Jeżeli przetestowałeś już różne systemy rejestracji uczestników na szkolenia lub konferencje i zastanawiasz się nad wyborem najlepszej opcji, to przed podjęciem ostatecznej decyzji powinieneś porównać je przynajmniej pod względem następujących trzech czynników:

  • dostępność aplikacji (ang. uptime), czyli inaczej gotowość systemu do sprawnej pracy
  • bezpieczeństwo informacji (kopie zapasowe danych, protokół SSL, stosowane technologie)
  • wsparcie techniczne (szybkość reakcji na zapytania, gotowość do rozwiązywania problemów, komunikatywność)

Każdy z wyżej wymienionych elementów jest niezwykle istotny dla bezpieczeństwa i sprawnego działania twojej firmy lub organizacji.

Dostępność aplikacji

Czas dostępności aplikacji lub inaczej gotowości do pracy mierzy się w procentach w dłuższym okresie czasu. Generalnie nie powinien być niższy niż 98%, co oznacza, że w ciągu 24 godzin czas przestoju w pracy aplikacji nie powinien być dłuższy niż 28 minut. Dla porównania, przeglądarka Google jest dostępna w 99,99%. Osiągnięcie czasu dostępności na poziomie 100% w dłuższym okresie czasu jest praktycznie niemożliwe.

Wobec powyższego system rejestracji, który jest w stanie gotowości powyżej 99% można uznać za odpowiedni do naszych potrzeb. Zauważ, że niedostępność nie oznacza zwykle problemów z samym systemem, ale wynika z zaplanowanych przerw technicznych związaną z aktualizacją oprogramowania lub wdrożeniem nowych rozwiązań.

Bezpieczeństwo informacji

Sprawdź przede wszystkim jak często administratorzy systemu wykonują kopie zapasowe danych i jak szybko są w stanie przywrócić działanie systemu, jeśli z jakichś powodów nastąpiła awaria. Częstotliwość backupu jest kluczowa w kontekście bezpieczeństwa twoich danych.

Upewnij się, ze system korzysta z protokołu SSL do szyfrowania połączenia między serwerem a przeglądarką internetową. Tu sprawa jest prosta: zdecydowanie odrzuć system, który nie ma wdrożonego SSL. Sprawdzisz to łatwo: adres internetowy w przeglądarce powinien zaczynać się od https://… i być poprzedzony ikoną kłódki. Jeśli widzisz http://… i ikony – zamknij okienko i zapomnij o tej aplikacji.

Warto również zapytać, z jakich technologii korzystają twórcy oprogramowania i jak często je aktualizują. Nie powinni mieć w tym względzie nic do ukrycia, skoro będziesz płacić za korzystanie z ich platformy. Zapytaj o język programowania aplikacji (np. Ruby, PHP) i rodzaj bazy danych (np. PostgreSQL, MySQL). Łatwo sprawdzisz, z jakiej wersji korzystają programiści, a zatem na ile bezpieczne i nowoczesne jest oprogramowanie. Im starsza wersja używanej technologii tym większe zagrożenie atakiem hakerów. Nowoczesny i stale rozwijany system będzie bazował na aktualnych, bezpiecznych i sprawdzonych technologiach.

Wsparcie techniczne

Ostatni punkt tej listy, ale równie istotny jak poprzednie. Gdy rozpoczynasz poznawanie nowego oprogramowania nierzadko zdarza się, że masz jakieś pytania lub po prostu nie wiesz, jak wykonać jakąś czynność. Łapiesz za telefon, lub – jeżeli dostawca oprogramowania nie udostępnia takiej formy kontaktu – piszesz maila z prośbą o pomoc, licząc na szybkie rozwiązanie problemu.

Część osób lubi mieć świadomość, że “za systemem” stoją ludzie “z krwi i kości”, a nie tylko maszyna, i bardziej woli rozmowę telefoniczną, niż asynchroniczny kontakt (czat, e-mail). Brak takiej możliwości nie powinien cię jednak zniechęcać, gdyż takie są tendencje w internecie – część firm świadomie rezygnuje z telefonicznego wsparcia na rzecz zgłoszeń elektronicznych. W każdym wypadku liczy się natomiast czas reakcji personelu obsługi i skuteczność załatwienia sprawy.

Szybkie i skuteczne rozwiązanie twojego zgłoszenia będzie świadczyć o tym, że firma troszczy się o swoich klientów i możesz liczyć na wsparcie przy okazji dalszej współpracy. Opóźniona reakcja, a w najgorszym wypadku, brak reakcji lub nieskuteczne załatwienie sprawy powinna stawiać pod dużym znakiem zapytania sens nawiązania lub kontynuowania współpracy.

W biznesie, jak i w życiu, warto stawiać na solidnych partnerów.