Przychodzi czas gdy twoja mała organizacja rozrasta się, przybywa uczestników organizowanych przez ciebie wydarzeń, nowych pomysłów również, a rąk do pracy jest wciąż tyle samo. Myślisz więc o rozwoju firmy i pozyskaniu do zespołu osób, które odciążą ciebie i dotychczasowych współpracowników w obowiązkach. Jak znaleźć kandydatów idealnych, którzy zostaną z tobą na dłużej i wniosą do organizacji nowy potencjał? Podstawą sukcesu pozyskania właściwej osoby jest prawidłowe zdefiniowanie cech poszukiwanego. Poniżej kilka cech wspólnych dla wszystkich koordynatorów wydarzeń niezależnie od tego, czy zajmują się organizacją małych warsztatów w lokalnych społecznościach czy międzynarodowych konferencji.
Organizacja pracy
W branży organizacji wydarzeń wiele rzeczy dzieje się jednocześnie. Koordynator wydarzeń musi być skupiony i zorganizowany, aby panować nad tokiem przygotowań. Ta wielozadaniowość jest widoczna zarówno podczas precyzyjnego planowania działań, jak i bezbłędnego ich wykonania. Praca w branży organizacji wydarzeń wymaga przy tym umiejętności skupienia się celach nadrzędnych, przy jednoczesnym zachowaniu dbałości o wszystkie drobiazgi. Sprawny koordynator potrafi przy tym delegować zadania oraz konstruować zawczasu plany awaryjne na wypadek potencjalnych niepowodzeń.
Odporność na stres
Praca koordynatora wydarzeń to praca w dynamicznie zmieniającym się środowisku. Na porządku dziennym jest gaszenie pożarów, „wiszenie” na telefonie i praca wieczorami, zwłaszcza przed samym wydarzeniem. Odporność na stres i elastyczność to cechy niezbędne, jednocześnie równie ważna jest umiejętność balansowania życia zawodowego i osobistego, pozwalająca zapobiec szybkiemu wypaleniu zawodowemu.
Komunikacja
Koordynatorzy wydarzeń muszą być w ciągłym kontakcie z uczestnikami wydarzenia, informując ich o szczegółach i kwestiach ogólnych, wsłuchując się w ich potrzeby i przedstawiając pomysły na rozwiązanie ewentualnych problemów. Muszą to robić bardzo sprawnie – od tego zależy sukces wydarzenia. Jednocześnie koordynatorzy współpracują z dostawcami, kontrahentami i wieloma innymi podmiotami, często w tym samym czasie. Muszą więc posiadać wszechstronne umiejętności interpersonalne: wiedzieć, jak radzić sobie w sytuacjach konfliktowych, ale również precyzyjnie określać swoje wymagania względem dostawców czy współpracowników. Precyzja języka jest tu kluczem do sukcesu.
Rozwiązywanie problemów
W trakcie organizacji wydarzenia wiele rzeczy może się nie udać. Gdy to się zdarza, koordynator musi zachować spokój podczas kryzysu, by móc na chłodno przystąpić do zarządzania nim. Szczególnie istotne jest to podczas trwającego szkolenia, warsztatu czy konferencji, gdy konflikt pojawia się na linii organizator–uczestnik. Uczestnicy bywają niezadowoleni z różnych powodów, niekiedy mało racjonalnych. Niektórzy w skrajnych przypadkach nie przebierają w środkach wyrazu, koordynator musi być więc gotowy na różne ewentualności i wygaszanie emocji na cito.
Negocjacje
Koordynator wydarzeń uczestniczy w wielu negocjacjach m.in.: z dostawcami cateringu, wynajmującymi sale konferencyjne czy samymi uczestnikami wydarzeń. Powinien więc posiadać umiejętności negocjacyjne, co oznacza, że musi dysponować wiedzą i potrafić wykorzystać ją w odpowiedni sposób.
Komputer i urządzenia mobilne
We współczesnych czasach bez komputera, telefonu, tableta z dostępem do sieci praca koordynatora wydarzeń jest niemożliwa. Musi on biegle poruszać się po aplikacjach związanych z planowaniem i rozliczaniem budżetu, rejestracją uczestników, organizacją samego wydarzenia.
***
Koordynatorzy wydarzeń sprawują pieczę nad wydarzeniem od momentu jego koncepcji aż do jego zakończenia, a nawet dłużej. Opracowują szczegóły wydarzenia, planują z zespołem zarówno kwestie ogólne, jak i szczegóły dotyczące miejsca, posiłków, personelu obsługującego wydarzenie, aż po kwestię porządków. Tworzą budżety i trzymają się ich, a także organizują transport, wynajmują sale, negocjują stawki z prelegentami i czuwają nad tym, by wydarzenie przebiegało płynnie. Poszukując odpowiedniej osoby na to stanowisko warto zwrócić uwagę na nie tylko na jej umiejętności (ciężko przecież szybko złowić złotą rybkę), ale także predyspozycje danej osoby do ich rozwoju. Czasami bowiem warto zainwestować czas, by wdrożyć młody talent do pracy niż poszukiwać ideału.