Checklisty są narzędziem pomagającym uniknąć wpadek, a nawet wielkich katastrof, nie tylko w obszarze zawodowym. O ich licznych zaletach w pracy event menadżera pisaliśmy już wcześniej. W dzisiejszym poście spróbujemy podsumować, w jaki sposób skonstruować narzędzie optymalne dla siebie i jakie elementy mogą znaleźć się w standardowej liście kontrolnej organizatora wydarzeń.

Po pierwsze: zidentyfikuj procesy

Checklisty zawierają w sobie najważniejsze elementy standardowych procesów. Pamiętaj, że nie są to listy czynności do wykonania (to-do list), choć nierzadko jej elementy będą tożsame z tymi zawartymi w listach zadań.

W przypadku procesu organizacji wydarzenia (event management) checklista będzie zawierała standardowe kroki, o których nie można zapomnieć. Zidentyfikuj więc procesy, bez realizacji których twoje wydarzenie po prostu się nie odbędzie, np.:

Po drugie: wskaż, co, kto i kiedy

Następnie zastanów się, kiedy i jakie kroki musisz podjąć, by zmieścić się w zaplanowanym przedziale czasowym. Rozważ, ile czasu potrzebujesz na realizację poszczególnych procesów i z takim wyprzedzeniem umieść je na swojej checkliście. Przemyśl, kto może wykonać jakie zadania. Nie bój się przy tym delegować — im wcześniej przekażesz zadania do wykonania swoim współpracownikom, tym lepiej. Zawsze jednak pamiętaj, że podstawą pracy w zespole jest skuteczna komunikacja.

Czas start: około 12 miesięcy przed wydarzeniem

Za każdym razem rozpoczynaj planowanie swojego wydarzenia z dużym wyprzedzeniem, aby dać sobie wystarczająco dużo czasu na zorganizowanie wszystkiego. W tej części na twojej checkliście powinny pojawić się następujące wyzwania:

***

Wypracowanie powyższych założeń nie oznacza to, że wszystkie one muszą być zrealizowane w 100%. Jest to jednak moment, który będzie dla ciebie stanowił punkt odniesienia – w ciągu kilku–kilkunastu miesięcy poprzedzających wydarzenia może się wiele wydarzyć i będziesz potrzebował dokonać mniejszych lub większych korekt. Zawsze jednak dobrze mieć jasno wyznaczony cel i zarysowany plan jego realizacji.

Czas nigdy nie stoi w miejscu. Zobacz, jak twoja checklista będzie ewoluować w miarę postępu prac nad organizacją twojego eventu: Potęga checklisty (cz. 3) – od pomysłu do realizacji.