Niniejszy post jest kontynuacją serii poświęconej potędze checklisty. Zajrzyj do poprzednich, jeżeli chcesz dowiedzieć się, dlaczego checklista jest nieodłącznym elementem organizacji wydarzeń oraz jakie punkty powinna zawierać na etapie jego planowania.

Tymczasem czas goni organizatorów wydarzeń nieubłaganie. Opracowałeś już założenia dotyczące najważniejszych elementów wydarzenia. Masz jasno wyznaczony cel i zarysowany plan jego realizacji. Co dalej?

Czas na konkrety: 6 miesięcy przed wydarzeniem

Twój plan nabrał już rumieńców, a twoi współpracownicy zaczęli już intensywnie działać w poszczególnych jego aspektach. Masz już szacunkowe dane dotyczące budżetu, teraz nadszedł czas na konkrety. Na twojej checkliście pojawią się zapewne takie elementy, jak:

Coraz goręcej: 1–2 miesiące przed wydarzeniem

Prace nad organizacją wydarzenia trwają, ty i twój zespół natknęliście się z pewnością na pierwsze przeszkody. Nadal jednak macie bufor czasowy, żeby sprawnie sobie z nimi poradzić. Na tym etapie ważne jest, by potwierdzić wcześniej dokonane ustalenia i przypomnieć stronom o warunkach umowy. W twojej checkliście zapewne znajdą się następujące działania:

  • plan wydarzenia: doprecyzowanie programu imprezy: potwierdzenie ram czasowych poszczególnych elementów programu / potwierdzenie cateringu;
  • wykładowcy: potwierdzenie udziału wykładowcy / pozyskanie konspektu szkolenia/warsztatu/wykładu;
  • sponsorzy: potwierdzenie udziału sponsorów i warunków sponsoringu;
  • miejsce wydarzenia: upewnienie się, że strona dotrzymuje ustalonych przez was warunków;
  • uczestnicy: przypomnienie o płatnościach za udział w imprezie;
  • działania promocyjne: wzmożona aktywność w mediach społecznościowych / publikacja notek na temat prelegentów, VIP-ów, informacji z przygotowań do wydarzenia;
  • logistyka i sprzęt: potwierdzenie możliwości zastosowania zaplanowanego wcześniej układu stołów i krzeseł w salach / potwierdzenie dostępności i zabezpieczenie sprzętu audiowizualnego;
  • budżet: monitorowanie zgodności z założonym budżetem.

***

Ciśnienie rośnie, czasu brakuje a telefony urywają się. Tymczasem jesteś nadal w fazie przygotowań do wydarzenia i jest mnóstwo spraw, które musisz dopilnować. Zaczynasz odliczać dni: Potęga checklisty (cz. 4) – 3… 2… 1… 0… start!