„Nigdy, nigdy, nigdy!” – taka odpowiedź ciśnie się z pewnością na usta każdego organizatora konferencji czy szkolenia, który w pocie czoła planował i przygotowywał się do wydarzenia, w dodatku zbliżającego się wielkimi krokami. Zwłaszcza gdy rejestracja na nie okazała się sukcesem i lista uczestników jest długa.

Są jednak sytuacje, w których przełożenie lub odwołanie wydarzenia będzie sposobem na uniknięcie katastrofy. I choć nie jest to wymarzone rozwiązanie, może się okazać jedynym rozsądnym.

Bezpieczeństwo przede wszystkim

Jeśli pojawia się jakiekolwiek ryzyko, że uczestnicy twojego wydarzenia mogą znaleźć się w niebezpieczeństwie, musisz na poważnie rozważyć odwołanie lub przełożenie wydarzenia. Klęski żywiołowe, wszelkie względy bezpieczeństwa (ryzyko zamachu terrorystycznego, zagrożenie katastrofą budowlaną, niedobór kadrowy odpowiedzialny za bezpieczeństwo uczestników) są wskazaniem bezwzględnym, by taką decyzję podjąć. Chociaż nie jest to łatwe, lepiej radzić sobie z rozczarowanymi uczestnikami niż ze skutkami katastrofy.Pamiętaj, że nawet tę na pozór beznadzieją sytuację możesz wykorzystać do budowania zaufania do odbiorców.

Brak możliwości wywiązania się z obietnicy

Jeśli w cenie twojej konferencji czy szkolenia znajdują się wartościowe materiały szkoleniowe, występ gwiazdy, dodatkowe atrakcje itd., a na kilka dni przed wydarzeniem już wiesz, że wywiązanie się z obietnicy nie będzie możliwe – zastanów się nad przełożeniem wydarzenia. Pamiętaj, że opis wydarzenia i zawarta w nim oferta to rzecz święta – jeśli nie dostarczysz uczestnikom, tego, za co zapłacili (lub ich odpowiednika), ryzykujesz ich rozczarowaniem i utratą zaufania.Pamiętaj, że lepiej odwołać imprezę do czasu, aż będziesz gotowy do realizacji zapowiadanej wizji, niż z pełną świadomością nie spełnić oczekiwań twoich klientów. Cena odbudowy nadszarpniętej reputacji może okazać się dużo wyższa niż koszt przełożenia wydarzenia.

Względy społeczne

Jeśli tuż przed twoim wydarzeniem wydarzy się narodowa tragedia lub inna katastrofa poruszająca opinię publiczną, zastanów się, czy kontynuowanie imprezy jest po prostu w dobrym tonie. Anulowanie lub odłożenie wydarzenia może być okazją do pokazania wrażliwości społecznej i troski. Jeśli typ twojego wydarzenia na to pozwala, możesz rozważyć pozostawienie jego oryginalnej daty z zastrzeżeniem, że zyski z niego – choć w części – przekażesz poszkodowanym.

Wydarzenie nie może odbyć się w zaplanowanym miejscu

Czy odebrałeś kiedyś mrożący krew w żyłach telefon od menedżera hotelu, w którym przeprasza, ale musi poinformować, że zarezerwowana przez ciebie sala konferencyjna będzie jednak niedostępna? I to w czasie, kiedy masz już komplet rezerwacji na wydarzenie…? Co możesz w takiej sytuacji zrobić? Po pierwsze – oddychaj, po drugie – oceń sytuację. Zastanów się, czy masz dość czasu, aby znaleźć inne miejsce. Jeśli tak, zacznij od wyszukania lokalizacji w podobnej okolicy, aby zmiana nie była drastyczna dla gości lub wystawców. Pomyśl poza schematami – być może istnieje miejsce – niekoniecznie hotelowa sala konferencyjna – które byłoby odpowiednie?Jeśli nie znajdziesz takiego, wydarzenie trzeba przełożyć. W takiej sytuacji możesz zaoferować zniżkę na nowy termin. Pamiętaj, komunikuj się z uczestnikami tak szybko i często, jak to możliwe. Nie chcesz przecież, by ktoś wybrał się na twoje wydarzenie w niewłaściwy dzień.

Przełożyć czy anulować wydarzenie – oto jest pytanie

Twoje wydarzenie nie może odbyć się zgodnie z planem. Skąd jednak wiadomo, która decyzja będzie lepszym wyborem? Zdecyduj się odroczyć wydarzenie, jeśli wystąpi problem związany z datą, miejscem lub dostawcami. Ale najprawdopodobniej będziesz musiał anulować wydarzenie, jeśli wystąpi problem dotyczący bezpieczeństwa lub budżetu, którego nie możesz rozwiązać w ciągu kilku tygodni od pierwotnej daty.

Jak zarządzić kryzysem?

Jeśli przekładasz wydarzenie na inną datę:

  • upewnij się, że każdy uczestnik został powiadomiony, że wydarzenie w pierwotnym terminie nie odbędzie się
  • wyjaśnij przyczyny, dla których jako organizator byłeś zmuszony podjąć taką decyzję
  • zaproponuj nowy termin i miejsce
  • zaproponuj zwrot pieniędzy – nie każda nowa data lub miejsce będą odpowiadać uczestnikom

Jeśli odwołujesz wydarzenie:

  • upewnij się, że każdy uczestnik został powiadomiony, że wydarzenie się nie odbędzie
  • wyjaśnij przyczyny, dla których jako organizator byłeś zmuszony podjąć taką decyzję
  • dokonaj zwrotu wpłaconych pieniędzy tak szybko, jak to możliwe.

Pamiętaj, że nieoczekiwane problemy są częścią pracy organizatorów wydarzeń. Wiele z nich można pokonać, niektóre sprawią, że będziesz zmuszony podjąć decyzję o przełożeniu lub odwołaniu wydarzania, ale nawet tę sytuację możesz wykorzystać do budowania zaufania do twojej marki.