Rozważając, w jaki sposób możesz zwiększyć efektywność działania swojej firmy organizującej szkolenia lub konferencje, prędzej czy później zetkniesz się z zagadnieniem dotyczącym wykorzystania systemów rejestracji wspierających organizację różnego typu wydarzeń. Na rynku są dostępne lokalne i zagraniczne rozwiązania, zarówno działające online, jak i przeznaczone do samodzielnego zainstalowania na dostępnym serwerze.

Generalnie wszystkie systemy mają na celu ułatwienie pracy organizatorom wydarzeń. Jeżeli masz wątpliwości, czy potrzebujesz takiego rozwiązania w swojej działalności to poniżej przybliżamy ci 5 głównych powodów, dla których warto skorzystać z internetowego systemu rejestracji uczestników.

Oszczędność czasu

Można tytuł sformułować inaczej – oszczędność pieniędzy. Dobrze zaprojektowany system rejestracji oszczędzi mnóstwo twojego czasu (lub twojego personelu) na wykonanie żmudnych czynności. Wprowadzi standaryzację i automatyzację tam, gdzie to tylko możliwe. Uwalniając się od potrzeby ręcznych działań zyskasz czas na działania sprzedażowe lub marketingowe, które mogą przynieść ci wymierne efekty. Jeżeli jesteś zarobiony po uszy, to zyskasz czas na odpoczynek.

Nie trzeba chyba tego wątku rozwijać – zamiast wysyłać ręcznie potwierdzenia rejestracji, otrzymania wpłaty itp., możesz zająć się przygotowaniem planów, w jaki sposób pozyskać nowego klienta. Zamienisz rutynowe pasywne czynności na aktywne działania sprzedażowe. Z tym argumentem nie można dyskutować.

Bezpieczeństwo danych

Temat rzeka, ale skrócimy go do niezbędnego minimum. Bezpieczeństwo danych osobowych twoich klientów jest kluczową sprawą zwłaszcza w kontekście rozporządzenia RODO. W przypadku utraty danych lub ich wycieku musisz liczyć się z nieprzyjemnymi konsekwencjami. Nie będziemy straszyć cię karami administracyjnymi wynikającymi z rozporządzenia – chodzi nam raczej o bezpośrednie skutki, takie jak:

  • utrata bazy danych klientów
  • brak dostępu do bieżącej informacji (uczestnicy, rozliczenia itp.) o organizowanych wydarzeniach
  • utrata dokumentów księgowych

Przechowywanie plików w chmurze (DropBox, Google Drive itp.) jest jakimś pośrednim rozwiązaniem, ale zgubienie, kradzież lub przypadkowe udostępnienie komputera postronnym osobom oznacza, że będą one miały dostęp do zgromadzonych tam informacji. Sam widzisz, że nie można tego rozwiązania uznać za bezpieczne.

Jeśli nie przechowujesz plików w chmurze, tylko na komputerze, to narażasz się na ostateczną utratę danych w przypadku awarii sprzętu. Nie… od momentu wprowadzenia RODO nie możesz już tak prowadzić biznesu.

Tylko przechowywanie danych w odpowiednio zabezpieczonym systemie pozwoli ci spać spokojnie. Dostawcy oprogramowania wykonują automatyczne, częste kopie zapasowe bazy danych, więc nawet w przypadku awarii sprzętu można je odzyskać. Dostęp do informacji jest zabezpieczony hasłem, a protokół łączenia się z bazą danych – szyfrowany. To są nowoczesne rozwiązania technologiczne, rekomendowane w rozporządzeniu RODO.

Wszystko w jednym miejscu

Korzystając z systemu rejestracji uczestników, wszystkie niezbędne informacje masz pod ręką i w jednym miejscu. Logując się do systemu widzisz od razu bieżący status spraw: liczbę rejestracji oraz otrzymanych i potencjalnych wpłat od uczestników. Możesz zobaczyć szczegóły transakcji dotyczące dowolnego uczestnika, wystawić fakturę, wysłać mailing do odpowiednich grup osób lub uczestników o wybranym statusie.

Jednym zdaniem – korzystając z odpowiedniego systemu rejestracji automatycznie porządkujesz i usprawniasz zarządzanie swoimi wydarzeniami.

Dostępność i szybkość działania systemu

Możliwość pracy w dowolnym miejscu i na dowolnym urządzeniu podłączonym do internetu jest niepodważalnym atutem systemów rejestracji online. Zapewnia to niesamowitą swobodę w zarządzaniu wydarzeniami niezależnie od pory dnia i szerokości geograficznej. Aby w pełni korzystać z tej możliwości system musi jednak zapewniać dwie rzeczy: odpowiedni uptime (gotowość aplikacji do pracy mierzoną w procentach) oraz odpowiednią szybkość działania.

Czas gotowości, lub inaczej dostępności aplikacji, nie powinien być niższy niż 98%, natomiast nie jest możliwe, aby wynosił 100%. Nawet przeglądarka Google jest dostępna „jedynie” w 99,99%. Jeżeli system rejestracji jest dostępny powyżej 99% czasu to możesz śmiało z niego korzystać. Zwykle niedostępność systemu wynika z zaplanowanych przerw technicznych na aktualizację oprogramowania lub wdrożenie nowych rozwiązań, stąd osiągnięcie 100% dostępności po prostu nie jest możliwe.

Drugim równie ważnym czynnikiem jest szybkość działania samej aplikacji. Wysoka wartość parametru uptime nie będzie wiele warta, jeśli program działa wolno. Jeżeli każda czynność w systemie wiąże się z długim oczekiwaniem na reakcję systemu (np. zapis danych do bazy), to może to „zabić” sens korzystania z takiej aplikacji.

W skrócie, aplikacja musi być dostępna i szybka – w tych dwóch kwestiach nie może być kompromisów. System spełniający te dwa warunki bije na głowę wszystkie programy instalowane tradycyjnie na komputerach.

Dostęp do nowoczesnych rozwiązań

System rejestracji uczestników rozwijany według potrzeb i sugestii organizatorów wydarzeń zaoferuje ci możliwość korzystania z funkcjonalności niedostępnych w standardowych rozwiązaniach. Będziesz mieć możliwość pracy z aplikacją rozwijaną według najlepszych praktyk na rynku i dostosowaną do oczekiwań wielu różnych organizacji.

Jak to należy rozumieć? Twórcy aplikacji nie żyją w próżni. Otrzymujemy dużo uwag i sugestii oraz nieustannie stykamy się z różnymi punktami widzenia użytkowników naszego systemu. Rozwój oprogramowania jest więc naszą odpowiedzią na potrzeby osób i firm, które prowadzą biznes podobny do twojego. Często wiecie lepiej od nas, jak powinien działać system, ale czasem otrzymujecie od nas niespodziewaną nowinkę, która okazuje się dla was świetnym rozwiązaniem.

Dzieje się tak dlatego, że w rozwój systemu zaangażowani są nie tylko programiści ale przede wszystkim jego końcowi użytkownicy. Dzięki temu otrzymujesz narzędzie zawierające w sobie know-how wielu naprawdę mądrych osób z branży szkoleniowej. To jest niezwykle istotna wartość dodana, o której warto pamiętać.