“Potęga checklisty” to tytuł polskiego przekładu bestsellera The Checklist Manifesto Atula Gawande – chirurga, wieloletniego autora felietonów w czasopiśmie The New Yorker, wybitnego mówcy i badacza kwestii zdrowotnych. Autor przekonuje w niej, że checklisty są narzędziem pomagającym uniknąć wielkich katastrof w wielu obszarach naszego życia, nie tylko w obszarze medycznym, choć to na nim skupił się w szczególności. Czym więc jest checklista? Jest to zwykła lista kontrolna, która w swej prostocie pomaga pracować bardziej efektywnie i minimalizować ryzyko popełnienia błędu. To proste narzędzie z powodzeniem wykorzystują inżynierowie, lekarze, piloci, nie stoi więc nic na przeszkodzie, by stała się ona częścią warsztatu pracy organizatora wydarzeń.

Lista kontrolna (checklist) a lista rzeczy do zrobienia (to-do list)

Czy checklista i to-do lista to to samo? Pozornie tak, jednak w rzeczywistości to dwie różne rzeczy. Checklisty stanową pewnego rodzaju kodyfikację standardowych procesów. Nie są to listy czynności do wykonania, a opisy procesu biznesowego, w naszym przypadku procesu organizacji wydarzenia (event management). Checklista zawiera standardowe kroki, o których nie można zapomnieć w tym procesie (np. wynajem sali).

Listy rzeczy do zrobienia mają natomiast bardziej doraźny charakter, zawierają elementy, które znikają z listy po wykonaniu (np. zadzwonić do XY w sprawie Z). Listy kontrolne stanową wsparcie w przypadku powtarzających się procesów, natomiast w przypadku list rzeczy do zrobienia zajmują się tylko sytuacjami ad hoc. Jednocześnie warto wspomnieć, że lista kontrolna może  wyglądać jak lista rzeczy do zrobienia.

Czy potrzebuję checklisty?

Atul Gawande zarówno w książce, jak i podczas wystąpień, podkreśla fakt, że człowiek w swej naturze nie jest doskonały, bywa niekonsekwentny, popełnia błędy, zdarza mu się zapomnieć o różnych sprawach, a przede wszystkim ma skłonność do niezwracania uwagi na szczegóły.

Checklista ma stanowić systemową odpowiedź na te ludzkie ułomności. Jednocześnie dzięki niej mamy szansę zachowania chronologii zaprojektowanych działań, co w niektórych sytuacjach bywa kluczowe. Dzięki niej także łatwiej uzyskać pewność, że żadnego z zaplanowanych procesów nie pominięto.

Dobrze skonstruowana checklista event menadżera ma stanowić przewodnik po procesie organizowania wydarzeń, będzie również pomocna przy szybkim wdrożeniu nowych członków zespołu eventowego. Jak więc widać, jest to narzędzie o wszechstronnych zaletach. Oczywiście wraz ze zdobywaniem doświadczenia checklista może ulegać wydłużeniu i modyfikacjom, tym samym systematyzując elementy procesu organizacji wydarzeń.

Jakie są zalety korzystania z checklisty?

Zapobieganie błędom

Listy kontrolne pomagają organizować procesy. Dzięki nim uzyskujesz pewność, że nie pomijasz niezbędnych kroków. Pomagają przy tym utrzymać stałą jakość pracy i ograniczać ryzyko popełnienia błędu mogącego prowadzić do katastrofy.

Optymalizacja pracy

Listy kontrolne pozwalają wykonywać zadania łatwiej, szybciej i wydajniej, co zasadniczo zwiększa wydajność.

Zwiększenie efektywności zespołu

Listy kontrolne umożliwiają łatwiejsze opanowanie powtarzających się procesów oraz ułatwiają płynną komunikację i przekazywanie zadań w zespole.

Działanie motywujące

Lista kontrolna jest świetnym czynnikiem motywującym – wykonanie zadania wyszczególnionego na liście jest źródłem dobrego samopoczucia (mózg uwalnia endorfiny – hormony szczęścia), które aktywizują i napędzają do dalszego działania.

Wszechstronność

Listy kontrolne z powodzeniem można wykorzystywać zarówno w życiu zawodowym, jak i na co dzień w życiu prywatnym.

 ***

Ludzka pamięć i oceny bywają zawodne. Wynika to chociażby ze struktury naszej pamięci: ludzki mózg może zatrzymać tylko 5–9 pozycji w pamięci krótkotrwałej. Potrzebujemy więc procedur, żeby skutecznie realizować złożone procesy, które mogą zawierać więcej niż 10 kroków. Prawdopodobieństwo, że coś nam umknie jest przecież niezwykle wysokie! Listy kontrolne pomagają upewnić się, że nie pominęliśmy ważnych kroków.

W kolejnym poście napiszemy o tym, co powinna zawierać skuteczna lista kontrolna event managera. Zapraszamy do lektury.