Potęga checklisty (cz. 2) – lista kontrolna skrojona na miarę

Checklisty są narzędziem pomagającym uniknąć wpadek, a nawet wielkich katastrof, nie tylko w obszarze zawodowym. O ich licznych zaletach w pracy event menadżera pisaliśmy już wcześniej. W dzisiejszym poście spróbujemy podsumować, w jaki sposób skonstruować narzędzie optymalne dla siebie i jakie elementy mogą znaleźć się w standardowej liście kontrolnej organizatora wydarzeń.

Po pierwsze: zidentyfikuj procesy

Checklisty zawierają w sobie najważniejsze elementy standardowych procesów. Pamiętaj, że nie są to listy czynności do wykonania (to-do list), choć nierzadko jej elementy będą tożsame z tymi zawartymi w listach zadań.

W przypadku procesu organizacji wydarzenia (event management) checklista będzie zawierała standardowe kroki, o których nie można zapomnieć. Zidentyfikuj więc procesy, bez realizacji których twoje wydarzenie po prostu się nie odbędzie, np.:

Po drugie: wskaż, co, kto i kiedy

Następnie zastanów się, kiedy i jakie kroki musisz podjąć, by zmieścić się w zaplanowanym przedziale czasowym. Rozważ, ile czasu potrzebujesz na realizację poszczególnych procesów i z takim wyprzedzeniem umieść je na swojej checkliście. Przemyśl, kto może wykonać jakie zadania. Nie bój się przy tym delegować — im wcześniej przekażesz zadania do wykonania swoim współpracownikom, tym lepiej. Zawsze jednak pamiętaj, że podstawą pracy w zespole jest skuteczna komunikacja.

Czas start: około 12 miesięcy przed wydarzeniem

Za każdym razem rozpoczynaj planowanie swojego wydarzenia z dużym wyprzedzeniem, aby dać sobie wystarczająco dużo czasu na zorganizowanie wszystkiego. W tej części na twojej checkliście powinny pojawić się następujące wyzwania:

***

Wypracowanie powyższych założeń nie oznacza to, że wszystkie one muszą być zrealizowane w 100%. Jest to jednak moment, który będzie dla ciebie stanowił punkt odniesienia – w ciągu kilku–kilkunastu miesięcy poprzedzających wydarzenia może się wiele wydarzyć i będziesz potrzebował dokonać mniejszych lub większych korekt. Zawsze jednak dobrze mieć jasno wyznaczony cel i zarysowany plan jego realizacji.

Czas nigdy nie stoi w miejscu. Zobacz, jak twoja checklista będzie ewoluować w miarę postępu prac nad organizacją twojego eventu: Potęga checklisty (cz. 3) – od pomysłu do realizacji.

 

Your browser is out of date. It has security vulnerabilities and may not display all features on this site and other sites.

Please update your browser using one of modern browsers (Google Chrome, Opera, Firefox, IE 10).

X