Zmiana zasad przechowywania danych osobowych uczestników wydarzeń

Informujemy, że z dniem 01.01.2021 r. wprowadzamy zmianę w zasadach przechowywania danych osobowych uczestników zarejestrowanych na wydarzenia w systemie Konfeo. Zmiana ma na celu dostosowanie systemu do przepisów RODO, art. 5, ust. 1, pkt e: Dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane.

Innymi słowy, jeżeli cel, do którego zebrano dane osobowe, został zrealizowany, to dane należy usunąć. Korzystając z Konfeo to Ty jesteś administratorem danych osobowych i powinieneś zadbać o właściwe postępowanie z nimi. Niemniej to My jesteśmy odpowiedzialni za przetwarzanie i bezpieczeństwo tych danych w systemie.

W tym kontekście, z początkiem 2021 r. wprowadzamy mechanizm, który będzie usuwał rejestracje uczestników i faktury z wydarzeń zakończonych 6 miesięcy wcześniej. Skąd wziął się taki okres? Z naszych analiz wynika, że taki przedział czasu jest zupełnie wystarczający na przetworzenie rejestracji uczestników po zakończeniu eventu.

Co to w praktyce oznacza Dla Ciebie? Po 01.01.2021 r. wszystkie dane rejestracyjne w wydarzeniach zakończonych przed 01.07.2020 zostaną bezpowrotnie usunięte. Jeżeli chcesz przetwarzać te dane poza naszym systemem, pobierz je do końca tego roku. Same wydarzenia i ich ustawienia nie będą kasowane. Następnie automat będzie na już bieżąco kasował dane w wydarzeniach zakończonych 6 miesięcy wcześniej.

Tym samym wprowadzamy mechanizm, który chroni Cię w przypadku, gdybyś zapomniał zgodnie z prawem usunąć te dane. Dzięki temu będziemy razem realizować w praktyce zapisy RODO i lepiej chronić dane osobowe.

Aby realizować opisany proces wprowadzimy stosowne zmiany w naszym regulaminie świadczenia usług i umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych. W regulaminie dodamy następujące zapisy w dziale VI. Ochrona prywatności:

Retencja danych osobowych

1. Administrator danych osobowych ma możliwość samodzielnego usunięcia danych osobowych Uczestników Wydarzeń lub też pobrania ich z Serwisu przed upływem okresu przechowania danych wskazanego w pkt. 2.
2. Okres przechowania (inaczej okres retencji) danych osobowych Uczestników Wydarzeń w Serwisie, umożliwiających identyfikację osoby, której dane dotyczą, wynosi 6 miesięcy od daty zakończenia Wydarzenia. 
3. Okres przechowania danych osobowych Organizatorów Wydarzeń, umożliwiających identyfikację osoby, której dane dotyczą, jest zgodny z terminem przedawnienia roszczeń podatkowych. 
4. Po upływie okresów retencji wskazanych w pkt. 2 i 3, dane osobowe usuwamy w sposób całkowity i trwały.

Zmiana regulaminu wchodzi w życie 01.01.2021 r. Jeżeli potrzebujesz pomocy w pobraniu danych z systemu – skontaktuj się z nami.