i rozpakuj na swoim komputerze: Konfeo_ids-certs.zip
  • pobierz aktualną listę uczestników Twojego wydarzenia i zmień nazwę pliku na: ids-attendees-list.xlsx
  • zamień załączony w paczce plik .xlsx na przygotowaną wcześniej listę uczestników
  • otwórz plik z identyfikatorami lub certyfikatami i zaakceptuj polecenie SQL
  • zmień odpowiednie informacje oprócz pól korespondencji seryjnej i przejdź do menu Korespondencja
  • sprawdź poprawność danych (polecenie Podgląd wyników) i wydrukuj dokumenty (polecenie Zakończ i scalDrukuj dokumenty)

Właśnie wykonałeś identyfikatory/certyfikaty dla uczestników swojego wydarzenia!

Czy mogę przenieść zapisanego uczestnika z jednego wydarzenia na drugie?
+

Tak, chociaż nie mamy jeszcze w systemie wdrożonej dedykowanej funkcji. Można to zrobić następująco:

  • zanotować gdzieś na boku mail uczestnika, którego chcemy przenieść;
  • jeżeli rejestracja była opłacona to zrobić w systemie zwrot kwoty dla celów porządkowych (kliknąć na nazwisko i następnie przycisk Dodaj wpłatę/zwrot);
  • anulować rejestrację (system domyślnie wysyła uczestnikowi informację o tym fakcie, ale można to odznaczyć);
  • zarejestrować samemu uczestnika przez stronę rejestracji używając zapamiętanego maila (system wyśle mu informacje o nowej rejestracji);
  • nie przechodzić do procesu płatności;
  • odszukać w systemie uczestnika na liście i dodać mu wpłatę ręcznie (kliknąć na nazwisko i następnie przycisk Dodaj wpłatę/zwrot).
Czy jest możliwość otrzymania listy uczestników z informacją, kto wybrał jakie opcje z formularza?
+

Tak, wystarczy wyeksportować listę uczestników do formatu .xls. Plik będzie zawierał kolumny z poszczególnymi polami formularza i informację, kto zaznaczył jakie opcje. Eksportowany plik zawiera zawsze zaktualizowane dane, więc po jakiejkolwiek zmianie w systemie wystarczy pobrać ją ponownie.

Czy jest możliwość zaznaczania części składowych biletu: system zlicza sumę należności i użytkownik przechodzi do płatności?
+

Tak, w formularzu rejestracyjnym wystarczy dodać odpowiednie okienka do zaznaczania opcji (pole typu checkbox) i przypisać im ceny. Uczestnik może zaznaczyć dowolną liczbę opcji – ostatecznie cena uczestnictwa w wydarzeniu będzie uzależniona od wyboru, jakiego dokona.

W jaki sposób mogę utworzyć w systemie kody rabatowe?
+

To bardzo proste: przejdź do zakładki Kody rabatowe i kliknij Dodaj kod. Wpisz kod (zerknij na podpowiedź jak to zrobić) i ustal parametry kodu:

  • wartość – procentowo lub kwotowo;
  • limit wykorzystania;
  • datę ważności;
  • przypisanie do odpowiednich grup/opłat.

W dowolnym momencie możesz edytować kod: zmienić limit wykorzystania lub termin obowiązywania. Kody rabatowe są dostępne tylko dla wydarzeń płatnych dlatego nie zobaczysz ich w menu wydarzeń bezpłatnych.

W jaki sposób można użyć czytnika kodów kreskowych do obsługi recepcji?
+

To bardzo proste. Najpierw upewnij się, że uczestnicy Twojego wydarzenia otrzymają e-bilety – zaznacz odpowiednią opcję w Ustawieniach wydarzenia przed otwarciem rejestracji. Odpowiednio wcześniej przetestuj działanie czytnika kodów paskowych:

  • podłącz czytnik do komputera;
  • uruchom demo systemu;
  • wygeneruj kilka przykładowych e-biletów;
  • otwórz pozycję menu Recepcja;
  • zeskanuj czytnikiem bilety i sprawdź poprawność wyświetlanych informacji.

W przypadku awarii czytnika możesz zawsze wpisać numer biletu ręcznie.

Czy jest możliwość wysyłania kopii maila potwierdzającego rejestrację na adres mailowy organizatora?
+

Tak. W ustawieniach Grup/opłat wystarczy zaznaczyć opcję “Wysyłaj kopie maili wysyłanych po rejestracji uczestników na adres: …”. Dla każdej grupy można ustawić to indywidualnie.

Czy istnieje możliwość personalizacji wysyłanych przez system maili?
+

Tak. Taka funkcjonalność jest dostępna dla organizatorów wydarzeń płatnych i bezpłatnych plus. Znajdziesz ją w pozycji menu Ustawienia wydarzenia – zakładka Mail powitalny.

W jaki sposób mogę uruchomić rejestrację grupową?
+

To bardzo proste: wystarczy, że w ustawieniach Grupy (w zakładce Grupy/Opłaty) podasz odpowiednie dla siebie wartości dwóch poniższych pól:

  • Minimalna liczba zgłaszanych uczestników,
  • Maksymalna liczba zgłaszanych uczestników.

Zmieniając te parametry możesz ustawić pożądane zachowanie mechanizmu rejestracji grupowej. Dokonując rejestracji uczestnik w pierwszym kroku zostanie poproszony o podanie liczby zgłaszanych osób, a w kolejnym zobaczy znany Ci formularz zawierający pola do wpisania dodatkowych imion i nazwisk.

Czy uczestnik może sam zmienić lub anulować swoją rejestrację?
+

Tak, ale nie zawsze. Jeżeli rejestracja na wydarzenie jest otwarta (można się rejestrować) to uczestnik może samodzielnie poprzez profil użytkownika dokonać zmiany danych dotyczącej swojej rejestracji lub ją anulować.
Uczestnik nie może dokonać już żadnej zmiany danych, gdy:

  • rejestracja na wydarzenie jest zamknięta (nie można się już rejestrować);
  • uczestnik został zaakceptowany na wydarzenie płatne, nawet jeżeli rejestracja jest jeszcze otwarta.
Czy mogę po wyczerpaniu liczby miejsc zwiększyć ich limit, tak aby inne osoby mogły się dalej rejestrować?
+

Tak, limit można zwiększyć w dowolnym momencie. W zależności od tego jakich limitów używasz wykonaj następujące polecenia. Zaloguj się na swoje konto, kliknij na wydarzenie, a następnie:

  • wybierz z menu pozycję Grupy / Opłaty i edytuj limit miejsc odpowiedniej grupy;
  • wejdź w Ustawienia wydarzenia i zmień Globalny limit miejsc/biletów.
Dlaczego rejestracja na wydarzenie jest zakończona, mimo że jego termin rozpoczęcia jest odległy?
+

Sprawdź terminy otwarcia i zakończenia rejestracji poszczególnych grup uczestników. Prawdopodobnie terminy zakończenia ich rejestracji są ustawione na daty już minione. Popraw je w menu Grupy / Opłaty. To proste.

Czy system wygląda dobrze na różnych ekranach?
+

Zdecydowanie tak. Przykładamy wiele uwagi do tego, aby zarówno zaplecze systemu (panel administratora), jak i front (strona rejestracji) dostosowywały się wyglądem do różnych wielkości ekranu. Oznacza to, że Ty i uczestnicy Twoich wydarzeń możecie swobodnie korzystać z systemu używając smartfonów, tabletów, monitorów i innych urządzeń. System poradzi sobie w każdych warunkach.

Czy mogę jakoś formatować tekst opisu wydarzenia?
+

Tak. Używając kodu HTML w opisie wydarzenia możesz uzyskać bold, kursywę oraz inne formatowanie czcionek. Możesz wstawić zewnętrzny link, link do pliku lub adres mailowy. Dobrej zabawy!

Czy mogę umieścić formularz rejestracji na swojej stronie internetowej?
+

Tak, jest to bardzo proste. W pozycji menu Ustawienia wydarzenia znajdziesz zakładkę Formularz (iframe), gdzie możesz wygenerować odpowiedni kod do wstawienia na swojej stronie internetowej. Postępuj zgodnie z zamieszczoną tam instrukcją.
Tą funkcjonalność udostępniamy jedynie dla organizatorów wydarzeń płatnych i bezpłatnych plus.

Ile czasu zajmuje założenie nowego wydarzenia?
+

Naprawdę niewiele, może 2 minuty. Uprościliśmy zakładanie nowych eventów dzięki wprowadzeniu kreatora tworzenia nowego wydarzenia. Poprowadzi Cię on za rękę przez 4 ekrany:

  • pierwszy to wybór typu wydarzenia,
  • na kolejnych dwóch poprosimy Cię o podanie najważniejszych informacji,
  • ostatni ekran to podsumowanie wprowadzonych danych i wskazówki, co robić dalej.

Jesteśmy mocno przekonani, że łatwiej być już nie może… ale czekamy na Wasze uwagi i opinie.

Czy można zablokować anulowanie zgłoszeń?
+

Każdy uczestnik może samodzielnie anulować swoją rejestrację do momentu, dopóki nie zostanie zaakceptowany w systemie, tzn. otrzyma status “zaakceptowany”. Po otrzymaniu tego statusu tylko administrator wydarzenia może taką rejestrację anulować.
Rozważ wprowadzenie “cancellation policy” do regulaminu swojego wydarzenia. Możesz w nim na przykład zawrzeć warunki zwrotu uczestnikom wpłaconych pieniędzy związane z czasem pozostałym do rozpoczęcia wydarzenia.

W jaki sposób mogę dołączyć do formularza rejestracyjnego własny regulamin?
+

To proste. Budując formularz rejestracyjny dodaj pole o nazwie Okienko do zaznaczenia (checkbox) i zaznacz opcję, aby wypełnienie tego pola było wymagane. W opisie pola podaj dowolny tekst oraz link do pełnej wersji regulaminu, który udostępnisz gdzieś na swoim serwerze (jeśli nie masz dostępu do serwera, skontaktuj się z nami – nieodpłatnie zamieścimy go na naszym). W ten sposób uczestnik będzie musiał zaakceptować Twój regulamin zanim zarejestruje się na wydarzenie.
Warto również wstawić link do regulaminu w polu opisu wydarzenia dostępnym w jego ustawieniach – zostanie automatycznie zlinkowany do pliku.

Niektórzy operatorzy płatności on-line wymagają zamieszczenia na stronie rejestracji regulaminu wydarzenia: pobierz przykładowy regulamin, dopasuj do swoich potrzeb i udostępnij uczestnikom.

W jaki sposób mogę stworzyć listę rezerwową/oczekujących?
+

Listę rezerwową/oczekujących na zwolnienie miejsca można utworzyć dla wydarzeń płatnych i jest to bardzo proste. Wystarczy utworzyć nową grupę o czytelnej dla uczestników nazwie np. “Lista rezerwowa”. W ustawieniach grupy podać cenę O zł.

Jak to działa?
Po rejestracji w mailu wysyłanym do uczestnika nie ma żadnej informacji na temat płatności.
Jeśli zwolni się miejsce w płatnej grupie to można do niej ręcznie przenieść osobę z listy oczekujących. Uczestnik, któremu zmieniono w ten sposób grupę, otrzyma wiadomość ze stosowną informacją oraz szczegółami płatności do wykonania.
Prawda, że to proste?

Czy pomoc techniczna, np. w opracowaniu formularza, jest odpłatna?
+

System jest na tyle prosty w obsłudze, że organizator może sam zrobić konieczne zmiany w formularzach. Gdyby potrzebna była niewielka pomoc – zrobimy to gratis. Gdyby było konieczne bardziej skomplikowane wsparcie – zaproponujemy rozsądne rozwiązanie.

Czy po zakończeniu eventu można zmodyfikować formularz na kolejne wydarzenie?
+

Tak. Tworząc nowe wydarzenie można sklonować dowolne z zakończonych wraz z utworzonym formularzem. Nowe wydarzenie będzie miało ten sam formularz co poprzednie, przy czym tak sklonowane wydarzenie i formularz można dowolnie edytować.

Czy jest możliwe jest tworzenie formularzy dostępnych dopiero po podaniu hasła?
+

Tak. Taka funkcjonalność jest dostępna w systemie Konfeo.com. Hasła do formularzy można utworzyć w ustawieniach Grup/opłat.

Czy możemy wysyłać dowolną liczbę mailingów?
+

Tak. Należy przy tym pamiętać o tym, że mailingi w systemie Konfeo.com można wysyłać jedynie do zarejestrowanych w nim uczestników.

Czy jest możliwe dodanie logo/nagłówka na stronie rejestracji?
+

Tak. Taka opcja jest dostępna dla wydarzeń płatnych i bezpłatnych plus. W panelu administracyjnym kliknij w menu pozycję “Ustawienia wydarzenia” i przejdź do zakładki “Grafika“. W tym miejscu możesz dodać graficzny nagłówek lub logo Twojego wydarzenia. Grafika będzie wyświetlona na stronie rejestracji. Jak to zrobić?
Przygotuj grafikę o szerokości 1040 pikseli i dowolnej wysokości – sugerujemy 300–400 pikseli. Węższy obrazek będzie wyśrodkowany w poziomie na stronie, natomiast szerszy zostanie proporcjonalnie zmniejszony do 1040 pikseli.

Pamiętaj! Plik z grafiką powinien mieć jak najmniejszą objętość w kilobajtach, aby uczestnicy Twojego wydarzenia nie mieli kłopotów z wyświetlaniem strony.

Czy istnieje ograniczenie w liczbie pytań w danym formularzu?
+

Nie ma ograniczeń. Formularz może przyjąć dowolną formę i objętość.

Czy muszę korzystać z pomocy pracowników Konfeo przy tworzeniu formularzy?
+

Ależ skąd! Wszelkie zmiany formularza można dokonać samodzielnie. Dokładamy starań, aby obsługa Konfeo.com była na tyle intuicyjna, że wsparcie naszego zespołu nie było konieczne. Jeśli zajdzie natomiast taka potrzeba – chętnie udzielimy porad.

Czy można przygotować szablony formularzy, a później dowolnie je edytować?
+

Tak. Zmiany w formularzach można wprowadzić w każdym momencie trwania wydarzenia.

Ile wydarzeń mogę zorganizować używając waszego systemu?
+

Ile tylko zdołasz zorganizować! Im więcej, tym dla nas lepiej! Cieszymy się z każdego wydarzenia, które jest obsługiwane przez Konfeo.com, zarówno płatnego, jak i bezpłatnego.

Ilu uczestników może wziąć udział w jednym wydarzeniu?
+

Tylu, ile chcesz. Nie ograniczamy liczby uczestników w żadnym wydarzeniu. Ty natomiast możesz w każdym momencie ograniczyć liczbę miejsc w wydarzeniu korzystając z opcji grup uczestników.

Czy mam możliwość obsługi zakwaterowania uczestników wydarzenia?
+

Oczywiście! System Konfeo.com oferuje możliwość opracowania własnego formularza rezerwacji noclegu. Wykorzystaj go do obsługi zakwaterowania.

Czy do jednego konta może mieć dostęp kilka osób?
+

Tak. Aby zalogować się do konta organizatora jest wymagane podanie poprawnego adresu e-mail i hasła. Każda osoba, która posiada te informacje, może zalogować się do konta i korzystać z panelu ​organizatora.

Czy podczas rejestracji na wydarzenie użytkownik widzi ile jeszcze zostało wolnych miejsc?
+

Tak, taka informacja jest widoczna dla uczestników. Administrator wydarzenia może ją w razie potrzeby ukryć.

Czy istnieje możliwość wprowadzenia limitów miejsc w rejestracji?
+

Tak, limit miejsc można wprowadzić dla każdej wskazanej grupy uczestników osobno w zakładce Grupy/opłaty. Możesz również ustawić Globalny limit miejsc/biletów w Ustawieniach wydarzenia.

Czy użytkownik otrzymuje mail potwierdzający rejestrację?
+

Tak.​ Dodatkowo administrator wydarzenia może zaznaczyć w opcjach, żeby taki mail potwierdzający trafiał również na jego konto pocztowe.

Czy użytkownik, po zgłoszeniu się na wydarzenie, ma możliwość wycofania swojego zgłoszenia?
+

Tak, użytkownik może to zrobić w każdej chwili jeżeli jego zgłoszenie nie zostało jeszcze zaakceptowane, tj. ma status “oczekiwania”. Wystarczy otworzyć w przeglądarce internetowej swój profil użytkownika i kliknąć przycisk “Anuluj rejestrację”. Jeżeli zgłoszenie zostało już zaakceptowane należy skontaktować się z organizatorem wydarzenia.

 

Your browser is out of date. It has security vulnerabilities and may not display all features on this site and other sites.

Please update your browser using one of modern browsers (Google Chrome, Opera, Firefox, IE 10).

X