W poprzednim poście zamieściliśmy opisy kilku strategicznych umiejętności, jakimi powinien charakteryzować się idealny kandydat na koordynatora wydarzeń. W dzisiejszym prezentujemy zestaw pytań, jakie kandydatowi warto zadać, by umiejętności te sprawdzić.

Organizacja pracy

Koordynator wydarzeń to zawód, w którym powszechną bolączką jest deficyt czasu. Nigdy nie ma go zbyt wiele, zwłaszcza w okresie poprzedzającym wydarzenie. Warto więc poszukiwać osób, które potrafią sprawnie czasem zarządzać. O co zapytać:

  • Od czego zaczynasz, rozpoczynając pracę nad nowym wydarzeniem?
  • Z jakich narzędzi służących do zarządzania czasem korzystasz?
  • Czy kiedykolwiek zarządzałeś więcej niż jednym wydarzeniem naraz?
  • Czy zdarzenia te okazały się sukcesem?

Odporność na stres

Organizacja wydarzeń to biznes obarczony duża dawką napięcia. Aby sprawdzić, czy twój kandydat radzi sobie ze stresem, możesz zapytać o takie kwestie, jak:

  • Jakie sytuacje zawodowe wywołują u ciebie największy stres?
  • Jak radzisz sobie w sytuacji, w której musisz zdążyć na ostatnią chwilę?
  • Jakie działania wówczas podejmujesz i z czyjej pomocy korzystasz?
  • Jakie stosujesz sposoby, by stres nie działał na ciebie niszcząco?

Komunikacja

Umiejętności komunikacyjne to podstawa pracy z ludźmi. W branży organizacji wydarzeń koordynator jest w kontakcie ze współpracownikami, uczestnikami wydarzenia, dostawcami usług, kontrahentami i wieloma innymi podmiotami. Jak sprawdzić, czy kandydat takie umiejętności posiada? Poniżej kilka pytań:

  • Czy kiedykolwiek byłeś w sytuacji, w której miałeś problem w komunikacji ze swoim przełożonym lub klientem? Z czego wynikał problem? W jaki sposób go rozwiązałeś?
  • Jaką formę komunikacji preferujesz (poprzez e-mail, rozmowę telefoniczną, kontakt osobisty)?
  • Czy zdarzyła ci się sytuacja, w której musiałeś przekazać niekorzystne wiadomości szefowi, kolegom lub klientowi? (opowiedz o niej)
  • Jak odpowiedziałbyś na negatywną opinię online na temat naszej firmy?

Rozwiązywanie problemów

Dla koordynatora wydarzeń skuteczne rozwiązywanie problemów to umiejętność kluczowa, zwłaszcza gdy problem zgłasza uczestnik podczas już trwającego wydarzenia. Umiejętność ta obejmuje w sobie zarówno zdolności skutecznej komunikacji, jak i pracy w warunkach stresowych. Warto zadać następujące pytania:

  • Jakie okoliczności pracy w branży wydarzeń bywają dla ciebie trudne (z czym są związane: z zadaniami, ludźmi, presją czasu)?
  • Co robisz, gdy musisz zmierzyć się z niezadowolonym uczestnikiem wydarzenia (i np. zacznie on na ciebie krzyczeć)?
  • Czy przydarzyła ci się sytuacja, w której miałeś konflikt z kolegami lub przełożonym? (opowiedz o niej)
  • Czy zdarzył ci się rozwiązać problem związany z branżą eventową w niekonwencjonalny sposób? (opowiedz o rozwiązaniach, jakie zaproponowałeś).

Negocjacje

Umiejętności negocjacyjne podczas organizacji wydarzeń są nie do przecenienia. Dobry negocjator poradzi sobie zarówno podczas przygotowań do wydarzenia (spotkania z dostawcami usług), jak i podczas wydarzenia, gdy potrzebne będą umiejętności perswazyjne w kontakcie z uczestnikami. Może zadać następujące pytania:

  • Co oznacza dla ciebie sukces w negocjacjach?
  • W jaki sposób przygotowujesz się do negocjacji z dostawcami usług?
  • Czego dotyczyły i jak przebiegały najtrudniejsze negocjacje, jakie dotąd przeprowadziłeś?
  • Czy przydarzyła ci się sytuacja, w której musiałeś przekonać kogoś do swojego pomysłu? (opowiedz o niej)

Komputer i urządzenia mobilne

Dla profesjonalistów z branży eventów ważne jest, aby byli na bieżąco z najnowszymi trendami i narzędziami wspierającymi organizację wydarzeń. Kandydat na koordynatora wydarzeń biegły technicznie łatwiej nauczy się korzystać z narzędzia, jakiego używacie w organizacji, nawet jeśli wcześniej nie miał z nim kontaktu. Warto więc zapytać o to:

  • Z jakiej technologii / oprogramowania korzystasz, a jaką nową technologię wspierającą organizację wydarzeń chciałbyś wypróbować?
  • Z jakich narzędzi wspierających działania marketingowe korzystasz podczas promowania wydarzeń?
  • Jak zarządzasz kampaniami w mediach społecznościowych?
  • Co robisz, by być na bieżąco z branżą organizacji wydarzeń?

***

Powyższe kwestie nie wyczerpują katalogu możliwych do zadania pytań, pomogą jednak w sprawdzeniu, czy kandydat rzeczywiście umiejętności ma, czy też tylko deklaruje ich posiadanie. Poszukiwanie odpowiedniej osoby może okazać się czasochłonne, niemniej jednak warto do rekrutacji się przygotować, gdyż dobrze przeprowadzona pozwoli uzyskać cenne wsparcie dla twojego zespołu.