Automatyzacja procesów w firmie organizującej szkolenia lub konferencje

Prowadząc swój własny biznes szkoleniowy niejednokrotnie zastanawiasz się nad tym, w jaki sposób zwiększyć jego efektywność. Innymi słowy, jak pracować mniej, a zarabiać więcej? Nie ma na to pytanie jednej odpowiedzi, ale na pewno środkiem do osiągnięcia tego celu jest automatyzacja wszystkich możliwych procesów w firmie.

Czym są procesy w firmie?

Ostatnie zdanie brzmi może nieco skomplikowanie. Upraszczając, „procesy” to inaczej wykonywanie powtarzalnych czynności, np.:

  • rejestrowanie uczestników szkoleń, warsztatów czy konferencji
  • potwierdzanie przyjęcia rejestracji i informowanie o możliwościach zapłaty
  • kontrolowanie limitu miejsc na szkolenie lub konferencję
  • wystawianie i wysyłka faktur proforma
  • obsługa spływających płatności (sprawdzanie wpłat itp.)
  • przypominanie spóźnialskim o konieczności zapłaty za wydarzenie
  • potwierdzanie wpłynięcia należności za udział w wydarzeniu
  • prowadzenie bieżącego zestawienia wpływających opłat za wydarzenie
  • wystawianie i wysyłka faktur dla uczestników
  • informowanie uczestników o istotnych sprawach dotyczących organizowanego wydarzenia

To tylko niektóre z procesów występujących w każdej firmie organizującej szkolenia lub konferencje niezależnie od jej wielkości. Im większa skala prowadzonego biznesu, tym więcej czasu zajmują rutynowe czynności, i tym większe ryzyko występowania pomyłek. Wprowadzenie w miejsce ręcznie wykonywanych czynności systemu, który przejmie te obowiązki, jest w zasadzie oczywistym rozwiązaniem. Nie tylko ze względu na usystematyzowanie prowadzonych czynności i wyeliminowanie błędów, ale przede wszystkim ze względu na uzyskiwany w ten sposób dodatkowy czas.

Czas to pieniądz – nie ma w tym powiedzeniu żadnej przesady. Otwórz arkusz kalkulacyjny i policz, ile czasu zajmują ci (jednostkowo) poszczególne czynności w ciągu dnia. Skorzystaj z podanej wyżej listy, podaj czas w minutach przy poszczególnych pozycjach. Pomnóż podane wartości przez szacunkową liczbę wykonywanych czynności (w ujęciu dziennym i miesięcznym) i przekonaj się, ile czasu poświęcasz na działania, które nie przynoszą ci wartości dodanej.

Co to jest wartość dodana?

Wartość dodaną, w ujęciu firmy szkoleniowej, tworzą te działania, które zmierzają do pozyskania klienta. Są to więc czynności związane z rozwojem produktu i usług (np. opracowanie nowej oferty szkoleń, innej formy warsztatów), reklama usług w mediach, wspieranie sprzedaży (pisanie bloga, pozycjonowanie strony internetowej) itp. Celem tych działań jest zwiększenie zainteresowania usługami i produktami firmy i w konsekwencji – wzrost przychodów.

Wszystkie działania polegające na obsłudze pozyskanego już klienta (czyli tego gościa, który właśnie rejestruje się na szkolenie lub konferencję) są już procesem posprzedażowym, automatycznym. Możesz, a w zasadzie powinieneś, ustandaryzować go i maksymalnie zautomatyzować – dla dobra swojego i twoich klientów – nikt nie lubi przecież chaosu.

W jaki sposób to zrobić? Skorzystać z dostępnych rozwiązań, które pozwolą ci zaoszczędzić czas, a tym samym pieniądze. Do takich narzędzi należą internetowe systemy rejestracji i obsługi płatności. Konfeo wydaje się w tej sytuacji naturalnym wyborem.

 

Your browser is out of date. It has security vulnerabilities and may not display all features on this site and other sites.

Please update your browser using one of modern browsers (Google Chrome, Opera, Firefox, IE 10).

X