Znalezienie odpowiedniego miejsca, w którym może się odbyć twoje wydarzenie, może pochłonąć sporo czasu. Kiedy rozpocząć poszukiwanie właściwej lokalizacji? Od czego zacząć? Zasadniczo, do poszukiwania miejsca idealnego warto przystąpić jak najszybciej, nie wcześniej jednak niż zostanie ustalony budżet, szacowana liczba uczestników wydarzenia i wymagania dotyczące miejsca oraz planowanej daty. Poniżej omówiliśmy kilka metod, które pomogą w zaoszczędzeniu czasu i zwiększeniu efektywności poszukiwania miejsca doskonałe odpowiadającego na potrzeby planowanego eventu.

Oszacuj budżet

Jeśli twój budżet jest nieograniczony – wspaniale, możesz zaplanować wydarzenie w nawet najbardziej ekskluzywnym lub ekstremalnym miejscu. Liczba możliwości wydaje się wówczas ogromna. Jednak takich organizatorów wydarzeń jest niewielu. Zwykle w planie finansowym wydarzenia istnieje limit sumy, jaką można przeznaczyć na wybór miejsca. Warto tę kwotę znać jak najwcześniej – pozwoli ci to oszczędzić czas i nie zerkać na oferty poza zasięgiem twojego budżetu. Nie oznacza to przy tym, że w rozsądnym budżecie nie możesz znaleźć fantastycznego miejsca na organizację twojego wydarzenia.

Ustal oczekiwaną liczbę uczestników

Na wybór miejsca bez wątpienia wpłynie rodzaj wydarzenia, warto jednak pamiętać, że jednym z największych czynników ograniczających wybór danego miejsca jest jego pojemność. Upewnij się, że znasz przynajmniej szacunkową liczbę gości, dzięki temu ograniczysz możliwości i oszczędzisz czas. Istnieje ogromne zróżnicowanie pod względem pojemności wśród sal warsztatowych i auli konferencyjnych. Wiedząc, ilu uczestników może pojawić się na twoim wydarzeniu, będziesz mógł rozpocząć poszukiwania odpowiedniej lokalizacji. Miejsce nie może być ani za ciasne, ani zbyt obszerne. Sala, która mieści 250 osób – choćby w najbardziej atrakcyjnym miejscu – będzie zbyt mała dla 500 osób. Jednocześnie ogromna aula wykładowa także nie będzie miejscem odpowiednim dla garstki uczestników szkolenia: spora liczba wolnych miejsc może sprawić, że uczestnicy poczują się przytłoczeni i w rezultacie ich wrażenia okażą się negatywne.

Określ potrzeby uczestników

Planując miejsce wydarzenia, warto wziąć pod uwagę to, kim są adresaci twojego szkolenia, konferencji czy warsztatu. Miejsce wydarzenia musi odzwierciedlać nie tylko potrzeby związane z realizacją eventu, ale także gusty i oczekiwania jego uczestników. Jeżeli w wydarzeniu mają uczestniczyć osoby ze specjalnymi potrzebami, musisz zapewnić im dostęp do budynku i jego udogodnień.

Sprawdź, czy miejsce spełnia wymagania techniczne

Parking i dojazd

Upewnij się, że obiekt oferuje odpowiednią liczbę miejsc parkingowych, zwłaszcza jeśli wydarzenie odbywa się poza miastem. Jeśli nie, sprawdź, jakie są możliwości parkowania pojazdów w pobliżu i jakie są możliwości dojazdu do miejsca wydarzenia.

Catering

Sprawdź, czy w wybranym przez ciebie miejscu istnieje usługa cateringowa i z jakimi kosztami się ona wiąże. Upewnij się, czy istnieje możliwość negocjacji ceny i modyfikacji menu. Jeśli możesz, sprawdź jakość posiłków z wyprzedzeniem. Wybierz miejsce, w którym serwowane jest smaczne jedzenie lub zamów catering z zewnątrz (upewnij się, że obiekt oferuje taką możliwość).

Zaplecze techniczne

Sprawdź, czy w interesującym cię miejscu dostępne są w odpowiedniej liczbie stoły, krzesła i inne przedmioty, takie jak projektor, ekran, dzięki którym możesz zaoszczędzić mnóstwo pieniędzy i wysiłku, wykorzystując to, co obiekt oferuje. Zapytaj także, czy w cenie wliczone są aranżacje kwiatowe, obrusy itp., może się okazać, że ta dodatkowa, oferowana przez obiekt wartość, będzie dla ciebie niezwykle cenna.

Układ pomieszczeń

Miejsce, które wybierzesz, musi mieć odpowiednią przestrzeń dla planowanego wydarzenia. Rozrysuj przykładowy plan sal i zaplanuj rozkład stołów i krzeseł. Sprawdź, czy wszystkie niezbędne elementy mieszczą się w sposób umożliwiający komfortowy udział w wydarzeniu. Zwróć także uwagę na pozornie mało istotne kwestie, jak rozmieszczenie gniazdek elektrycznych – nie chcesz przecież, by kilometry kabli z przedłużaczy zalegały na podłodze.

Akustyka

Równie ważne jak optymalna pojemność sali jest jej akustyka. Jeśli jest kiepska, uczestnicy wykładu czy szkolenia będą musieli wytężać słuch, by zrozumieć słowa prowadzącego. Nie jest to uczucie komfortowe. Upewnij się więc, że obiekt, w którym będzie odbywać się wydarzenie, oferuje dobre warunki akustyczne. Sala nie może mieć ani zbyt niskiego sufitu (gwar może okazać się nieznośny), nie może też być zbyt wysoka (nieprzyjemny pogłos).

Sprawdź dostępność

Kiedy już znajdziesz interesujące cię miejsce i spełni ono wspomniane wcześniej kryteria, sprawdź jego dostępność w interesujących cię terminach. Może okazać się, że będziesz musiał elastycznie ustawić datę wydarzenia lub wybrać inną lokalizację. Nie stawiaj wszystkiego na jedną kartę, zawsze miej w pogotowiu kilka miejsc alternatywnych.

Zaplanuj wizytę

Przed zawarciem umowy warto byś odwiedził preferowane miejsce. Zdjęcia i zapewnienia menedżera obiektu mają ogromną wartość, nic jednak nie zastąpi osobistej inspekcji. Będziesz miał wówczas szansę, by samodzielnie zbadać, czy wybrana przez ciebie lokalizacja odpowiada twoim oczekiwaniom. Będzie to również okazja, by ocenić atmosferę miejsca!

Zarezerwuj miejsce

Jeśli już zdecydowałeś, zarezerwuj miejsce z wyprzedzeniem – postaraj się, by to było co najmniej 4–6 miesięcy przed wydarzeniem – dzięki temu będziesz miał wystarczająco dużo czasu na zaplanowanie innych ważnych aktywności, takich działania marketingowe, wybór odpowiedniego systemu czy przygotowanie procesu rejestracji uczestników wydarzenia.

 ***

Dokonując wyboru miejsca wydarzenia, należy rozważyć wiele kwestii, im staranniej podejdziesz do tego zadania, tym mniej nieprzyjemnych niespodzianek zaskoczy cię podczas samego wydarzenia. Raczej więc się upewniaj niż zakładaj, w ten sposób ograniczysz działanie bezlitosnego prawa Murphiego.