Efektywna komunikacja jest jednym z najważniejszych aspektów skuteczności działania w branży eventowej. Choć umiejętność skutecznego komunikowania się wymaga czasu i praktyki, warto pamiętać, że jest to jedna z najbardziej przydatnych cech w dziedzinie skutecznego zarządzania wydarzeniami. Czym właściwie jest „komunikacja interpersonalna”? W skrócie można uznać, że jest to wymiana informacji między jej uczestnikami. Jej nośnikiem mogą być słowa (wypowiedziane w rozmowie bezpośredniej, telefonicznej, zawarte w komunikacie pisemnym: liście, e-mailu, wiadomości SMS), gesty (komunikacja niewerbalna), ale także obrazy, dźwięki czy też wszelkie inne sygnały.
W teorii słowa wypowiedziane przez nas (nadawcę) stanowią komunikat, który w formie niezmienionej powinien trafić do odbiorcy. W praktyce jednak występuje coś, co lingwiści określają mianem „szumu informacyjnego” – informacja, jaką chce przekazać nadawca, może ulec zniekształceniu lub zakłóceniu. Wówczas nadany przez nas komunikat może zostać odebrany niezgodnie z naszą intencją.
Jak zatem komunikować się efektywnie?
Użyj odpowiednich kanałów komunikowania się
W procesie planowania i organizacji wydarzeń zwykle bierze udział więcej niż jedna osoba, a to oznacza, że konieczne jest skuteczne komunikowanie się z każdą nich.
Dobierając odpowiedni kanał komunikacyjny, daj sobie szansę, by ocenić możliwości interpretacyjne swojego rozmówcy. Dzięki temu będziesz mógł dostosować jak najlepszą formę przekazywania informacji. Na przykład początkującemu wolontariuszowi nie wysyłaj wiadomości SMS z poleceniem wykonania zadania: jest wielkie prawdopodobieństwo, że nie do końca zrozumie on, co powinien zrobić. W sytuacjach, gdy istotne jest pełne zrozumienie między nadawcą a odbiorcą komunikatu, nie ma lepszego kanału niż bezpośredni kontakt z odbiorcą – możesz wówczas zaobserwować jego reakcje na komunikaty i bezpośrednio reagować na nie.
Ogranicz szum komunikacyjny
Szum komunikacyjny może niewiarygodnie zniekształcić informację, warto więc pamiętać o nim i potrafić rozpoznawać zagrożenia. Jeśli rozmawiamy z kimś przez telefon, a za plecami warczy nam silnik kosiarki spalinowej, mamy do czynienia z szumem zewnętrznym – najprostszym do wyeliminowania.
Inny rodzaj szumu pojawia się podczas komunikacji z tzw. trudnym rozmówcą – czy to zbyt pewnym siebie, negatywnie nastawionym, czy też zmęczonym lub roztargnionym. Osoby takie nakładają pewien filtr (określany jako “szum wewnętrzny”) na odbierany komunikat, który znacznie utrudnia komunikację.
Trzeba też pamiętać o innym rodzaju szumu – specyficznym języku organizatorów wydarzeń, który może nie być zrozumiały dla wszystkich, zwłaszcza początkujących członków zespołu. O ile więc, “eventy”, “branża eventowa”, “afterparty” to chleb powszedni, o tyle “landing page” czy “kontrola dostępu” może sprawić więcej trudności lub – co gorsza – wykreować przestrzeń na swobodną interpretację.
Jeśli możesz, unikaj SMS-ów
Wiadomość SMS, mimo że kusi swoją prostotą, niesie ze sobą wiele zagrożeń komunikacyjnych. Trudno za jej pośrednictwem w pełni oddać intencję komunikatu szerszego niż podanie informacji o konkretnym charakterze, np. daty i miejsca konferencji czy warsztatu. W przypadku komunikatów bardziej rozbudowanych warto jednak sięgnąć po telefon i wiadomość e-mail. Wówczas prawdopodobieństwo zniekształcenia informacji będzie mniejsze. Szczególnie istotna jest rozmowa, czy to „twarzą w twarz”, czy telefoniczna – dodaje ona osobisty akcent, którego za pomocą tekstu nie można uzyskać.
Chwyć za słuchawkę telefonu
Nie zapominaj o mocy tradycyjnego telefonu – choć ostatnio rozmowa telefoniczna bywa wypierana przez wiadomości tekstowe, kontakt telefoniczny nadal jest najszybszym kanałem komunikacji w czasie rzeczywistym. Zwykły telefon może okazać się potężnym narzędziem, które pomaga szybko uzyskać potrzebne informacje.
E-maile pisz z głową
Współczesna rzeczywistość e-mailem stoi. Dziś wydaje się, że bez możliwości e-mailowania świat mógłby się zawalić, a żadna sprawa nie byłaby możliwa do załatwienia. Warto jednak pamiętać, że i w tym kanale komunikacyjnym czyhają niebezpieczeństwa zakłócające informację. Aby ich uniknąć, pamiętaj o podaniu wszystkich istotnych wiadomości, trzymaj się zwięzłej formy i nie powtarzaj informacji. Staraj się nie zasypywać skrzynek pocztowych swoich współpracowników – wysyłanie wielu e-maili nie tylko marnuje cenny czas, ale może również być główną przyczyną nieporozumień, ponieważ informacje mogą zostać “zakopane” pod stosem innych lub pominięte. Wysyłaj wiadomość tylko do jej rzeczywistych adresatów!
Spotykaj się
Z pewnością nie chodzi tu o znane niejednemu z nas, ciągnące się godzinami „nasiadówki”. Wystarczą krótkie konkretne spotkania, zapewniające przestrzeń na budowanie relacji międzyludzkich. Im lepiej bowiem znasz swój zespół, a jego członkowie siebie nawzajem, tym łatwiejsze jest wyeliminowanie szumu komunikacyjnego. Komunikacja „twarzą w twarz” jest również nieoceniona w sytuacji konfliktu w zespole – dzięki niej możliwe staje się szybkie wygaszanie potencjalnych pożarów.
Cenna informacja zwrotna
Pamiętaj, że odpowiedzialność za jakość komunikacji przekłada się na współpracę w zespole, ważne jest więc, byś upewnił się, że nadany przez ciebie komunikat po pierwsze – dotarł do odbiorcy, po drugie – został zrozumiany zgodnie z twoją, jako nadawcy, intencją. Zamiast zakładać, że „wiadomo, o co chodzi”, lepiej upewnić się, że rzeczywiście tak jest, a gdy odkryjesz, że zostałeś źle zrozumiany, daje ci to szansę na dokonanie korekty.
***
Komunikacja jest zawsze kluczem do sukcesu w każdej sytuacji, w której podstawą są interakcje międzyludzkie. Planowanie wydarzeń może być bardzo stresującą pracą obejmującą wiele czynności i interakcji jednocześnie, ale efektywna komunikacja z zespołem może znacznie tę pracę ułatwić. Planowanie i organizacja wydarzeń wiąże się z napiętymi terminami i ograniczeniami czasowymi, zatem ogromne znaczenie ma produktywność. Warto pamiętać, że członkowie zespołu mający jasno sformułowane zadania będą działali bardziej produktywnie niż ci błądzący we mgle niejasnych oczekiwań.