Budowa zgranego zespołu to podstawa sukcesu w sprawnej organizacji zdarzeń. Nie ma nic gorszego, gdy pod presją czasu członkowie zespołu nie dogadują się, nie przekazują sobie istotnych informacji, czy też po prostu nie ma między nimi zawodowej “chemii”. Organizacja wydarzeń wymaga tego, by zespół eventowy działał niczym dobrze naoliwiona maszyna. Jednocześnie członkowie zespołu, którzy czują się częścią “dream teamu”, pracują z większym zaangażowaniem i przyjemnością, czego efektem będzie satysfakcja uczestnika eventu. Jak więc stworzyć eventowy dream team, który sprawi, że organizowane wydarzenia staną się sukcesem budującym twoją markę?
Dobry menadżer to podstawa
Niewielu menedżerów rodzi się z darem zarządzania ludźmi. Znakomita większość musi się tego fachu nauczyć, często popełniając bolesne błędy. Warto jednak szlifować swoje umiejętności, takie jak delegowanie zadań, czy bycie SMART podczas wyznaczania sobie celów oraz motywowanie – to procentuje w postaci efektywnej pracy członków zespołu eventowego.
Właściwe osoby na właściwym miejscu
Wśród umiejętności skutecznego menedżera bez wątpienia znajduje się sztuka doboru osób do zespołu: musisz wiedzieć, jakie kompetencje są pożądane w danym zespole i jakie pytania zadać kandydatom, by te kompetencje sprawdzić. Znalezienie odpowiednich osób i zbudowanie skutecznie działającego zespołu to działania wymagające czasu, niekiedy mogące okazać się prawdziwym wyzwaniem. Zawsze jednak warto je podjąć – właściwie dobrany zespół znacząco przyczyni się do sukcesu wydarzenia i i twojej firmy. Warto przy tym pamiętać, że budowa zespołu to nie praca jednorazowa – aby nie stracić jego najlepszych członków trzeba stale “trzymać fason”.
Kluczowa komunikacja
Doświadczenia organizatorów wydarzeń wskazują, że niedostateczna komunikacja jest jednym z kluczowych czynników ryzyka niepowodzenia wydarzenia. Warto więc na ten aspekt pracy zespołowej zwrócić szczególną uwagę. Co możesz zrobić? Upewnij się, że ty i twój zespół rozumiecie siebie nawzajem, a w przypadku pojawienia się problemów wiecie, jak się za nie zabrać (tu polecamy mało angażujące, ale skuteczne metody japońskich mistrzów zarządzania).
Uznanie i wspólne świętowanie
Jako menadżer masz ogromne możliwości motywowania swoich współpracowników. I nie chodzi tu tylko o motywatory finansowe. W czasie gorączkowych przygotowań do wydarzenia sprawdzą się także małe gesty – e-mail wysłany członkom zespołu z podziękowaniem za pracę po godzinach i zaangażowanie, wspólna pizza na koniec ciężkiego dnia, czy po prostu słowa uznania za włożony w wykonanie zadania wysiłek.
Jeśli Twoja impreza okazała się sukcesem, który w pocie czoła współtworzyli członkowie zespołu, warto się nim podzielić. Podziękowanie i docenienie jest czymś, na co z pewnością cię stać, a co stanowi bezcenną walutę w procesie motywowania współpracowników. Nawet jeśli impreza nie do końca spełniła twoje oczekiwania, warto poszukać pozytywów. Dla pracowników nic ma nic gorszego niż tygodnie wyczerpującej pracy przed wydarzeniem tylko po to, by od przełożonego usłyszeć negatywny komentarz. Oczywiście o niedociągnięciach zawsze mówić warto i trzeba, postaraj się jednak, by była to konstruktywna informacja zwrotna na temat tego, co można zrobić inaczej, a nie klasyczny negatywny przekaz. W ten sposób dzielisz się zarówno sukcesem, jak i porażkami oraz pozwalasz swoim współpracownikom identyfikować się z nimi jako ich współautorami. A przecież nie ma nic bardziej cennego w pracy zespołowej niż wspólna identyfikacja z celem.
Wspólna nauka na błędach i bank pomysłów
Pomyłki i błędy się zdarzają, są nieuniknioną częścią pracy, zwłaszcza w branży wydarzeń, gdzie tempo jest szalone i ogromna liczba zmiennych nie pomaga. Warto, by twój zespół wiedział, że nawet w sytuacji porażki otrzyma wsparcie. Ważne jest więc stworzenie atmosfery, w której o wpadkach mówi się w kontekście przyszłości i potencjału, czyli przekucia słabości w siłę. Przyda się także wypracowanie nawyku dzielenia się pomysłami, tu doskonale sprawdzi się technika Kaizen. Co dwie głowy to nie jedna – w tym przysłowiu jest ogrom prawdy. Twoi współpracownicy, patrząc na określony problem z innej perspektywy niż ty, mogą mieć odmienne pomysły na zaradzenie potencjalnym problemom. Warto więc stworzyć warunki, w których mogą się oni podzielić swoimi uwagami – być może wiele z nich okaże się strzałem w dziesiątkę. Polecamy przy tym nadstawić ucha w kierunku pozornie nieoczywistym – dać głos osobom świeżym w zespole (ich spojrzenie na pewne kwestie może wnieść powiew “nowego”) czy członkom twojego zespołu, pracującym na tzw. drugiej linii, często mających cechy introwertyków. Dostrzegają oni często szansę tam, gdzie inni jej nie widzą, i potrafią zidentyfikować problem, zanim się pojawi. Rozmowa i otwarte słuchanie stanowi wartość samą w sobie. Wykorzystaj to na swoją korzyść! Zadawaj pytania, współpracuj i słuchaj opinii swojego zespołu.
***
Ludzie zasadniczo lubią pracować w zespołach. Poczucie wspólnego celu samo w sobie może być motywatorem angażującym do efektywnej pracy. Wykreowanie warunków, w którym członkowie zespołu będą mogli realizować stawiane przed nimi cele, nie tracąc przy tym motywacji, nie jest zadaniem prostym, wartym jednak każdego wysiłku. Dzięki zgranemu, życzliwemu, skutecznemu zespołowi, ty jako organizator wydarzeń szybciej i płynniej dotrzesz do celu – wydarzenia, które okaże się sukcesem.