Zanim wpadniesz w tryb planowania pierwszego lub kolejnego w twojej karierze szkolenia czy warsztatu, zastanów się, jakie przyświecają mu cele – zarówno te strategiczne, mające wpływ na przyszły rozwój twojej organizacji, jak i cele tego konkretnego wydarzenia. Wielu organizatorów rzuca się w wir planowania, nie poddając tych kwestii refleksji. Może to być jednak błąd. Poprawne zdefiniowanie celów jest niczym tworzenie mapy do sukcesu: wyznacza ścieżki, którymi możesz się poruszać, unikając niepotrzebnych utrudnień.

Strategia organizacji a cele wydarzenia

Pierwszym krokiem w planowaniu wydarzenia jest przywołanie (lub sformułowanie, jeśli dotąd tego nie zrobiłeś) celu strategicznego organizacji i potwierdzenie, że planowane szkolenie, warsztat czy konferencji wpisuje się w nią. Dobre planowanie wydarzeń oznacza, że wiesz z góry, co chcesz osiągnąć nie tylko w perspektywie sukcesu jednostkowego, ale także tej długofalowej – w przeciwnym razie, po co organizować dane wydarzenie?

Precyzja w określaniu celu wydarzenia

Organizując wydarzenia, warto pracować z celami SMART. Co to oznacza? Cele SMART to cele konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i ograniczone w czasie. Zastanów się, czy twoje cele są realistyczne i możliwe do osiągnięcia. Nie wyznaczaj ich zbyt wielu.

Niezależnie od wydarzenia, jakie realizujesz, upewnij się, że twój cel spełnia kryteria SMART:

  • S jak Specific, czyli SKONKRETYZOWANY – wyznacz sobie wynik, jaki chcesz uzyskać (np. 50% uczestników zarejestrowanych na wydarzenie do dnia XX.XX.XXXX), nie pozostawiaj miejsca na domysły, czy dowolną interpretację
  • M jak Measurable, czyli MIERZALNY – wskaż twarde dane, które możesz zmierzyć (np. do dnia YY.XX.XXXX na wydarzenie zarejestrowało się 15 uczestników, z czego 10 opłaciło rejestrację). Cel musi być tak sformułowany, by możliwe było wyrażenie w wartościach liczbowych stopień jego realizacji
  • A jak Achievable, czyli OSIĄGALNY – cel musi być realistycznie możliwy do osiągnięcia. Jeśli dopiero zaczynasz przygodę z branżą organizacji wydarzeń nie możesz oczekiwać frekwencji niczym na festiwalu Open’er. Choć wspaniale jest mieć ambitne marzenia, to wyznaczając sobie wygórowane cele, narażasz siebie na zniechęcenie i utratę motywacji
  • R jak Relevant, czyli ISTOTNY – cel organizowanego przez ciebie wydarzenia musi odnosić się do celów strategicznych twojej organizacji. Przecież ciężko pracujesz nad każdym kolejnym warsztatem, szkoleniem czy konferencją właśnie po to, by budować sukces organizacji. Jeśli cel szkolenia czy warsztatów nie pokrywa się z głównymi założeniami strategicznymi firmy, warto zastanowić się, czy został on dobrze sformułowany.
  • T jak Time-bound, czyli OKREŚLONY W CZASIE – cel organizowanego wydarzenia musi zawierać w sobie oś czasu definiującą początek i koniec okresu, w którym zamierzamy go osiągnąć. Wyznaczając horyzont czasowy ograniczony punktem początkowym i końcowym, możemy zmierzyć stopień realizacji naszego celu.

 Zadaj sobie pytania:

  • Dlaczego organizuję takie, a nie inne wydarzenie?
  • Jaką wiedzę uczestnicy szkolenia, warsztatu czy konferencji powinni pozyskać?
  • W jaki sposób im te wiedzę chcę przekazać?
  • Jakie środki będą potrzebne (system rejestracji uczestników, wykładowcy, materiały edukacyjne, sprzęt multimedialny)?
  • W jakim przedziale czasowym chciałbym zrealizować wydarzenie?
  • Jak konkretnie ocenię, czy wydarzenie osiągnęło sukces?

***

Pamiętaj, że jasno określone cele wspierają utrzymanie efektywności na każdym etapie planowania i realizacji wydarzenia. Pomagają również w uniknięciu marnowania zasobów, eliminując działania niepowiązane z uprzednio wyznaczonymi celami. O tym, jak w praktyce formułować cele SMART podczas planowania konferencji, szkoleń czy warsztatów, napisaliśmy w kolejnym poście. Zapraszamy do lektury.