Celem dobrze zaprojektowanego systemu zarządzania wydarzeniami jest uproszczenie i ułatwienie organizatorowi wydarzeń jego pracy. Oferta narzędzi służących do zarządzania wydarzeniami jest ogromna. Obecnie na rynku istnieją zarówno najprostsze aplikacje, jak i wielozadaniowe platformy typu „all-in-one”. Jak w tym bogactwie ofert znaleźć najlepszy system zarządzania wydarzeniami? Czy taki w ogóle istnieje? Co znaczy „najlepszy”?

Tak zadane pytanie wydaje się zbyt ogólne i powinno raczej brzmieć: „Jaki system zarządzania wydarzeniami będzie najlepszy DLA MNIE/MOJEJ ORGANIZACJI?” Odpowiedź na tak postawione pytanie będzie wówczas brzmiała: „Taki, który odpowiada moim potrzebom”. W jaki sposób dokonać wyboru? Poniżej kilka wskazówek ułatwiających podjęcie decyzji.

Identyfikacja potrzeb

Sprecyzuj dokładnie, czego od systemu zarządzania wydarzeniami bezwzględnie oczekujesz, a co dla ciebie stanowi jedynie opcję dodatkową. Z badań przeprowadzonych wśród event menadżerów wynika, że do warunków koniecznych należą:

  • rejestracja uczestników na wydarzenie;
  • możliwość zapłaty za wydarzenie on-line (bramki płatności);
  • komunikacja z uczestnikami (mailingi);
  • możliwość wstawienia formularza rejestracyjnego na stronie organizatora.

Warto także, by system oferował opcje dodatkowe w postaci:

Pamiętaj, że przy wyborze systemu nie do końca liczy się ilość, bardziej postaw na jakość. Bardzo rozbudowane platformy oferują wiele opcji, z których niekoniecznie skorzystasz, a za które i tak będziesz musiał zapłacić. I tak na przykład, jeśli organizujesz średniej wielkości szkolenia, nie skorzystasz z opcji planowania rozkładu siedzeń na sali czy też możliwości publikacji abstraktów wykorzystywanej podczas organizacji dużych konferencji.

Bezpieczeństwo danych

Ochrona danych osobowych zawsze była istotną kwestią w procesie zarządzania wydarzeniami, jednak w po wejściu w życie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) (w dniu  25 maja 2018 r.) stała się kwestią szczególnie ważną. Przy wyborze systemu zarządzania wydarzeniami sprawdź, czy oferuje on rozwiązania dostosowujące system do wymagań przepisów. Regulacje RODO dotyczą dwóch zagadnień: relacji między organizatorem a wykorzystywanym przez niego systemem oraz relacji między organizatorem a uczestnikami wydarzeń. W obu tych obszarach system musi zapewniać rozwiązania, które zapewnią zgodność z obowiązującymi przepisami.

Organizator wydarzenia w świetle przepisów jest Administratorem Danych Osobowych uczestników wydarzeń. W związku z tym to na nim spoczywa obowiązek stosowania właściwych rozwiązań w procesie rejestracji uczestników. W tej sytuacji warto wybrać rozwiązania, które systemowo zapewnią  zgodność formularzy rejestracyjnych z przepisami o ochronie danych osobowych.

Prostota użytkowania

Dobrze zaprojektowany system zarządzania wydarzeniami musi być prosty i intuicyjny, zarówno dla organizatora, jak i uczestników wydarzenia korzystających np. z opcji rejestracji. Nie możesz sobie przecież pozwolić na wielogodzinne zapoznawanie się z funkcjonalnościami czy sposobem działania narzędzia. Jest to także ważne w przypadku nowych członków zespołu eventowego. Czas to pieniądz, także czas poświęcony na wdrożenie do pracy niedawno zrekrutowanego koordynatora wydarzeń. Dobrym sposobem jest sprawdzenie, czy demo odpowiada na wszystkie lub większość wątpliwości związanych z funkcjonalnością. Jeśli nie, szukaj dalej. Warto szukać systemów, w którym demo jest ogólnie dostępne na stronie – oszczędzi ci to czas poświęcony na rejestrację czy wysłanie prośby o jego udostępnienie.

Koszty

Zwróć szczegółową uwagę na cennik, np. dobry system rejestracji uczestników na wydarzenia będzie pobierał opłaty za faktycznie zrealizowane i opłacone rejestracje. W ten sposób unikniesz ponoszenia kosztów za niedoszłych uczestników, którzy wstępnie zarejestrowali się, ale szkolenia czy warsztatu nie opłacili i finalnie nie wzięli w nich udziału.

Zwykle także im bardziej rozbudowany program, tym jest on bardziej kosztowny, musisz więc rozważyć, czy potrzebujesz „kombajnu”, czy też wystarczy ci prostsze narzędzie. Jednocześnie warto zwrócić uwagę, czy korzystanie z kilku mniejszych płatnych aplikacji nie będzie cię kosztowało w sumie więcej niż potencjalne wydatki poniesione na system wielozadaniowy.

Rozwiązania mobilne

Dobry system to taki, który jest dostępny i szybki – w tych dwóch kwestiach nie może być kompromisów. Możliwość pracy w dowolnym miejscu i na dowolnym urządzeniu podłączonym do internetu jest niepodważalnym atutem systemów zarządzania wydarzeniami online. Zapewnia to niesamowitą swobodę w zarządzaniu wydarzeniami niezależnie od pory dnia i szerokości geograficznej. Aby w pełni korzystać z tej możliwości zarówno system, jak i mobilna aplikacja muszą zapewniać: odpowiedni uptime (gotowość aplikacji do pracy mierzoną w procentach) oraz odpowiednią szybkość działania. Więcej o dostępności i szybkość działania systemu przeczytasz TUTAJ.

Wsparcie techniczne

Dobre narzędzie to narzędzie sprawdzone w boju. Dobrze dopasowany do twoich potrzeb system będzie twoim partnerem w biznesie. Warto więc, by był solidny. Nieoceniona jest możliwość szybkiego i skutecznego kontaktu, uzyskanie odpowiedzi na nurtujące wątpliwości. Zwróć więc uwagę na czas reakcji personelu obsługi i skuteczność załatwienia sprawy, niezależnie od tego, jakiego medium do kontaktu używasz (rozmowa telefoniczna, czat, e-mail).

Solidny partner

W biznesie, jak i w życiu, warto stawiać na solidnych partnerów. Sprawdź więc, kto przed tobą korzystał z systemu i jakie ma na jego temat zdanie. Zwróć uwagę na opinie pozytywne i negatywne oraz ich autorów. Jeśli z systemu korzystają zarówno duże organizacje, jak i mniejsze firmy szkoleniowe, oznacza to, że jest on uniwersalny, optymalnie skrojony do potrzeb jednych i drugich.

 ***

Bez wątpienia z systemu zarządzania wydarzeniami korzystać warto. Dzięki niemu zwiększysz efektywność działania swojej firmy i oszczędzisz czas. Najlepszy system zarządzania wydarzeniami przy tym to taki, który w największym stopniu odpowie na twoje potrzeby, warto więc – przed ostatecznym podjęciem decyzji – sprecyzować własne oczekiwania i dokładnie sprawdzić ofertę dostępną na rynku.