Organizatorzy eventów często skupiają się na kwestiach logistycznych, uznając, że jest to kluczowa determinanta sukcesu wydarzenia. O ile jednak żadne wydarzenie nie może okazać się sukcesem bez dobrej logistyki, o tyle ona sama w sobie nie jest jego celem, a jedynie jednym z kluczowych elementów w procesie organizacji wydarzeń. O sukcesie wydarzenia możemy więc mówić wówczas, gdy zostaną zrealizowane wyznaczone dla niego cele (o formułowaniu SMART celów wydarzenia pisaliśmy we wcześniejszych postach).
Aby zabezpieczyć realizację wyznaczonych celów już na etapie planowania wydarzenia, warto skorzystać z prostego narzędzia, jakim jest analiza SWOT, pomagająca ocenić mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia związane z projektem. Analizę tę z powodzeniem można wykorzystywać podczas planowania wydarzeń, takich jak konferencje, warsztaty czy szkolenia. Co oznacza SWOT?
“S” (strengths) to Mocne strony
“W” (weaknesses) to Słabe strony
“O” (opportunities) to Szanse i Możliwości
“T” (threats) to Zagrożenia
Mocne strony
Są to cechy projektu – konferencji, warsztatu, szkolenia, o których można powiedzieć, że mogą przyczynić się do osiągnięcia celu projektu. Zastanów się, co jest mocną cechą twojego wydarzenia.
Przykłady mocnych stron:
- Wyjątkowi wykładowcy – jeśli organizujesz wydarzenie i możesz jego uczestnikom zaproponować kontakt z kimś, kto jest autorytetem w danej branży, będzie to z pewnością twój mocny atut.
- Doświadczony i zmotywowany zespół – pracując z osobami, które wiedzą, co mają robić i jednocześnie działają z zaangażowaniem, niezależnie od tego, czy są to wolontariusze, czy zawodowi koordynatorzy wydarzeń, zwiększasz szansę sukcesu wydarzenia.
- Skuteczne rozwiązania do zarządzania wydarzeniami – sprawnie działający system rejestracji i obsługi płatności z pewnością wspiera sukces wydarzenia.
- Efektywne wykorzystanie narzędzi promocji wydarzeń – jeśli działasz w branży eventowej, to już wiesz, że bez marketingu w social mediach promocja nie jest możliwa.
Słabe strony
Są to cechy projektu, które mogą przeszkodzić w osiąganiu zaprojektowanych celów. Zastanów się, jakie są słabe strony twojego wydarzenia.
Przykłady słabych stron:
- Brak dostatecznego finansowania wydarzenia – organizowanie wydarzeń na “styk” może być przyczyną jego fiaska, sprawdź więc, czy masz odpowiedni bufor na wypadek nieprzewidzianych wydatków.
- Niedoświadczony zespół eventowy – jeśli w twoim zespole eventowym jest duża rotacja kadr, jest to zdecydowanie słaba strona, nad którą należy pilnie popracować – dla wydarzenia nie ma nic gorszego niż niedoświadczony, niewiele wiedzący pracownik na pierwszej linii kontaktu z twoim klientem.
- Niewydolny system rejestracji i obsługi wydarzeń – sprawdź, czy system, z którego korzystasz jest wydajny. Jeśli się zawiesza, działa wolno, traci dane, nie potrafi obsłużyć dużego ruchu w internecie, czy jest skomplikowany, warto rozważyć jego zmianę.
Szanse i Możliwości
Są to czynniki zewnętrzne, które mogą okazać się pomocne w osiąganiu celów projektu.
Przykłady szans i możliwości:
- Mała konkurencja – jeśli działasz w rynku niszowym, masz szansę na ugruntowanie swojej pozycji i przygotowanie się na czasy, gdy konkurencja będzie większa.
- Sprzyjające warunki ekonomiczne – koniunktura na rynku jest twoim sprzymierzeńcem, wykorzystaj ją, by przygotować się na potencjalne “gorsze czasy”.
- Wsparcie od władz lokalnych – jeśli masz możliwość współpracy z samorządami, jednostkami lokalnym, wspaniale, to twoja szansa, którą możesz z powodzeniem wykorzystać w pracy nad wizerunkiem zarówno samego wydarzenia, jak i twojej organizacji.
Zagrożenia
Są to czynniki zewnętrzne, które mogą okazać się szkodliwe dla osiągnięcia celów projektu.
Przykłady zagrożeń:
- Silna konkurencja – nie jest to powód do rezygnacji z organizowania wydarzeń w danej branży, ale może stanowić znaczący czynnik wpływający na realizację twojego celu.
- Zła pogoda – jest to zagrożenie szczególnie istotne, gdy organizujesz wydarzenie plenerowe.
- Nieprzygotowana infrastruktura – decydując się na miejsce wydarzenia, które jeszcze jest “w budowie”, ale na czas wydarzenia ma być gotowe, wystawiasz się na działanie bezlitosnego prawa Murphiego.
SWOT w praktyce
Po pierwsze – zidentyfikuj mocne i słabe strony twojego wydarzenia oraz szanse, jakie możesz wykorzystać i zagrożenia, które mogą stanąć na drodze realizacji wytyczonego celu.
Po drugie – zbierz zebrane informacje w tabeli (w sieci znajdziesz gotowe formatki, które możesz wykorzystać w programach Word, Excel czy PowerPoint).
Po trzecie – odpowiedz na pytania:
- Czy dzięki wskazanym mocnym stronom będziesz mógł wykorzystać nadarzające się szanse?
- Czy dzięki wskazanym mocnym stronom łatwiej przezwyciężysz zagrożenia?
- Czy wskazane słabe strony uniemożliwiają ci wykorzystanie nadarzających się szans?
- Czy wskazane słabe strony narażają wydarzenie na zagrożenia?
Po czwarte – podsumuj wnioski i na ich podstawie zacznij planować.
***
Dzięki przeprowadzeniu analizy SWOT uzyskasz cenne informacje potrzebne do efektywnego zrealizowania konferencji, warsztatu czy szkolenia. Bardzo ważne jest, by analizę SWOT przeprowadzić przed sformułowaniem planu wydarzeń. Umożliwi to opracowanie właściwej strategii maksymalizującej potencjał mocnych stron i możliwości projektu i jednocześnie ograniczającej wpływ słabych stron i zagrożeń.