O zaletach pracy z celami SMART pisaliśmy szczegółowo w poprzednim poście. Cele te są doskonałym drogowskazem przez cały proces planowania wydarzeń. Jeśli będziesz się ich konsekwentnie trzymał, będą kierować całym procesem organizacji wydarzenia – od wyboru miejsca do konstrukcji pytań w ankiecie po wydarzeniu. Poniżej krótki poradnik, jak NIE formułować celów oraz jak sprawić, by były one SMART.
S – Specific
Twój cel powinien być jak najbardziej SKONKRETYZOWANY. Unikaj więc formułowania, takiego jak:
Moje wydarzenie ma odnieść duży sukces.
Ale co to właściwie oznacza? Co dla ciebie oznacza „duży”? Bądź bardziej precyzyjny, np.
Na moim wydarzeniu ma pojawić się 20% więcej uczestników w porównaniu z poprzednią edycją.
M – Measurable
Twój cel powinien być MIERZALNY. Musisz sformułować go tak, by wiedzieć, że go osiągnąłeś (albo nie) lub, że jesteś blisko sukcesu (albo nie). Unikaj więc ogólników:
Moje wydarzenie ma być rentowne.
Co dla ciebie oznacza termin „rentowny”? Jak zmierzyć tę wielkość? Lepiej więc odnieś się do mierzalnych wartości:
Moje wydarzenie ma być o 40% bardziej rentowne niż zeszłoroczna edycja.
A – Achievable
Twój cel powinien być OSIĄGALNY, co oznacza, że jego planowanie musi uwzględniać twoje realne możliwości i zasoby. Sprawdź, czy np. poniższy cel będzie dla ciebie osiągalny:
Moje wydarzenie ma być o 100% bardziej rentowne niż zeszłoroczna edycja.
Czy to aby na pewno możliwe do osiągnięcia? Jeśli to mało prawdopodobne, dostosuj cel do możliwości twojej organizacji:
Moje wydarzenie ma być o 40% bardziej rentowne niż zeszłoroczna edycja.
R – Relevant
Cel twojego wydarzenia musi wpisywać się w strategię i priorytety rozwoju organizacji.
Podczas rejestracji na wydarzenie każdy uczestnik musi wykupić opcję posiłku.
Czy na pewno? Czy twój biznes należy do branży gastronomicznej, a szkolenie polega na degustacji potraw? Jeśli tak, to w porządku, jeśli jednak tak nie jest, to sformułowany w ten sposób cel może przynieść efekt odwrotny od oczekiwanego (nie każdy uczestnik warsztatu ma przecież ochotę na posiłek). Zamiast tego zapewnij chętnym możliwość skorzystania z takiej opcji:
Podczas rejestracji na wydarzenie uczestnik ma możliwość wyboru opcji posiłku w kwocie X.
T – Time-bound
Twoje cele muszą być umieszczone w określonej perspektywie czasowej. Unikaj zatem nieprecyzyjnych czasowo sformułowań:
Rejestracja na moje wydarzenie ma być sukcesem.
Co to znaczy dla ciebie? Czy jeśli 100% uczestników zarejestruje się w ostatni dzień zapisów to sukces pełny czy połowiczny? Co z płatnościami? Zamiast tego lepiej użyć:
80% rejestracji na moje wydarzenie i płatności za nie ma się dokonać do dnia XX.XX.XXXX.
W ten sposób powstał cel SMART: wyznaczyliśmy ścieżkę do sukcesu, znamy punkt odniesienia (w tym przypadku zeszłoroczna edycja wydarzenia) i punkt końcowy (20% więcej uczestników, 40-procetowe zwiększenie rentowności, wiadoma liczba posiłków do zamówienia dla uczestników, konkretne założenia dotyczące rejestracji i płatności, które pozwolą nam oszacować, czy jesteśmy na dobrej drodze). Na podstawie tak skonstruowanych celów można tworzyć odpowiednie plany zadaniowe, optymalizujące pracę organizatorów wydarzeń.
***
Warto pamiętać, że dobrze zdefiniowane cele pozwalają planować zarówno samo wydarzenie, jaki i działania promocyjne, umożliwiając przy tym trzymanie budżetu w ryzach.