Trzy noworoczne postanowienia organizatorów wydarzeń i sposoby na ich realizację

Kilka dni temu pożegnaliśmy stary rok i powitaliśmy nowy. A nowy rok to nowe szanse i możliwości. Dla organizatorów wydarzeń jest to zapewne kolejne 12 miesięcy pełne zawodowych wyzwań. Tak samo jak w życiu osobistym, również i w życiu zawodowym wielu z nas postawi przed sobą nowe cele, które będzie chciało zrealizować. Jakie one mogą być? Jak w nich wytrwać?

Statystyki wskazują, że noworoczne postanowienia miewa niemal połowa wszystkich ludzi na świecie, nieco ponad 50% z nich będzie przy nich trwało jeszcze w lutym, ale zaledwie jedna trzecia dotrwa do połowy roku lub dłużej. Dlaczego tak się dzieje? Zazwyczaj z banalnych powodów: postanowienie nie jest realistyczne (zwykle zbyt ambitne) lub silna wola ulatnia się niczym kamfora. O czym więc marzą specjaliści z branży organizacji wydarzeń?

Postanowienie nr 1: Udoskonalę dotychczasową ofertę

Dążenie do doskonałości jest obecne nie tylko w życiu osobistym, gdy wybieramy nowy program treningowy czy kolejną dietę pudełkową. Również w pracy zawodowej event managera jest to postanowienie chwalebne i z punktu widzenia uczestników wydarzeń niezwykle pożądane. Jak zatem zabrać się za owo “udoskonalanie”? Przede wszystkim rozglądaj i ucz się:

  • minimalizuj ryzyko wpadek – w branży organizacji zdarzeń wpadki się zdarzają. I to całkiem możliwe, że częściej niż w innych – liczba zmiennych, ogromne tempo pracy, różnice charakterologiczne osób, które uczestniczą w projekcie – to tylko czubek góry lodowej. To, co możesz zrobić, to przygotować się najlepiej, jak tylko potrafisz, na potencjalne pomyłki, jednocześnie ograniczając przestrzeń na ich pojawienie się (nie daj się prawu Murphiego), zadanie to wspaniale ułatwi wdrożenie do codziennej praktyce checklist;
  • ucz się na błędach – wyciągaj wnioski i traktuj je jako cenne lekcje w drodze do doskonałości, w tym celu możesz wykorzystać analizę SWOT;
  • bierz udział w wydarzeniach w wydarzeniach organizowanych przez innych – i nie muszą to być twoi bezpośredni konkurenci. Pomysły innych osób na organizację eventów i ciekawe metody przez nich wykorzystane mogą być cennym źródłem inspiracji;
  • czytaj, oglądaj i analizuj – i to nie tylko media branżowe w postaci wszelakiej: drukowanej, blogów, podcastów – znajdziesz w nich cenne informacje dotyczące bieżących trendów i oczekiwań uczestników wydarzeń.

Postanowienie nr 2: Usprawnię pracę swoją i swojego zespołu

Abu zespół działał niczym dobrze naoliwiona maszyna wszyscy jego członkowie powinni znać cel, do którego dążą, wiedzieć, jakie zadania przed nimi stoją i jednocześnie czuć sens tego, co robią, co jest gwarantem ich zaangażowania. Co możesz więc zrobić, by pracę zespołu eventowego uczynić bardziej efektywną?

  • komunikuj z głową – wszyscy wiemy, jak ważna jest komunikacja w zespole, jeśli jest nieefektywna, pojawiają się nieporozumienia, a nawet konflikty, na rozwiązywanie których tracisz cenny czas. Nieskuteczna komunikacja w zespole w skrajnych przypadkach może być źródłem frustracji na tyle dużej, że ryzyko utracenia cennych członków zespołu stanie się całkiem realne; lepiej więc dmuchać na zimne;
  • pracuj nad umiejętnością sprawnego zarządzania zespołem – jedną z najważniejszych cech, jaką musisz posiadać jako menadżer w branży eventowej jest delegowanie zadań oraz formułowanie celów SMART: pracuj nad tymi umiejętnościami, a przyniosą ci one wymierne korzyści; rozwijaj swoje kompetencje – jako menadżer, planista, organizator, specjalista od zarządzania kryzysem. Z każdym kolejnym wydarzeniem łatwiej będzie ci nim zarządzać;
  • nie bój się nowych technologii i zmian – dokonaj analizy, czy stosowany przez ciebie system rejestracji uczestników spełnia wymagania, czy tę przyszedł czas na zmianę, sprawdź skuteczność mailingów, zaproponuj zespołowi wdrożenie wspólnego programu do zarządzania projektami: wspólnie wypracujcie konsensus w sprawie wykorzystywanych w procesie organizacji wydarzeń technologii.

Postanowienie nr 3: Zachowam równowagę między życiem zawodowym a prywatnym

Współczesny świat każdego dnia zmienia się, pędząc do przodu z prędkością ultradźwięków. Organizatorzy wydarzeń, chcąc za nim nadążyć, muszą dysponować doskonałą kondycją psychofizyczną. Coraz bardziej oczywisty staje się fakt, że utrzymanie tego tempa wymaga zachowania też czasu na regenerację. Jak utrzymać ten rytm i się nie wypalić:

  • wyznacz stałą strefę “no event” – miejsce i czas, w którym sprawy zawodowe nie będą miały wstępu; niech to będzie czasoprzestrzeń twoja własna, przeznaczona na zajęcia, które są dla ciebie źródłem relaksu;
  • wypracuj rytuały, które zagwarantują ci regenerację – zadbaj o dostateczną ilość snu, czas na ćwiczenia, kontakt z naturą;
  • zabezpiecz czas na wypoczynek – także wówczas, gdy twój grafik nie przewiduje urlopu.

Małymi krokami do celu

Postanowienia noworoczne mogą być potężnym motywatorem. Abyśmy jednak w nich wytrwali muszą być one sformułowane w sposób realistyczny, a ich realizacja przebiegać raczej metodą małych kroków niż wielkiej rewolucji. Ich realizacji wszystkim organizatorom wydarzeń serdecznie życzymy.

 

Your browser is out of date. It has security vulnerabilities and may not display all features on this site and other sites.

Please update your browser using one of modern browsers (Google Chrome, Opera, Firefox, IE 10).

X