Zgodnie z prawem Murphiego jeśli coś może pójść nie tak w trakcie organizacji szkolenia, warsztatów czy konferencji, to jest bardzo prawdopodobne, że tak właśnie się stanie. Choć prawo to jest bezlitosne i każdy z nas z pewnością doświadczył jego konsekwencji na sobie, czy to w życiu osobistym, czy zawodowym, nie jesteśmy wobec niego zupełnie bezsilni.
Ucz się na błędach
Błędy zdarzają się każdemu, nawet najlepszym. Praca organizatora wydarzeń ze względu na ogromną liczbę zmiennych jest szczególnie narażona na ich wystąpienie. Jednak parafrazując angielskie powiedzonko „Fool me once, shame on you; fool me twice, shame on me” – można powiedzieć, że raz możesz się pomylić, zdarza się, jeśli jednak popełniasz wciąż ten sam błąd, oznacza to, że musisz dokonać radykalnych zmian w podejściu do organizacji wydarzeń. Jeśli pomyłki wynikają z niedostatecznie doskonałego procesu rejestracji uczestników na wydarzenia, warto pomyśleć o zmianie systemu, jeśli zaś ich źródło leży w samej organizacji wydarzenia, warto, żebyś wysłuchał tego, co mają do powiedzenia uczestnicy twoich eventów. Ich opinie są ważne, w ich zebraniu pomogą ci narzędzia pozwalające identyfikować powody niezadowolenia. Szczególnym źródłem wiedzy o mniejszych lub większych wpadkach są złe opinie i negatywne komentarze. Dobra wiadomość jest taka, że konstruktywnie wykorzystane mogą stać się twoją siłą.
Raczej się upewnij niż zakładaj
Jeśli jest przestrzeń na wystąpienie błędu czy wpadki, jest bardzo prawdopodobne, że jej nie unikniesz. Zamiast więc zakładać, że coś się nie wydarzy, upewnij się, że tak na pewno się nie stanie. Oczywiście nie masz wpływu na pogodę w przypadku wydarzeń plenerowych, możesz jednak wyeliminować wszystkie inne potencjalne problemy: wybierz sprawdzonych dostawców usług systemu rejestracyjnego, cateringu czy usług hotelowych, dobierz do zespołu osoby, na których możesz polegać (niezależnie czy są to etatowi koordynatorzy, czy wolontariusze), sprawdź na swojej liście zadań, czy wszystkie punkty zostały zrealizowane. Nigdy nie zakładaj, że „jakoś to będzie”.
Przygotuj się na ewentualne problemy
Jeśli jesteś mniej lub bardziej doświadczonym organizatorem wydarzeń, wiesz już, co potencjalnie może pójść źle. Jest to wartość, którą możesz wykorzystać – możesz przygotować się na nadciągające problemy. Aby tego dokonać, musisz problem zidentyfikować, przygotować zawczasu odpowiedzi i być gotowym do komunikacji i zarządzania kryzysem.
Bądź aktywny w mediach społecznościowych
Aktywność w mediach społecznościowych umożliwi ci utrzymywanie stałego kontaktu z uczestnikami twoich szkoleń, warsztatów czy konferencji. A to oznacza, że jest to także narządzie do zapobiegania wpadkom lub ograniczania ich niszczących skutków. Pierwsza zasada brzmi „Komunikuj!”. Na bieżąco informuj uczestników o samym wydarzeniu, jego logistyce, pojawiających się problemach. Pamiętaj, że gdy uczestnicy będą wiedzieli, czego mogą się spodziewać, wydarzenie ma szansę okazać się sukcesem.
Nie rób wszystkiego sam
Nawet jeśli postrzegasz siebie jako człowieka–orkiestrę, nadal jesteś tylko człowiekiem, a to oznacza, że możesz popełnić błąd. Jest on tym bardziej prawdopodobny, im więcej wyzwań bierzesz sobie na głowę. Może więc już czas, by zacząć delegować zadania innym członkom zespołu lub pomyśleć o jego poszerzeniu o nowe osoby? Rozważ włączenie do organizacji wolontariuszy, szczególnie jeśli pracujesz w obszarze non-profit. Wolontariusze to często ogromny, ale nadal niezbyt doceniany potencjał. A szkoda, ponieważ dobrze przeszkolony i zaangażowany wolontariusz w przyszłości może okazać się twoim najlepszym pracownikiem.
Podsumuj wydarzenie i wyciągnij wnioski
Każde nowe, zorganizowane przez ciebie wydarzenie może być kopalnią wiedzy o możliwych do wprowadzenia ulepszeniach. Zbieraj informację zwrotną, zarówno od uczestników (np. przeprowadzając ankietę), jak i twoich współpracowników. Każdy błąd warto przeanalizować, rozważyć przyczyny jego wystąpienia i możliwości jego wyeliminowania, czy stworzenia planu awaryjnego. Pamiętaj przy tym, że to właśnie praktyka czyni mistrza.