Organizacja wydarzeń – konferencji, szkoleń, zjazdów – to bezustanne mierzenie się z potencjalnymi problemami. Każdy organizator wie, że niezależnie od tego, ile wysiłku włoży w przygotowania do wydarzenia i jak starannie je zaplanuje, zawsze może wydarzyć się COŚ nieoczekiwanego.
Stała komunikacja z uczestnikami jest podstawą udanej realizacji wydarzenia, nabiera ona szczególnej wagi, gdy rzeczywistość waszego wydarzenia znacznie odbiega od wizji zaproponowanej uczestnikom. Warto mieć zatem komunikacyjny “plan awaryjny” – może się on okazać wybawieniem z opresji zarówno dla organizatora, jak i uczestników wydarzenia. I choć wiedza ta jest powszechna, tylko najsprawniejsi organizatorzy konstruują takie plany, co pozwala im przetrwać najbardziej nieoczekiwane momenty. Co możesz zrobić, by dołączyć do najlepszych?
Zidentyfikuj potencjalne problemy
Zastanów się, co nieoczekiwanego może się wydarzyć. Na liście potencjalnych zagrożeń może być zarówno niewielkie zainteresowanie rejestracją na wydarzenie, mała frekwencja na nim, poprzez problemy logistyczne z dostarczeniem sprzętu czy cateringu, po chociażby rzadkie, ale jednak nie niemożliwe, wielkie katastrofy żywiołowe uniemożliwiające odbycie się wydarzenia w ogóle.
Wyprzedź problem
Przygotuj się do podjęcia w odpowiednim momencie kontaktu z Uczestnikami. Korzystając z Konfeo, nie musisz sporządzać listy kontaktowej, ponieważ wszystkie dane uczestników wydarzenia są zgromadzone w jednym miejscu w systemie. Oznacza to, że będziesz mógł szybko poinformować o problemie, wysyłając mailing. W ten sposób będziesz przygotowany na nieoczekiwane: gdy pojawi się problem po prostu dostosuj wiadomość do konkretnej sytuacji i bezzwłocznie podziel się nią z zainteresowanymi.
Przygotuj odpowiedzi
Gdy pojawia się problem, jak grzyby po deszczu w Twojej poczcie i mediach społecznościowych zaczną wyskakiwać pytania od uczestników. Zdecyduj, kto w Twojej organizacji powinien zająć się rozwiązaniem problemu. Zastanów się, z jakich kanałów informacyjnych warto skorzystać. Nie zaniedbuj odpowiadania na posty uczestników. Prawdopodobnie dostaniesz wiele pytań i komentarzy, więc przygotuj się na nie i zdecyduj, w jaki sposób chcesz odpowiedzieć. Działaj konsekwentnie.
Unikaj milczenia
W przypadku niekorzystnych zdarzeń cisza jest Twoim wrogiem. Nic nie mówiąc, stwarzasz przestrzeń dla spekulacji, pogłosek i negatywnych komentarzy. Podsyca ona niezadowolenie uczestników wydarzenia. Nawet więc, jeśli nie znasz wszystkich odpowiedzi, informuj uczestników wydarzenia, że słyszysz ich wątpliwości, pracujesz nad rozwiązaniem problemu i zawsze dotrzymujesz swoich obietnic. Krótko mówiąc, rób to, co mówisz.
Komunikuj zawczasu
Aby zachować spokój i kontrolę, musisz być przygotowany do kontaktu zawczasu. W komunikowaniu się z uczestnikami wydarzenia w czasie rzeczywistym pomogą odpowiednie aplikacje, pozwolą one na przykład wysyłać powiadomienia o zmianach w harmonogramie wydarzeń lub długim czasie oczekiwania. Dzięki nim możesz bezzwłocznie rozpowszechniać wiadomości, upewniając tym samym uczestników, że zawsze mają najważniejsze informacje.
To się opłaca
Informowanie uczestników o logistyce wydarzeń jest tak samo ważne, jak powiadamianie ich, gdy wydarzy się coś nieoczekiwanego. Posiadanie odpowiedniej strategii pomoże Ci zachować spokój i zarządzać oczekiwaniami Twoich klientów. Wydarzenie okaże się sukcesem, gdy uczestnicy będą wiedzieli, czego mogą się spodziewać. W trudnej sytuacji przygotowanie i gotowość do aktywnej komunikacji pozwalają zaoszczędzić czas i zapewnić ponadprzeciętną obsługę, która przełoży się na satysfakcję klienta, mimo nieprzewidzianych turbulencji.