Organizatorom wydarzeń – szkoleń, warsztatów czy konferencji – we wcześniejszych postach proponowaliśmy wykorzystanie analizy SWOT podczas planowania wydarzenia.

Dzisiaj przedstawimy, jak analizę SWOT wykorzystać do ewaluacji wydarzenia i wypracowania standardów działania, zapewniających organizowanym przez ciebie wydarzeniom wysoką jakość. To proste narzędzie, jakim jest analiza SWOT, pozwoli ci wyeliminować niedociągnięcia, ograniczyć ryzyko niepowodzenia podczas kolejnych eventów i udoskonalić ofertę tak, by przyciągała jeszcze więcej zainteresowanych uczestników.

SWOT w wielkim skrócie

Szczegółowe informacje na temat analizy SWOT zawarliśmy TUTAJ. Teraz tylko mała przypominajka: Analiza SWOT to narzędzie pomagające ocenić mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia związane z projektem. Co oznacza SWOT?

S” (strengths) to Mocne strony

W” (weaknesses) to Słabe strony

O” (opportunities) to Szanse i Możliwości

T” (threats) to Zagrożenia

Jak możesz analizę SWOT wykorzystać po zakończeniu eventu? O tym poniżej.

Zaczniemy od mocnych i słabych stron przedsięwzięcia. Są to te jego cechy, o których można powiedzieć, że mogą przyczynić się do osiągnięcia sukcesu lub przeszkodzić w jego realizacji.

Mocne strony wydarzenia – czyli co się sprawdziło?

Krytycznie przyjrzyj się mocnym stronom twojego eventu. Zastanów się, co przyczyniło się do osiągnięcia sukcesu.

Przykłady mocnych stron:

  • twój zespół eventowy– podczas wydarzenia zaprocentowało doświadczenie i koordynacja spraw; członkowie zespołu (zarówno wolontariusze, jak i zawodowi koordynatorzy wydarzeń) wiedzieli, co mają robić, byli przygotowani do radzenia sobie z sytuacjami nieprzewidzianymi, byli zaangażowani;
  • rejestracja uczestników przebiegła bezproblemowo – rozwiązania informatyczne do zarządzania wydarzeniami w pełni się sprawdziły: system rejestracji i obsługi płatności się nie zawieszał, proces przebiegł bez żadnych problemów;
  • działania marketingowe podjęte w social mediach okazały się skuteczne – wykorzystane narzędzia promocji wydarzeń okazały się efektywne;
  • wykładowcy / trenerzy okazali się hitem tego wydarzenia – byli bezbłędnie przygotowani, poprowadzili wykłady/warsztaty z entuzjazmem, uczestnicy ocenili ich wysoko.

Mocne strony – co dalej?

Jeśli już zidentyfikowałeś mocne strony wydarzenia, które właśnie się odbyło, zastanów się, które z nich mają wspólne powtarzalne cechy (zapewne większość, chyba że za każdym razem realizujesz kompletnie odmienny projekt). Elementy te możesz umieścić na swojej checkliście – będziesz mógł wówczas na bieżąco monitorować realizację tych procesów, które zapewnią powtarzalność sukcesu, np.:

Jednym słowem – wykorzystaj własne dobre praktyki. Spraw, by stały się częścią standardowego procesu gwarantującego wysoką jakość.

Słabe strony – czyli co muszę poprawić?

Zastanów się, co okazało się słabą stroną twojego wydarzenia. Przede wszystkim – co przeszkodziło przedsięwzięciu w osiągnięciu pełnego sukcesu.

Przykłady słabych stron:

  • niedoświadczeni członkowie zespołu;
  • niewydolny system rejestracji i obsługi wydarzeń;
  • niedostateczna jakość cateringu;
  • nieodpowiednie miejsce wydarzenia.

Słabe strony – co dalej?

Zidentyfikowanie słabych stron wydarzenia powinno być dla ciebie lekcją, jak czegoś na przyszłość nie robić oraz jak wypracować standardy umożliwiające uniknięcie takich sytuacji. I tak:

  • zespół eventowy – jeśli w twoim zespole eventowym z jakieś przyczyny na pierwszej linii kontaktu z uczestnikiem znalazła się osoba niespecjalnie gotowa do radzenia z sobie z tzw. trudnymi klientami, a taki wam się przytrafił, upewnij się, że w przyszłości się to nie zdarzy, pomoże ci w tym checklista;
  • system rejestracji– jeśli system, z którego korzystałeś okazał się niewydajny, zawieszał się, działał wolno, miał kłopoty z obsłużeniem dużego ruchu w internecie czy wręcz utracił dane (też takie są), czas na zmianę, nie czekaj aż sytuacja powtórzy się przy kolejnym wydarzeniu;
  • catering – w przysłowiu “przez żołądek do serca” jest wiele prawdy i o ile sam posiłek nie jest zasadniczą częścią wydarzenia, o tyle niesmaczny czy kiepsko podany pozostanie w pamięci uczestników na dłużej; Zweryfikuj dostawców, sprawdź jakość dań podczas degustacji, pozycję tę także umieść w checkliście;
  • miejsce wydarzenia – jeśli nie spełniło oczekiwań zarówno twoich, jak i uczestników wydarzenia, zastanów się dlaczego tak się stało, czy wina leży po twojej stronie (nie zweryfikowałeś obiektu osobiście podczas wizyty sprawdzającej) czy po stronie obiektu (nie wywiązano się z umowy). Tak czy inaczej, wprowadź nowe standardy dotyczące czasu i wyboru miejsca, spraw, by miały one odzwierciedlenie w checkliście.

***

Ciąg dalszy TUTAJ