To jest kontynuacja postu dotyczącego wykorzystania analizy SWOT do ewaluacji wydarzenia i wypracowania standardów działania, zapewniających kolejnym eventom wysoką jakość. W pierwszej części zajęliśmy się przybliżeniem przykładów mocnych i słabych stron. W tej części przyjrzymy się przykładom szans i zagrożeń stojących przed każdym organizatorem wydarzeń.

Czas na szanse i zagrożenia. W wielkim skrócie są to czynniki zewnętrzne, które mogą okazać się pomocne (szanse) lub szkodliwe (zagrożenia) dla osiągnięcia celów projektu.

Szanse i możliwości

Na chłodno przyjrzyj się, jakie istnieją szanse i możliwości dla realizacji celu twojego przedsięwzięcia. Przemyśl, w jaki sposób dzięki nim możesz wzmocnić swój potencjał.

Przykłady szans i możliwości:

  • konferencja/szkolenie/warsztat wypełniły lukę edukacyjną na rynku;
  • po podsumowaniu koszty wydarzenia okazały się niższe niż zakładany budżet.

Szanse i możliwości – co dalej?

Jeśli zidentyfikowałeś szanse i możliwości, nie zatrzymuj się, idź za ciosem! Szanse pojawiają się przecież po to, aby je wykorzystywać. I tak:

  • luka edukacyjna na rynku – jeśli właśnie z sukcesem udało ci się zapełnić niszę na rynku, gratulacje – masz poważną szansę na ugruntowanie swojej pozycji i przygotowanie się na czasy, gdy konkurencja będzie większa; nie zwlekaj, podejmij działania;
  • koszty niższe niż zakładany budżet – to sytuacja, której konkurenci mogą tobie pozazdrościć, wykorzystaj ją, by przygotować się na potencjalne “gorsze czasy” lub przeznacz zaoszczędzone pieniądze na wsparcie promocyjne kolejnego wydarzenia

Zagrożenia

Przeanalizuj zagrożenia, które sprawiły lub mogły sprawić, że twoje wydarzenie nie do końca przebiegło zgodnie z planem. To z kolei może wpłynąć na powodzenie kolejnego przedsięwzięcia.

Przykłady zagrożeń:

  • pojawiły się negatywne opinie o wydarzeniu;
  • uczestnicy dobrze oceniają wydarzenie, ale wskazują, że oferta konkurentów jest zbliżona lub lepsza.

Zagrożenia – co dalej?

Jeśli podczas twojego wydarzenia pojawiły się zagrożenia, które poważnie mogły zaszkodzić (lub zaszkodziły) sukcesowi wydarzenia, nie poddawaj się, potraktuj je jako informację o “obszarach do modyfikacji”. I tak:

  • negatywne opinie o wydarzeniu – raz na jakiś czas takie opinie się pojawią. To po prostu nieuniknione. Podejmij działania, które sprawią, że krytyka stanie się konstruktywna. O tym co konkretnie możesz zrobić, pisaliśmy TUTAJ;
  • silna konkurencja – nie jest to powód do rezygnacji z organizowania wydarzeń w danej branży, jest to jednak przesłanka do tego, by wypracować unikalną ofertę. Jeśli nie jest to możliwe w wymiarze zasadniczym (np. ze względu na specyfikę branży), nadaj wyjątkowości szczegółom (np. przebiegowi wydarzenia, jego oprawie itd.), wybierz fenomenalnych wykładowców  czy zaproponuj wyjątkowe miejsce wydarzenia.

***

Analiza SWOT dokonana po wydarzeniu pozwoli ci zidentyfikować mocne i słabe strony eventu oraz szanse, jakie możesz w przyszłości wykorzystać, a także zagrożenia, które mogą stanąć na drodze realizacji kolejnego wytyczonego celu. Warto, byś pozyskane informacje zebrał w tabeli (w sieci znajdziesz gotowe formatki, które możesz wykorzystać w programach Word, Excel czy PowerPoint) i zastanowił się, w których ze wskazanych elementów widoczne są prawidłowości obrazujące pewne procesy związane z organizacją wydarzeń. Wzmacniając już istniejące korzystne procesy oraz doskonaląc te, który wymagają poprawek, będziesz na dobrej drodze do standaryzacji dobrych praktyk, a to z kolei ułatwi uzyskanie sukcesu przy kolejnych projektach.