Uczymy się na błędach – jak wykorzystać analizę SWOT do oceny wydarzenia i doskonalenia własnej oferty (cz. 1)

Organizatorom wydarzeń – szkoleń, warsztatów czy konferencji – we wcześniejszych postach proponowaliśmy wykorzystanie analizy SWOT podczas planowania wydarzenia.

Dzisiaj przedstawimy, jak analizę SWOT wykorzystać do ewaluacji wydarzenia i wypracowania standardów działania, zapewniających organizowanym przez ciebie wydarzeniom wysoką jakość. To proste narzędzie, jakim jest analiza SWOT, pozwoli ci wyeliminować niedociągnięcia, ograniczyć ryzyko niepowodzenia podczas kolejnych eventów i udoskonalić ofertę tak, by przyciągała jeszcze więcej zainteresowanych uczestników.

SWOT w wielkim skrócie

Szczegółowe informacje na temat analizy SWOT zawarliśmy TUTAJ. Teraz tylko mała przypominajka: Analiza SWOT to narzędzie pomagające ocenić mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia związane z projektem. Co oznacza SWOT?

S” (strengths) to Mocne strony

W” (weaknesses) to Słabe strony

O” (opportunities) to Szanse i Możliwości

T” (threats) to Zagrożenia

Jak możesz analizę SWOT wykorzystać po zakończeniu eventu? O tym poniżej.

Zaczniemy od mocnych i słabych stron przedsięwzięcia. Są to te jego cechy, o których można powiedzieć, że mogą przyczynić się do osiągnięcia sukcesu lub przeszkodzić w jego realizacji.

Mocne strony wydarzenia – czyli co się sprawdziło?

Krytycznie przyjrzyj się mocnym stronom twojego eventu. Zastanów się, co przyczyniło się do osiągnięcia sukcesu.

Przykłady mocnych stron:

  • twój zespół eventowy– podczas wydarzenia zaprocentowało doświadczenie i koordynacja spraw; członkowie zespołu (zarówno wolontariusze, jak i zawodowi koordynatorzy wydarzeń) wiedzieli, co mają robić, byli przygotowani do radzenia sobie z sytuacjami nieprzewidzianymi, byli zaangażowani;
  • rejestracja uczestników przebiegła bezproblemowo – rozwiązania informatyczne do zarządzania wydarzeniami w pełni się sprawdziły: system rejestracji i obsługi płatności się nie zawieszał, proces przebiegł bez żadnych problemów;
  • działania marketingowe podjęte w social mediach okazały się skuteczne – wykorzystane narzędzia promocji wydarzeń okazały się efektywne;
  • wykładowcy / trenerzy okazali się hitem tego wydarzenia – byli bezbłędnie przygotowani, poprowadzili wykłady/warsztaty z entuzjazmem, uczestnicy ocenili ich wysoko.

Mocne strony – co dalej?

Jeśli już zidentyfikowałeś mocne strony wydarzenia, które właśnie się odbyło, zastanów się, które z nich mają wspólne powtarzalne cechy (zapewne większość, chyba że za każdym razem realizujesz kompletnie odmienny projekt). Elementy te możesz umieścić na swojej checkliście – będziesz mógł wówczas na bieżąco monitorować realizację tych procesów, które zapewnią powtarzalność sukcesu, np.:

Jednym słowem – wykorzystaj własne dobre praktyki. Spraw, by stały się częścią standardowego procesu gwarantującego wysoką jakość.

Słabe strony – czyli co muszę poprawić?

Zastanów się, co okazało się słabą stroną twojego wydarzenia. Przede wszystkim – co przeszkodziło przedsięwzięciu w osiągnięciu pełnego sukcesu.

Przykłady słabych stron:

  • niedoświadczeni członkowie zespołu;
  • niewydolny system rejestracji i obsługi wydarzeń;
  • niedostateczna jakość cateringu;
  • nieodpowiednie miejsce wydarzenia.

Słabe strony – co dalej?

Zidentyfikowanie słabych stron wydarzenia powinno być dla ciebie lekcją, jak czegoś na przyszłość nie robić oraz jak wypracować standardy umożliwiające uniknięcie takich sytuacji. I tak:

  • zespół eventowy – jeśli w twoim zespole eventowym z jakieś przyczyny na pierwszej linii kontaktu z uczestnikiem znalazła się osoba niespecjalnie gotowa do radzenia z sobie z tzw. trudnymi klientami, a taki wam się przytrafił, upewnij się, że w przyszłości się to nie zdarzy, pomoże ci w tym checklista;
  • system rejestracji– jeśli system, z którego korzystałeś okazał się niewydajny, zawieszał się, działał wolno, miał kłopoty z obsłużeniem dużego ruchu w internecie czy wręcz utracił dane (też takie są), czas na zmianę, nie czekaj aż sytuacja powtórzy się przy kolejnym wydarzeniu;
  • catering – w przysłowiu “przez żołądek do serca” jest wiele prawdy i o ile sam posiłek nie jest zasadniczą częścią wydarzenia, o tyle niesmaczny czy kiepsko podany pozostanie w pamięci uczestników na dłużej; Zweryfikuj dostawców, sprawdź jakość dań podczas degustacji, pozycję tę także umieść w checkliście;
  • miejsce wydarzenia – jeśli nie spełniło oczekiwań zarówno twoich, jak i uczestników wydarzenia, zastanów się dlaczego tak się stało, czy wina leży po twojej stronie (nie zweryfikowałeś obiektu osobiście podczas wizyty sprawdzającej) czy po stronie obiektu (nie wywiązano się z umowy). Tak czy inaczej, wprowadź nowe standardy dotyczące czasu i wyboru miejsca, spraw, by miały one odzwierciedlenie w checkliście.

***

Ciąg dalszy TUTAJ

 

Your browser is out of date. It has security vulnerabilities and may not display all features on this site and other sites.

Please update your browser using one of modern browsers (Google Chrome, Opera, Firefox, IE 10).

X