Dzisiejszy post jest ostatnim z serii poświęconej możliwym rozwiązaniom technologicznym systemów rejestracji uczestników na wydarzenia. Poprzednie dwa wpisy dotyczyły stworzenia autorskiego (własnego) systemu rejestracji oraz darmowych (lub niewiele płatnych) rozwiązań bazujących na otwartym kodzie źródłowym (open-source).

Dzisiejszy post jest poświęcony podsumowaniu zalet i wad płatnych systemów rejestracji, możliwych do szybkiego uruchomienia na stronie internetowej organizatora wydarzeń.

Płatny system rejestracji

W sieci dostępnych jest bardzo dużo systemów służących do rejestracji uczestników wydarzeń na szkolenia lub konferencje. Są to produkty typu Saas (ang. Software as a service), czyli oprogramowanie jako usługa.

Ogromna większość z dostępnych systemów jest dedykowana na rynek amerykański, co oznacza, że nie znajdziesz w nich rozwiązań niezbędnych dla polskiego organizatora wydarzeń. Dotyczy to zwłaszcza braku odpowiednich szablonów faktur, czy – prozaiczna sprawa – braku polskiego tłumaczenia systemu, w tym wysyłanych maili itp. Dlatego też w tym poście skupimy się na działających systemach, które oferują funkcjonalność dostosowaną do wymagań naszego rynku eventowego (generują odpowiednie faktury, działają w języku polskim itd.).

Aby korzystać z komercyjnego systemu rejestracji online należy w każdym przypadku założyć konto administracyjne. Generalnie na rynku tego typu usług można wyróżnić dwa modele cenowe:

  • stała opłata miesięczna lub roczna niezależna od liczby rejestracji (Conrego);
  • zmienna opłata uzależniona tylko od liczby przyjętych rejestracji (Konfeo, Syskonf, Coffee, Evenea).

Jeżeli skala Twojego biznesu jest duża, to na pierwszy rzut oka model cenowy bazujący na stałym abonamencie może wydawać się korzystniejszy. Musisz jednak wziąć pod uwagę, że branża szkoleń i konferencji jest wyjątkowo sezonowa – stała opłata oznacza konieczność ponoszenia kosztów w „martwych” sprzedażowo miesiącach.

Z kalkulacji kosztów może teoretycznie wynikać, że bardziej opłaca się wybrać system abonamentowy, ale jeżeli odczuwasz mocno sezonowość sprzedaży, to bezpieczniejszym biznesowo modelem cenowym jest prowizja od sprzedanego biletu. Łatwo wkalkulujesz koszt systemu w cenę wejściówki i w ten sposób będziesz korzystać z systemu „za darmo”. W „słabych” miesiącach nie będziesz ponosić żadnych kosztów. Upewnij się jednak zawczasu, czy prowizja jest naliczana tylko od opłaconych rejestracji (Konfeo, Evenea) – taki model cenowy jest najbardziej transparentny i przewidywalny. W przeciwnym wypadku okaże się, że zapłacisz za każdego uczestnika niezależnie od tego, czy zapłacił za udział w wydarzeniu (Syskonf, Coffee).

Wady i zalety

Niewątpliwą zaletą systemów oferowanych przez zewnętrzne firmy jest brak konieczności ponoszenia kosztów inwestycyjnych i procedury żmudnego uruchamiania systemu. Po poprawnym założeniu konta oprogramowanie po prostu działa i możesz z niego od razu korzystać. Tak to przynajmniej działa w dobrze zorganizowanych systemach. Jeżeli musisz z jakiegoś powodu czekać na uruchomienie konta to jest to przesłanka do rezygnacji z usługi.

Mocną stroną systemów, które mają dużą bazę klientów i rozwijają się, jest dostosowanie funkcjonalności do oczekiwań rynku eventowego. Dostawca takiego oprogramowania odpowiada na potrzeby wielu różnych klientów, wobec czego możesz spodziewać się, że twoje podstawowe wymagania będą spełnione w standardzie programu. Jeżeli potrzebujesz dodatkowych opcji – nie wahaj się o nie zapytać. Może też okazać się, że w standardzie jest jakaś funkcjonalność, o której nie myślałeś, a która bardzo ułatwi Ci pracę.

Z założenia dostawca oprogramowania zwraca szczególną uwagę na bezpieczeństwo przesyłu informacji, regularne wykonywanie kopii bezpieczeństwa, dostosowanie produktu do wymagań różnych przeglądarek internetowych. Gwarantuje szybką reakcję na nieprawidłowe działanie systemu lub zgłaszane problemy i zapytania. Jeżeli tak się dzieje, to masz do czynienia z ludźmi, którzy znają się na rzeczy. Jeśli nie – poszukaj alternatywnego systemu.

Wartością dodaną dobrego systemu będzie również jego dostosowanie do obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych (RODO). Możesz spotkać się z systemowym rozwiązaniem, które zdejmie Ci z głowy konieczność żmudnego dostosowania okienek w formularzach (Konfeo).

Jakie są wady płatnych systemów rejestracji? Na pewno cena – trzeba za nie płacić ;-). Tak na poważnie – unikaj zdecydowanie produktów, które „każą” Ci wiązać się z nimi długotrwałymi umowami – korzystaj z wolności w nieograniczonym korzystaniu i zaprzestaniu korzystania z usługi. Unikaj również produktów, które mają skomplikowany lub niezrozumiały cennik.

Wadą produktu może być na pewno szybkość i stabilność działania aplikacji. Im bardziej skomplikowany produkt, tym wolniej działa. Wyniki badania Event Manager Blog ze stycznia 2018 r. wskazują, że organizatorzy wydarzeń poszukują rozwiązań dedykowanych, a nie „wszystko w jednym” (all-in-one solutions). Sprawdź więc działanie systemu przed podjęciem decyzji o korzystaniu z niego. Niezwykle przydatną cechą jest w tym wypadku możliwość przetestowania systemu, zanim założysz konto. Podobnie jak w salonie samochodowym – przed podjęciem decyzji wykonujesz jazdę testową. Poważny dostawca oprogramowania ułatwi Ci obejrzenie działania programu na koncie demonstracyjnym i to najlepiej bez zbędnych formalności (Konfeo). Korzystają z demo bardzo szybko możesz określić, czy dany system odpowiada na Twoje potrzeby.

Słabością systemu może być również jego ograniczona funkcjonalność, np. możliwość zorganizowania tylko jednego wydarzenia w ramach abonamentu (Conrego). Jeżeli organizujesz wiele różnych eventów, korzystaj z systemów, które umożliwiają łatwą organizację wielu wydarzeń jednocześnie (Konfeo, Evenea).

Podsumowanie

Korzystanie z płatnych systemów rejestracji jest rozsądną decyzją biznesową. Za niewygórowaną cenę możesz dysponować narzędziem, które zaoszczędzi masę Twojego czasu, a tym samym pieniędzy. Za mniejszą kwotę niż wynoszą opłaty operatorów płatności online wprowadzisz automatyzację i standaryzację pracy oraz wyeliminujesz pomyłki. Zdejmiesz sobie również z głowy sprawy typowo techniczne, związane z bezpieczeństwem danych i przepisami RODO.

Zdecydowanie warto inwestować w zwiększenie efektywności pracy oraz oszczędność czasu. Pamiętaj, że czasu nie kupisz za żadne pieniądze.