Z wielką przyjemnością informujemy o włączeniu w Konfeo kolejnej funkcji oszczędzającej czas organizatorów wydarzeń – automatycznego fakturowania. W systemie to tylko jeden “checkbox” do zaznaczenia (w menu Wpłaty / Faktury, zakładka Ustawienia), ale użycie tej opcji niesie za sobą generowanie dokumentów finansowych, więc przeczytaj proszę uważnie ten wpis, zanim ją uruchomisz.
W pierwszym kroku upewnij się, ze ustawienia faktur są poprawne:
- czy podałeś właściwą stawkę VAT (oraz ew. uzasadnienie zwolnienia z VAT);
- czy Format numeracji i Numer następnej faktury są odpowiednie;
- czy Nazwa usługi i Sposób zapłaty są poprawne.
Pamiętaj, że system generuje faktury tylko dla tych uczestników, którzy wypełnili dane do faktury! Po włączeniu opisywanej opcji Konfeo będzie automatycznie wystawiać i wysyłać faktury uczestnikom, których status ZMIENI SIĘ na Zaakceptowany. Oznacza to, że:
- automatyka nie działa wstecz, tj. system nie wysyła faktur uczestnikom zaakceptowanym przed włączeniem opcji;
- możesz włączyć lub wyłączyć automatykę w dowolnym momencie, nawet podczas trwania wydarzenia.
Automatyczne fakturowanie działa jednokrotnie, tj. wystawia tylko pierwszą fakturę dla uczestnika.
Płatność online
Jeżeli używasz płatności online to system automatycznie roześle faktury do uczestników, którzy zapłacili (i tym samym zostali automatycznie zaakceptowani) za udział w szkoleniu czy konferencji. Nie musisz nic klikać, ani akceptować uczestników. Praktycznie rzecz biorąc możesz tylko co jakiś czas zaglądać do systemu i weryfikować status wpłat. Pełna automatyka i wygoda.
Płatność przelewem na konto
Jeżeli udostępniasz uczestnikom swoich wydarzeń możliwość tradycyjnego przelewu na konto to automatyka działa w następujący sposób:
- jeżeli nie podałeś kwoty wpłaty i zaakceptowałeś uczestnika – system wyśle fakturę z należną kwotą za uczestnictwo w wydarzeniu;
- jeżeli podałeś kwotę wpłaty i zaakceptowałeś uczestnika – system wyśle fakturę z podaną kwotą wpłaty;
- jeżeli podałeś kilka wpłat i zaakceptowałeś uczestnika – system wyśle fakturę na kwotę będącą sumą wpłat;
- jeżeli saldo uczestnika wskazuje niedopłatę/nadpłatę i zaakceptowałeś uczestnika – system wyśle fakturę z kwotą realnie wpłaconą przez uczestnika.
Informacje dodatkowe
Data sprzedaży na fakturze będzie ustawiona według poniższych reguł:
- jeśli uczestnik nie ma wpisanych żadnych wpłat – data sprzedaży będzie ustawiona z datą “dzisiejszą”;
- jeśli uczestnik ma wpisane wpłaty – data sprzedaży będzie ustawiona z datą ostatniej wpłaty.
System nie wyśle automatycznie faktury, jeżeli:
- uczestnik nie podał danych do wystawienia faktury;
- nie zaakceptowałeś uczestnika płacącego przelewem na konto;
- jest to kolejna faktura dla tego samego uczestnika.
Mamy nadzieję, że ten wpis wyjaśnia wszystkie wątpliwości związane z automatyką fakturowania. Jeżeli coś jest niejasne – daj nam znać.