Co prawda oficjalnie pandemia jeszcze trwa i mówi się nawet o zagrożeniu drugą falą zakażeń na jesień, ale w zasadzie można już wyciągnąć wnioski z obecnej sytuacji. W momencie, gdy z dnia na dzień całą branżę eventową, konferencyjną i większość szkoleniowej zatrzymano, organizatorzy wydarzeń zderzyli się ze ścianą. Z jednej strony musieli zmierzyć się z ogromnym lub całkowitym spadkiem przychodów, z drugiej strony radzić sobie z koniecznością ponoszenia stałych kosztów prowadzenia działalności gospodarczej.
Bezwzględne nożyce rynkowe
W praktyce finansowe nożyce, będące wynikową przychodów i kosztów, zamknęły się. Nie mogąc realnie liczyć na jakiekolwiek wpływy, organizatorzy wydarzeń musieli skupić się na ograniczaniu kosztów. Pomińmy w tej sytuacji możliwość pozyskania pomocy ze strony państwa, ponieważ nie wszyscy w jednakowym stopniu mogli z niej skorzystać.
Pierwszym elementem ograniczenia kosztów jest cięcie tych wydatków, które nie są kluczowe dla istnienia firmy. O ile z kosztów stałych (leasingu, kredytów, pensji pracowników, wynajmu biura itp.) niełatwo lub nie można wcale ograniczyć, o tyle w przypadku pozostałych wydatków (np. na marketing i reklamę, systemy rejestracji i sprzedaży biletów) zależy to jedynie od typu podpisanych umów lub stosowanych rozliczeń z kontrahentami.
W kontekście systemów informatycznych wspomagających procesy rejestracji i płatności uczestników funkcjonują w zasadzie dwa modele: przedpłata za usługi oraz zapłata za wykonane usługi. O tym, czym warto kierować się przy wyborze odpowiedniego systemu pisaliśmy w innym poście.
Jeżeli zakupiłeś wcześniej licencję na usługi informatyczne związane z organizowanym kongresem, konferencją lub szkoleniami to praktycznie jedyną możliwością jest negocjowanie z dostawcą przedłużenia licencji, zwrotu niewykorzystanych kredytów itp. Sukces negocjacji zależy od dobrej woli i kondycji finansowej drugiej strony. Nie są to łatwe rozmowy, zwłaszcza gdy dostawca też zanotował spadek przychodów.
Nie masz natomiast żadnych problemów w sytuacji, w której korzystasz z usług w modelu pay-as-you-go, czyli płacisz jedynie za faktycznie zrealizowane usługi, bez konieczności wcześniejszego blokowania kapitału. W tym modelu po prostu przestajesz w dowolnym momencie korzystać z usług. Nie musisz się tłumaczyć ze swojej decyzji, nie płacisz żadnych kar umownych, praktycznie ucinasz przyszłe wydatki do zera bez żadnych konsekwencji.
Wnioski
Pandemia wirusa SARS-CoV-2 pokazała dobitnie, że dotychczasowe modele i sposoby pracy można i należy zmodyfikować. Masa ludzi może efektywnie wykonywać pracę biurową zdalnie, część firm szkoleniowych z powodzeniem przeniosła swoje szkolenia do „chmury”.
Z punktu widzenia zarządzania ryzykiem warto natomiast decydować się na współpracę z dostawcami, którzy niejako w pakiecie swojej oferty zakładają, że z jakichś powodów możesz nagle zrezygnować bez zobowiązań ze swoich planów. W obszarze informatycznego wsparcia procesów rejestracji i sprzedaży biletów takim najbardziej elastycznym rozwiązaniem jest model, w którym nie płacisz z góry za usługi, ale dopiero po ich zrealizowaniu. W ten sposób nie bierzesz na siebie całości ryzyka odwołania przedsięwzięcia.
Jeżeli nawet ze wstępnych obliczeń wydaje się, że wspomniany model jest nieco droższy od alternatywnego (tj. abonamentu lub przedpłaty za usługi), to obecna sytuacja na świecie właśnie zweryfikowała wszystkie „ale”, „może” i „jeżeli”. Pozorna oszczędność może finalnie drogo kosztować.
Pandemia powinna nas czegoś nauczyć. Niech nauczy nas lepszego zarządzania kapitałem, czasem i procesami.