Niniejszy post jest ostatnim z serii poświęconej potędze checklisty. Zajrzyj do poprzednich, jeżeli chcesz dowiedzieć się, dlaczego checklista jest nieodłącznym elementem organizacji wydarzeń, jakie punkty powinna zawierać na etapie jego planowania oraz na kilka miesięcy przed jego rozpoczęciem.

Tymczasem żarty skończyły się – zostało już bardzo niewiele czasu do rozpoczęcia eventu i sprawy należy dopinać na ostatni guzik. To jest ostatni moment, w którym możesz dokonać korekty planu. Masz jednak jeszcze czas, by nie dać się złapać w pułapkę prawa Murphiego.

Bardzo gorąco: 1 tydzień przed wydarzeniem

Na krótko przed wydarzeniem zajrzyj do checklisty i sprawdź, czy wszystko idzie zgodnie z planem, między innymi:

Przed-eventowe szaleństwo: 1 dzień wcześniej

Co ma być, to będzie…, ale jeszcze możesz się upewnić, czy maszyna jest dobrze naoliwiona i poprawić detale (wszyscy przecież wiedzą, że diabeł tkwi w szczegółach). Tak więc na twojej checkliście mogą znaleźć się teraz takie elementy, jak:

  • upewnienie się o poprawnym oznakowaniu w miejscu wydarzenia: recepcji, numerów sal wykładowych, toalet, wyjść ewakuacyjnych;
  • sprawdzenie sprzętu audiowizualnego: nagłośnienia, mikrofonów, rejestratorów;
  • sprawdzenie zaopatrzenia recepcji w identyfikatory, dodatkowe plakietki (na wypadek gdyby okazały się potrzebne), długopisy, zszywacze;
  • sprawdzenie poprawności rozkładu sal szkoleniowych.

3, 2, 1, 0… start: w dniu wydarzenia

To jest ten dzień, w którym zbierzesz owoce swojej wytężonej wielomiesięcznej pracy. Aby wydarzenie przebiegło zgodnie z wytyczonym planem, na twojej checkliście mogą znaleźć się następujące punkty:

  • odprawa zespołu: odpowiednio wcześnie zorganizuj odprawę członków twojego zespołu eventowego, jeśli są w nim wolontariusze, ich również uwzględnij;
  • plan kryzysowy: upewnij się, że każdy z członków twojego zespołu wie, do kogo może zwrócić się w sytuacji, gdy będzie potrzebował wsparcia (np. w sytuacji gdy pojawi się tzw. trudny klient);
  • zabezpieczenie kontaktów: upewnij się, że lista kontaktów do każdego członka zespołu jest ogólnie dostępna;
  • herbatka z melisy: bądź otwarty na sytuacje nieprzewidziane – życie potrafi naprawdę zaskoczyć.

Ufff – po wydarzeniu

W tej części checklisty umieść te elementy procesu, które są niezbędne do zamknięcia projektu z sukcesem, np.:

  • porządkowanie po wydarzeniu: niezależnie od tego, czy robisz to we własnym zakresie, czy też zlecasz tę czynność “na zewnątrz” musisz upewnić się, że pozostawiasz miejsce wydarzenia w stanie nienaruszonym;
  • podziękowanie członkom zespołu eventowego, wolontariuszom, wykładowcom i uczestnikom;
  • mailing ankiety satysfakcji;
  • podsumowanie budżetu;
  • podsumowanie projektu, w tym analiza SWOT wydarzenia (słabe i mocne strony, szanse i zagrożenia).

***

Człowiek w swej naturze nie jest doskonały, bywa niekonsekwentny, popełnia błędy, zdarza mu się zapomnieć o różnych sprawach, a przede wszystkim ma skłonność do niezwracania uwagi na szczegóły. Tymczasem checklista to narzędzie systemowe — dobrze skonstruowana doskonale wspiera efektywność, nie pozwalając zapomnieć o najważniejszych aspektach procesu. Do niepodważalnych zalet tego narzędzia należą: ograniczanie ryzyka popełnienia błędu, optymalizacja pracy, w tym poprawa komunikacji i przekazywanie zadań w zespole, motywowanie do dalszego działania czy po prostu jej wszechstronność. Warto więc poświęcić chwilę na jej skonstruowanie!