Od pewnego czasu organizujesz wydarzenia cykliczne: warsztaty, szkolenia lub konferencje. Wszystko wydaje się działać niczym dobrze naoliwiona maszyna. Procentuje wysiłek włożony w relacje z dostawcami usług i praca włożona w działania marketingowe. Może i potrzebne są drobne korekty, ale wiesz, że zasadniczo wszystko przebiega zgodnie z założonym przez ciebie planem, który sprawdził się już podczas poprzednich wydarzeń. Chciałbyś się więc zrelaksować, ale z tyłu głowy słyszysz szept, co będzie, jeśli… No właśnie, co jeśli nagle liczba chętnych na twoją cykliczną imprezę zacznie maleć? Co zrobić, by dotychczasowy wysiłek nie poszedł na marne?

Sprawdź, czy wszystko działa jak należy

Zweryfikuj liczbę odwiedzających twoją stronę internetową. Jeśli ruch na niej jest duży, a liczba rejestrujących się nie zwiększa się, oznacza to, że gdzieś jest błąd. Sprawdź, czy linki na twojej stronie są prawidłowe i prowadzą do strony rejestracji na wydarzenie. Jeżeli publikujesz formularz rejestracji bezpośrednio na swojej stronie, sprawdź, czy działa on poprawnie. Częstą przyczyną błędów może być niepoprawne użycie kodu html lub javascript.

Ułatwiaj proces rejestracji na wydarzenie

Jeśli wszystko działa jak należy, sprawdź, czy możesz skrócić proces rejestracji na wydarzenie. Pamiętaj, że każdy dodatkowy krok w procesie rejestracji sprawia, że twój potencjalny uczestnik może od niej odstąpić. Wybierz system rejestracji niewymagający od uczestników zalogowania się – czy wiesz, że konieczność logowania się może skutecznie odstraszyć niemal 1/4 potencjalnych chętnych?

Coraz więcej osób korzysta ze smartfonów, wybierz zatem system, który z łatwością poprowadzi przez rejestrację użytkowników telefonów.

Sprawdź, czy twoja propozycja odpowiada na potrzeby uczestników

Uczestnicy wydarzenia muszą otrzymać to, co im przedstawiłeś w ofercie. W przypadku wydarzeń cyklicznych poziom oferowanej usługi musi być bezwzględnie taki sam lub wyższy. Jeśli podnosisz cenę, upewnij się, że oferujesz jakąś dodatkową wartość. Na bieżąco weryfikuj potrzeby swoich uczestników – to, co było dla nich atrakcyjne kilka lat temu, dziś może już być pieśnią przeszłości. Bądź zatem czujny.

Zbadaj oferty konkurencji

Zdobądź informację o ofercie konkurencji – nie tylko cenie, ale również wartości, jaką w tej kwocie proponują. Porównaj ją ze swoją ofertą. Czy coś ci umknęło? Być może potencjalny uczestnik twojego wydarzenia uznał ofertę konkurencji za bardziej odpowiadającą jego potrzebom.

Bądź otwarty na nowe formaty i pomysły

Świat się zmienia: prawda stara jak – nomen omen – świat. Tak samo musi zmieniać się twoja oferta. Uczestnicy wydarzeń cyklicznych oczekują zarówno tej samej jakości, jak i powiewu nowości, elementów zaskoczenia, nowych propozycji. Możesz zorganizować kolejną edycję wydarzenia w niecodziennym miejscu, zaproponować catering w zaskakującej formie, czy przygotować niespodziankę, która uczestnikom wydarzenia pozostanie na długo w pamięci.

Buduj relację z dotychczasowymi uczestnikami

Z uczestnikami cyklicznych szkoleń czy konferencji warto budować relację. To oni mogą stać się ambasadorami wydarzenia: polecą wydarzenie swoim znajomym i przyjaciołom, pozytywnie opowiedzą o twoim cyklu konferencji w mediach społecznościowych, czy wystawią pozytywną recenzję. Okazując zainteresowanie i troskę, możesz zbudować lojalność uczestników, która będzie procentować podczas kolejnych edycji.

Uwzględnij opinie uczestników poprzednich edycji

Zbieraj informację zwrotną. To kopalnia wiedzy, którą warto docenić. Wkrótce po zakończeniu wydarzenia roześlij uczestnikom e-mail z podziękowaniem za ich obecność. Załącz ankietę z pytaniami dotyczącymi ich zadowolenia. O tym, jak zbierać opinie o wydarzeniu i jak skonstruować ankietę idealną pisaliśmy wcześniej. Nie zapomnij zapytać o elementy takie jak: czy proces rejestracji na wydarzenie był prosty lub czy podobała się uczestnikom lokalizacja wydarzenia (zwłaszcza, jeśli zorganizowałeś je w niekonwencjonalnym miejscu). Komentarzom negatywnym poświęć więcej uwagi.

Bądź aktywny w mediach społecznościowych

Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn, a także inne platformy społecznościowe stanowią atrakcyjne narzędzia komunikowania się z potencjalnymi uczestnikami twoich wydarzeń. Poznaj ich możliwości i wykorzystaj je w swoich działaniach marketingowych, m.in. podczas promowania wydarzenia. Pamiętaj, że dla użytkowników mediów społecznościowych ważne jest, by mogli z tego właśnie miejsca dokonać rejestracji na wydarzenie. Zatem link do rejestracji musisz umieścić bezpośrednio na platformie mediów społecznościowych.