Prowadząc swój własny biznes szkoleniowy niejednokrotnie zastanawiasz się nad tym, w jaki sposób zwiększyć jego efektywność. Innymi słowy, jak pracować mniej, a zarabiać więcej? Nie ma na to pytanie jednej odpowiedzi, ale na pewno środkiem do osiągnięcia tego celu jest automatyzacja wszystkich możliwych procesów w firmie.

Czym są procesy w firmie?

Ostatnie zdanie brzmi może nieco skomplikowanie. Upraszczając, „procesy” to inaczej wykonywanie powtarzalnych czynności, np.:

  • rejestrowanie uczestników szkoleń, warsztatów czy konferencji
  • potwierdzanie przyjęcia rejestracji i informowanie o możliwościach zapłaty
  • kontrolowanie limitu miejsc na szkolenie lub konferencję
  • wystawianie i wysyłka faktur proforma
  • obsługa spływających płatności (sprawdzanie wpłat itp.)
  • przypominanie spóźnialskim o konieczności zapłaty za wydarzenie
  • potwierdzanie wpłynięcia należności za udział w wydarzeniu
  • prowadzenie bieżącego zestawienia wpływających opłat za wydarzenie
  • wystawianie i wysyłka faktur dla uczestników
  • informowanie uczestników o istotnych sprawach dotyczących organizowanego wydarzenia

To tylko niektóre z procesów występujących w każdej firmie organizującej szkolenia lub konferencje niezależnie od jej wielkości. Im większa skala prowadzonego biznesu, tym więcej czasu zajmują rutynowe czynności, i tym większe ryzyko występowania pomyłek. Wprowadzenie w miejsce ręcznie wykonywanych czynności systemu, który przejmie te obowiązki, jest w zasadzie oczywistym rozwiązaniem. Nie tylko ze względu na usystematyzowanie prowadzonych czynności i wyeliminowanie błędów, ale przede wszystkim ze względu na uzyskiwany w ten sposób dodatkowy czas.

Czas to pieniądz – nie ma w tym powiedzeniu żadnej przesady. Otwórz arkusz kalkulacyjny i policz, ile czasu zajmują ci (jednostkowo) poszczególne czynności w ciągu dnia. Skorzystaj z podanej wyżej listy, podaj czas w minutach przy poszczególnych pozycjach. Pomnóż podane wartości przez szacunkową liczbę wykonywanych czynności (w ujęciu dziennym i miesięcznym) i przekonaj się, ile czasu poświęcasz na działania, które nie przynoszą ci wartości dodanej.

Co to jest wartość dodana?

Wartość dodaną, w ujęciu firmy szkoleniowej, tworzą te działania, które zmierzają do pozyskania klienta. Są to więc czynności związane z rozwojem produktu i usług (np. opracowanie nowej oferty szkoleń, innej formy warsztatów), reklama usług w mediach, wspieranie sprzedaży (pisanie bloga, pozycjonowanie strony internetowej) itp. Celem tych działań jest zwiększenie zainteresowania usługami i produktami firmy i w konsekwencji – wzrost przychodów.

Wszystkie działania polegające na obsłudze pozyskanego już klienta (czyli tego gościa, który właśnie rejestruje się na szkolenie lub konferencję) są już procesem posprzedażowym, automatycznym. Możesz, a w zasadzie powinieneś, ustandaryzować go i maksymalnie zautomatyzować – dla dobra swojego i twoich klientów – nikt nie lubi przecież chaosu.

W jaki sposób to zrobić? Skorzystać z dostępnych rozwiązań, które pozwolą ci zaoszczędzić czas, a tym samym pieniądze. Do takich narzędzi należą internetowe systemy rejestracji i obsługi płatności. Konfeo wydaje się w tej sytuacji naturalnym wyborem.